Introducción a la importancia de cobrar las facturas de los proveedores

Cobrar las facturas de los proveedores es un paso clave para garantizar una gestión financiera eficaz. Al garantizar que todas las transacciones se registran correctamente, facilita la contabilidad, el control de la tesorería y el cumplimiento de las obligaciones contables.

Una gestión rigurosa de las facturas también ayuda a cumplir los plazos de pago, evitar las penalizaciones por demora y reforzar las relaciones con los proveedores.

Dado el creciente volumen de documentos y la inminente introducción de la facturación electrónica obligatoria, automatizar este proceso se está convirtiendo en una auténtica palanca.

productividad. Esto reduce los errores humanos, ahorra un tiempo valioso y permite a los equipos financieros volver a centrarse en tareas de mayor valor añadido, como el análisis y la planificación estratégica. En resumen,automatizar el cobro de las facturas de los proveedores contribuye directamente al rendimiento y el cumplimiento generales de la empresa.

¿Por qué automatizar el cobro de las facturas de los proveedores?

La gestión manual de las facturas de los proveedores suele llevar mucho tiempo y ser fuente de errores.
Los equipos dedican un tiempo considerable a recuperar documentos de múltiples fuentes: correos electrónicos, portales de proveedores, correo en papel, etc. Este proceso fragmentado aumenta el riesgo de duplicados, descuidos y retrasos en la tramitación.

La automatización del cobro de facturas permite centralizar y hacer más fiable todo el flujo de documentos. Al eliminar las tareas repetitivas y reducir el riesgo de errores, los equipos financieros pueden concentrarse en tareas de mayor valor añadido.

Otra gran ventaja es que la automatización facilita el cumplimiento de la normativa. Con lafacturación electrónica que pronto será obligatoria en Francia, un proceso automatizado es esencial para garantizar la trazabilidad, el archivo legal y la exactitud de los datos.

En resumen, automatizar el cobro de las facturas de los proveedores le permite :

• un importante ahorro de tiempo,
• menos errores y mejor visibilidad del gasto,
• preparación óptima para los cambios reglamentarios

¿Cómo funciona un sistema de automatización?

Un sistema de automatización se basa en un software capaz de realizar tareas repetitivas de forma autónoma. Cuando se trata de cobrar facturas de proveedores , suele tratarse de integrar un software de desmaterialización o de gestión contable con los canales de recepción de facturas: buzones, portales de proveedores o plataformas especializadas.

Una vez configurado, el sistema extrae automáticamente los datos clave de la factura (proveedor, fecha, importe, IVA, número de factura, etc.) y los organiza en el software de contabilidad o el sistema de información de la empresa. Esto reduce considerablemente los errores humanos y ahorra tiempo.

Las tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres(OCR), combinadas con motores de inteligencia artificial, permiten leer e interpretar la información tanto de facturas en papel como de documentos digitales (PDF, escaneados).

Se pueden aplicar reglas de procesamiento personalizables para automatizar la clasificación, la asignación analítica y el seguimiento de cada factura, según las necesidades específicas de la empresa. Esto hace que todo el proceso sea más fiable, rápido y conforme con los requisitos legales.

¿Cómo configuro la automatización con Azopio?

Configurar un sistemaautomatizado de cobro de facturas con Azopio es rápido y sencillo. La plataforma le permite conectar las principales fuentes de facturas y cuentas bancarias de su empresa en tan solo unos clics.

Una vez configurados los canales, Azopio recupera automáticamente las facturas recibidas, extrae los datos esenciales mediante un potente motor de OCR mejorado coninteligencia artificial y, a continuación, centraliza todos los documentos y la información en su espacio personal seguro en la plataforma Azopio. A continuación, puede gestionar, comprobar y exportar estos datos a su programa de contabilidad o a su experto contable, según sea necesario.

Las normas de tratamiento pueden establecerse de forma intuitiva y personalizada: pueden definirse circuitos de validación y categorías contables, y puede automatizarse el archivado seguro de documentos.

Gracias a este sistema automatizado, los equipos ahorran un tiempo precioso y pueden estar seguros de que su contabilidad está siempre al día y cumple los requisitos legales, incluidos los relativos a la futura facturación electrónica obligatoria.

Buenas prácticas para una automatización segura y eficaz

Para aprovechar al máximo el cobro automatizado de facturas de proveedores, es esencial seguir algunas prácticas recomendadas.

Garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos

Las facturas contienen información sensible (identidad del proveedor, importes, números de cuenta, etc.). Por tanto, es esencial elegir una plataforma que

cumplimiento de las normas de seguridad vigentes (cifrado de datos, alojamiento seguro, conformidad con el RGPD).

Con Azopio, todos los documentos se almacenan en servidores seguros en Europa, lo que garantiza la confidencialidad y la protección de los datos.

Mantener un seguimiento regular del proceso

Aunque la automatización reduzca la carga de trabajo diaria, sigue siendo importante comprobar periódicamente que el sistema funciona correctamente y que los datos recopilados son de alta calidad. Azopio ofrece cuadros de mando claros para controlar la actividad y supervisar los flujos de facturas en tiempo real.

Preparación de la facturación electrónica obligatoria

La transición a la facturación electrónica, que será obligatoria a partir de 2026, obliga a las empresas a estructurar sus procesos de gestión de facturas y hacerlos más fiables. Implementar la automatización ahora permite prepararse sin problemas para esta transición, al tiempo que se optimiza la gestión diaria.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Qué tipos de facturas pueden automatizarse con Azopio?

Azopio le permite centralizar y procesar automáticamente la mayoría de las facturas de proveedores, ya se reciban por correo electrónico (como archivos adjuntos en PDF), se descarguen de un sitio web o se envíen por correo postal.

desde un portal de proveedores, o generados a través de un área de clientes en línea. Los documentos en papel (facturas, recibos de caja, comprobantes de gastos) también pueden integrarse mediante la tecnología OCR, ya sea escaneándolos con un escáner o directamente con la aplicación móvil Azopio Snap, que permite capturar rápidamente estos documentos y enviarlos a la plataforma. De este modo, todos los flujos documentales (facturas, recibos de gastos, comprobantes contables) se centralizan y se hacen fiables en su espacio personal Azopio.

¿Es adecuado para PYME, escuelas y asociaciones?

Sí, la solución está diseñada para satisfacer las necesidades de una amplia gama de organizaciones: PYME, VSE, asociaciones, escuelas y empresas de contabilidad.

La plataforma es fácil de implantar y se adapta a los procesos de cada organización.

¿Cuánto se tarda en implantar la automatización?

Azopio se instala y configura rápidamente. En general, la configuración inicial de los canales de recogida sólo lleva unos minutos. Empezar es

para los usuarios, gracias a una interfaz sencilla e intuitiva. Además, el equipo de Azopio está a su disposición para ayudarle durante todo el proceso de implantación y responder a todas sus preguntas.

¿Es compatible con la facturación electrónica obligatoria?

Sí, Azopio le permite anticiparse a la transición a la facturación electrónica obligatoria prevista en Francia. La plataforma cumple los requisitos legales y se adapta a los futuros formatos normalizados, para garantizar que el procesamiento de las facturas sea conforme.

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