Introducción

La conciliación bancaria es un paso esencial para cualquier empresa u organización que desee garantizar que sus cuentas son fiables y están actualizadas. Con demasiada frecuencia descuidada o realizada demasiado tarde, esta comprobación periódica entre los extractos bancarios y los asientos contables permite detectar rápidamente errores, omisiones o discrepancias.

Ya sea una empresa muy pequeña, una PYME, una asociación o un centro escolar, la conciliación bancaria le ayuda a gestionar su tesorería con mayor eficacia, anticiparse a las anomalías y cerrar sus cuentas con mayor tranquilidad.

En este artículo, le explicamos qué es una conciliación bancaria, por qué es crucial integrarla en sus procesos y cómo simplificarla con las herramientas adecuadas.

¿Qué es la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria consiste en comparar las operaciones registradas en la contabilidad (facturas recibidas, pagos a proveedores, transferencias, etc.) con las operaciones que aparecen realmente en los extractos bancarios. El objetivo es comprobar que cada transacción contable se corresponde con una transacción bancaria y, a la inversa, que no se ha olvidado ninguna transacción o se ha registrado incorrectamente.

Esta operación se realiza mediante un documento denominado extracto de conciliación bancaria, que enumera todos los asientos comprobados y pone de manifiesto las posibles discrepancias. Si hay diferencias entre las dos fuentes (por ejemplo, un pago registrado pero aún no cobrado), es necesario un análisis para justificar las diferencias y ajustar los asientos si es necesario.

La conciliación bancaria es una herramienta esencial para garantizar :

• la fiabilidad de sus cuentas,
• una visión clara de su flujo de caja,
• y un cierre contable sin sorpresas.

Está dirigido a todas las organizaciones con una actividad financiera regular: VSE, PYME, asociaciones, escuelas, etc.

¿Por qué realizar una conciliación bancaria?

La conciliación bancaria es más que una simple formalidad: desempeña un papel clave en la buena gestión financiera de su organización. Por eso es esencial incorporarla regularmente a sus prácticas contables:

Una contabilidad más fiable

La comparación de los extractos bancarios con los asientos contables garantiza que cada transacción se registra correctamente. Esto permite detectar errores, como entradas duplicadas, omisiones o importes incorrectos.

Identificar rápidamente las anomalías

Con la conciliación bancaria, puede detectar pagos no recibidos, adeudos directos inesperados y transacciones fraudulentas. Cuanto antes se detecte una discrepancia, más fácil será corregirla.

Mejorar el control de la tesorería

Al comprobar que los movimientos bancarios coinciden con sus operaciones contables, obtiene una imagen clara y fiable de su situación de tesorería. Sabrá exactamente lo que se ha cobrado, lo que está pendiente y lo que se debe.

Facilitar el cierre de cuentas

La conciliación periódica evita la acumulación de errores y simplifica el cierre mensual o anual de las cuentas. También ahorra tiempo a su censor jurado de cuentas, que se beneficia de unos datos limpios y ya validados.

Las etapas clave del éxito de la conciliación bancaria

La conciliación bancaria puede parecer técnica, pero si se sigue un método claro, se convierte en una rutina sencilla y eficaz. He aquí los principales pasos a seguir:

1. Recopilar extractos bancarios

En primer lugar, necesita sus extractos bancarios, preferiblemente en formato digital (PDF o CSV). Estos extractos deben abarcar el periodo que se va a conciliar (normalmente mensual).

2. Reunir los asientos contables correspondientes

A continuación, deberá extraer los asientos contables del mismo periodo: pagos a proveedores, cobros a clientes, transferencias internas, gastos bancarios, etc.

3. Operaciones de marcado

Cada línea del extracto bancario debe compararse con el asiento contable correspondiente. Es lo que se conoce como recuento. Esto permite identificar lo que se ha introducido correctamente y lo que falta.

4. Justificar las diferencias

Si hay una discrepancia entre las dos fuentes (importe, fecha, transacción que falta), debe investigarse la causa: retraso en el cobro, error en la introducción de datos, transacción que se está procesando, etc. Cada discrepancia debe explicarse y corregirse si es necesario.

5. Generar un informe de conciliación

Una vez comprobadas todas las transacciones, se genera un extracto de conciliación. Este documento sirve de prueba en caso de auditoría y certifica la coherencia entre las cuentas bancarias y la contabilidad.

Buenas prácticas para ahorrar tiempo

Las conciliaciones bancarias pueden llevar mucho tiempo si se hacen manualmente o de forma irregular. He aquí algunas buenas prácticas para simplificarla y convertirla en una rutina eficiente:

Adoptar una frecuencia regular

En lugar de esperar al final de un trimestre o de un ejercicio, es mejor realizar la conciliación bancaria cada mes, o incluso cada semana si el volumen de transacciones es elevado. Esto evita descuidos y permite corregir rápidamente cualquier discrepancia.

Implicar a su contable

Si trabajas con una empresa de contabilidad, la conciliación puede facilitarse compartiendo el acceso a documentos y extractos, o utilizando una herramienta de colaboración. Una buena comunicación evita idas y venidas innecesarias.

Utilice una solución de precontabilidad como Azopio

La automatización es una auténtica palanca de productividad: con una solución como Azopio, puede :

• conectar sus cuentas bancarias (a través de nuestro socio Powens),
• importar automáticamente los flujos bancarios a su cuenta,
• asociar automáticamente documentos justificativos a las transacciones,
• y realizar un seguimiento de las conciliaciones en tiempo real.
  

Ahorrará tiempo, reducirá los errores y simplificará la preparación de los informes de conciliación.

Azopio, una solución para simplificar la conciliación bancaria

La conciliación bancaria no debería ser una tarea mensual. Azopio hace que esta tarea sea sencilla, fluida y automatizada. Así es como nuestra plataforma puede ayudarte cada día:

Conexión directa a cuentas bancarias

Azopio le permite conectar sus cuentas bancarias con total seguridad a través de Powens, un socio autorizado. Más de 2.000 bancos de Francia y Europa son compatibles, tanto bancos tradicionales como neobancos.

Importación automática de transacciones

Una vez que se haya conectado, sus datos bancarios se sincronizarán automáticamente en su espacio Azopio. Ya no tendrás que descargar tus extractos manualmente.

Conciliación inteligente con recibos

Azopio asocia cada transacción al documento contable correspondiente: factura de compra, factura de venta, recibo, etc. Todo lo que tienes que hacer es validar las conciliaciones, lo que minimiza los descuidos y los errores.

Control y cuadros de mando claros

Desde su interfaz, puede ver fácilmente :

• operaciones conciliadas o pendientes,
• documentos justificativos que faltan,
• su situación de tesorería, deudas y créditos.

Su censor jurado de cuentas también puede acceder a estos datos en tiempo real, lo que refuerza la colaboración.

Conclusión

La conciliación bancaria es una piedra angular de la gestión financiera: garantiza la fiabilidad de sus cuentas, proporciona una mejor gestión de la tesorería y facilita la colaboración con su experto contable. Con demasiada frecuencia sigue considerándose una tarea tediosa, pero puede simplificarse enormemente con las herramientas adecuadas.

Con Azopio, puede automatizar la recuperación de sus movimientos bancarios, asociarlos a sus justificantes y seguir su actividad en tiempo real. El resultado: un ahorro de tiempo considerable, menos errores y una contabilidad siempre actualizada.

Pruebe Azopio y descubra cómo facilitar paso a paso sus conciliaciones bancarias.