Introducción: ¿Por qué pasar al archivo digital?
Con documentos en papel amontonados, archivos dispersos en varias carpetas y correos electrónicos imposibles de encontrar, la gestión de documentos puede convertirse rápidamente en un quebradero de cabeza.
Sin embargo, crear un archivo digital estructurado es una forma de mejorar la eficacia, la seguridad y la tranquilidad. Estas son las mejores prácticas que debes adoptar si quieres hacer la transición a los archivos totalmente digitales con tranquilidad.
Paso 1 – Escanee sus documentos correctamente
El primer paso es transformar sus documentos en papel en archivos digitales legibles y utilizables.
- Elija los formatos adecuados. PDF sigue siendo el formato más estable para documentos administrativos, mientras que JPEG o PNG son adecuados para documentos de apoyo sencillos.
- Garantice una buena calidad de escaneado. Una resolución de 300 ppp es suficiente para mantener la legibilidad y permitir el reconocimiento automático de textos mediante OCR o Inteligencia Artificial AI.
- Guarda tus escaneos en cuanto los crees. Evita que se acumulen en tu escritorio digital.
💡 Error a evitar: escanear documentos en masa sin ponerles nombre ni archivarlos inmediatamente. Te arriesgas a crear un nuevo «montón de papel digital» difícil de usar.
Paso 2 – Clasificar y nombrar de forma inteligente
Un buen archivado es la clave del éxito. El objetivo: encontrar cualquier documento en cuestión de segundos.
- Adopte una lógica simple y coherente.
Clasifica tus documentos siguiendo una estructura clara: por ejemplo, una carpeta por año y luego por tipo de documento (facturas, extractos, clientes, proveedores, etc.). - Aplique una convención de nomenclatura coherente.
Cada archivo debe incluir la fecha, el nombre del emisor y la naturaleza del documento.
Ejemplo: 2025-03_EDF_Facture.pdf o 2025-04_ClientDupont_Facture.pdf. - Evite los títulos demasiado largos o las abreviaturas oscuras.
- Estructure sus archivos por fecha, tipo y clase de documento.
- Imponer una regla común si varias personas gestionan los ficheros
💡 Error a evitar: cambiar la estructura de carpetas por el camino. Un método coherente desde el principio facilita la investigación y la colaboración.
→ Estos son los puntos esenciales de una buena GED corporativa: un archivado claro, coherente y compartido por todos, que garantice una gestión documental eficiente y sostenible.
Paso 3 – Protección y copia de seguridad de los archivos
El archivo digital sólo tiene sentido si es fiable y duradero.
Tus documentos deben seguir siendo accesibles, incluso en caso de avería o cambio de hardware.
- Multiplica tus copias de seguridad. Combina una copia de seguridad local (disco externo) y otra remota (nube segura).
- Proteja el acceso. Contraseñas seguras, autenticación de dos factores y gestión de derechos de usuario.
- Compruebe el cumplimiento del RGPD. Los datos que contengan información personal deben almacenarse de forma segura y trazable.
💡 Error a evitar: guardarlo todo en un único disco duro o en una simple nube personal sin cifrar. En caso de hackeo o avería, la pérdida podría ser permanente.
→ Se trata de un pilar central de la gestión documental: las copias de seguridad fiables y el acceso seguro garantizan la continuidad y la confianza a lo largo del tiempo.
Paso 4 – Automatizar con un sistema de gestión electrónica de documentos (GED)
La gestión electrónica de documentos (GED) simplifica el archivado diario y lo hace más fiable.
Centraliza, clasifica, recupera y comparte automáticamente los documentos.
Con una solución como Azopio, sus facturas, extractos y justificantes se :
- importación automática desde la bandeja de entrada del correo electrónico, fotos, documentos pdf
- reconocido gracias a la lectura automática,
- archivados en las carpetas correctas sin intervención manual,
- accesible en cualquier momento y desde cualquier dispositivo,
- puede compartirla con sus colaboradores internos(enviarla a sus colegaspara su validación ) o externos (empresas de contabilidad)
💡 Ventaja clave: elimina el riesgo de olvidar, archivar mal o duplicar documentos, al tiempo que ahorra un tiempo precioso en la gestión administrativa.
Se acabó el tiempo dedicado a nombrar los documentos manualmente, las tediosas búsquedas y los desplazamientos físicos de un lado a otro para validar las facturas.
→ Este es el paso que marca la diferencia: la automatización transforma el rigor del archivado en una auténtica palanca de productividad.
Bonificación – Plazos legales de conservación
El archivo digital también debe cumplir las obligaciones legales de conservación.
He aquí algunos puntos de referencia:
| Tipo de documento | Caducidad mínima |
| Facturas de clientes y proveedores | 10 años |
| Documentos bancarios | 5 años |
| Nóminas (copia del empleador) | 5 años |
| Registros contables (diarios, libro mayor) | 10 años |
¿Lo sabía?
Un documento digital tiene el mismo valor jurídico que un documento en papel, siempre que sea auténtico, legible y esté almacenado en condiciones que garanticen su integridad.
Conclusión
El paso al archivo digital es mucho más que una simple cuestión de espacio.
Es un proceso de estructuración que :
- ahorra tiempo,
- reduce el riesgo de pérdida o error,
- garantiza el cumplimiento de la legislación,
- y mejorar la colaboración dentro de la empresa.
Adoptando hoy los reflejos adecuados, o confiando la gestión a una plataforma como Azopio, estará dando un paso decisivo hacia una gestión de documentos moderna, sencilla y segura.
Para saber más, descubra la solución EDM y de facturación electrónica de Azopio.
FAQ – Todo lo que necesita saber sobre el archivo digital
¿Qué es el archivado digital?
El archivo digital consiste en almacenar, archivar y proteger los documentos en formato electrónico en lugar de en papel.
El objetivo es garantizar su accesibilidad, integridad y valor jurídico a lo largo del tiempo, simplificando al mismo tiempo la gestión diaria.
¿Cuál es la diferencia entre digitalización y archivo digital?
La digitalización consiste simplemente en escanear un documento en papel para obtenerlo en formato electrónico.
El archivo digital, en cambio, va más allá: consiste en organizar, clasificar y almacenar de forma segura los expedientes según normas precisas (formatos, plazos legales, copias de seguridad, etc.).
¿Cómo elegir la solución de electroerosión adecuada para su empresa?
Una buena solución de electroerosión debe ofrecer :
- archivo automático de documentos,
- reconocimiento inteligente (AI/OCR) para facilitar la búsqueda,
- Almacenamiento seguro conforme al RGPD,
- y una interfaz sencilla para facilitar la colaboración.
→ Plataformas como Azopio cumplen estos criterios al automatizar la importación, el archivo y el almacenamiento de documentos contables y administrativos.
