Introducción: RGPD y precontabilidad, un problema de cumplimiento ineludible

Desde la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD ), las empresas están obligadas a proteger los datos personales que tratan, incluidos los relativos a la gestión administrativa y financiera. Si la contabilidad está naturalmente concernida, la precontabilidad lo está igualmente, sobre todo cuando se trata de centralizar, archivar o transmitir documentos que contienen información sensible: facturas, extractos bancarios, datos de proveedores, etc.

Para seguir cumpliendo la normativa, las empresas deben asegurarse de que las herramientas que utilizan cumplen normas estrictas en materia de seguridad, trazabilidad y confidencialidad. Con esto en mente,Azopio, la solución de precontabilidad automatizada, se compromete a proporcionar un entorno que cumpla los requisitos del RGPD, simplificando al mismo tiempo el tratamiento diario de los documentos contables.

Datos personales y responsabilidad previa: qué dice el RGPD

El RGPD regula la forma en que las empresas recogen, almacenan y utilizan los datos personales, es decir, cualquier información que identifique directa o indirectamente a una persona física. En el contexto de la contabilidad previa, estos datos son omnipresentes:

• facturas que contengan el nombre y la dirección de clientes o proveedores,
• datos bancarios (IBAN, RIB),
• avisos legales en presupuestos, hojas de pedido o declaraciones de gastos,
• información de identificación relativa a los usuarios del software.

A menudo, estos documentos se procesan, clasifican o transmiten en entornos digitales que deben cumplir criterios específicos:

• comercio y almacenamientoseguros,
• limitar el acceso a las personas autorizadas,
• conservación controlada a lo largo del tiempo,
• pueden exportarse o borrarse previa solicitud.

Ignorar estos requisitos no sólo expone a las empresas a riesgos legales, sino también a una pérdida de confianza por parte de clientes, socios o financieros. Por tanto, el cumplimiento del RGPD no es solo una obligación reglamentaria: es también una garantía de seriedad y profesionalidad, incluso para las herramientas precontables.

Cómo cumple Azopio los requisitos del RGPD

Azopio integra el RGPD en el corazón de su solución precontable, basada en una infraestructura altamente segura, rigurosos procesos de gestión de datos personales y un uso responsable de lainteligencia artificial. Así es como Azopio garantiza a sus usuarios un entorno conforme y fiable:

Intercambio y seguridad de los datos

• Todos los intercambios con la plataforma están protegidos por encriptación TLS (HTTPS), lo que garantiza la confidencialidad e integridad de los datos transmitidos.
• Los datos se alojan en centros de datos OVH en Francia, certificados y protegidos las 24 horas del día (videovigilancia, control de acceso, protección contra incendios).
• Los datos en reposo se cifran, incluidas las copias de seguridad, y se envían a dos destinos diferentes en la Unión Europea.

Conservación y trazabilidad

• Los datos y documentos se conservan durante 10 años, de conformidad con el artículo L123-22 del Código de Comercio francés.
• Cada acción realizada en un documento (adición, modificación, supresión) lleva un sello de tiempo para garantizar una trazabilidad completa.
• Los documentos desmaterializados llevan una firma electrónica reconocida (sello de servidor RGS de 2 estrellas) a través de la aplicación móvil o el módulo de facturación, lo que les confiere valor jurídico e inalterabilidad.

Derechos de los usuarios y transparencia

• Azopio facilita a los usuarios el ejercicio de sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación o portabilidad poniéndose en contacto con el RPD.
• En caso de violación de los datos personales, Azopio se compromete a notificarlo a la CNIL en un plazo de 72 horas y a informar a los usuarios afectados si fuera necesario.
• Todas las conexiones bancarias (a través de Powens) o correos electrónicos (a través de Nylas) se pueden eliminar en cualquier momento, y Azopio no almacena ningún identificador sensible.

IA responsable, cumplidora y supervisada

Azopio utiliza la inteligencia artificial para optimizar el reconocimiento y el tratamiento de los documentos financieros, garantizando :

• total transparencia sobre el uso de la IA (se informa a los usuarios cuando se activa),
• verificabilidad y supervisión humana de los resultados producidos,
• estricto cumplimiento de los principios de minimización, anonimización y seguridad de los datos tratados,
• un Comité de Ética de la IA encargado de la evaluación continua, las auditorías de sesgo y el cumplimiento de la evolución legislativa (incluida la legislación europea sobre IA).

Compromisos contractuales y subcontratación

• Azopio no vende ni alquila datos personales a terceros.
• Todos los subcontratistas (hosts, herramientas, conectores) se eligen por su conformidad con el RGPD y sus garantías de seguridad (por ejemplo, Stripe, Nylas, Powens).
• El tratamiento de datos se rige por contratos que cumplen los requisitos europeos, con supervisión continua y documentación disponible en caso de inspección.

Ventajas para los clientes de Azopio

Al elegir una solución de precontabilidad conforme al RGPD como Azopio, las empresas no sólo garantizan el cumplimiento de la normativa, sino que también se benefician de ventajas operativas, jurídicas y estratégicas tangibles en el día a día.

Estas son las principales ventajas para los usuarios de Azopio:

• Tranquilidad jurídica: el tratamiento de datos cumple escrupulosamente las obligaciones europeas en materia de seguridad, conservación y derechos individuales.
• Reducción de riesgos: gracias a una infraestructura segura, un RPD designado y procedimientos de notificación en caso de incidente.
• Mayor confianza : con socios, clientes y auditores (sobre todo en el contexto de licitaciones o auditorías).
• Ahorro de tiempo: la recogida, el archivado y la clasificación de documentos se automatizan, al tiempo que se mantiene la conformidad y la trazabilidad.
• Transparencia del procesamiento de la IA: el uso de la inteligencia artificial es controlado, explicable, supervisado por humanos y no intrusivo.

Azopio combina seguridad, conformidad y eficacia, permitiendo a las empresas digitalizar su gestión administrativa sin comprometer la protección de los datos personales.

Conclusión: precontabilidad conforme y segura con Azopio

El cumplimiento del RGPD ya no es una opción: ahora es un requisito previo para gestionar con tranquilidad los datos financieros y administrativos de una empresa. Incluso en la precontabilidad, los documentos procesados contienen información personal sensible que debe protegerse, rastrearse y ser accesible bajo demanda.

Apoyándose en una infraestructura segura, socios fiables, un uso responsable de la IA y compromisos claros en materia de confidencialidad, Azopio garantiza a sus usuarios un entorno conforme, ético y de alto rendimiento.

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