Introduzione all’importanza della raccolta delle fatture dei fornitori

La raccolta delle fatture dei fornitori è un passo fondamentale per garantire una gestione finanziaria efficiente. Assicurando la corretta registrazione di tutte le transazioni, facilita la contabilità, il monitoraggio dei flussi di cassa e la conformità agli obblighi contabili.

Una gestione rigorosa delle fatture aiuta anche a rispettare le scadenze di pagamento, a evitare le penali per i ritardi e a rafforzare le relazioni con i fornitori.

Dato il crescente volume di documenti e l’imminente introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica, l ‘automazione di questo processo sta diventando una vera e propria leva.

produttività. In questo modo si riducono gli errori umani, si risparmia tempo prezioso e si consente ai team finanziari di concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto, come l’analisi e la pianificazione strategica. In breve, l‘automatizzazione della raccolta delle fatture dei fornitori contribuisce direttamente alle prestazioni e alla conformità dell’azienda.

Perché automatizzare la raccolta delle fatture dei fornitori?

La gestione manuale delle fatture dei fornitori è spesso dispendiosa in termini di tempo e fonte di errori.
I team impiegano una notevole quantità di tempo per recuperare i documenti da più fonti: e-mail, portali dei fornitori, posta cartacea, ecc. Questo processo frammentato aumenta il rischio di duplicati, sviste e ritardi nell’elaborazione.

Automatizzare la raccolta delle fatture significa centralizzare e rendere più affidabile l’intero flusso documentale. Eliminando le attività ripetitive e riducendo il rischio di errori, i team finanziari possono concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto.

Un altro grande vantaggio è che l’automazione facilita la conformità alle normative. Con lafatturazione elettronica che presto sarà obbligatoria in Francia, un processo automatizzato è essenziale per garantire la tracciabilità, l’archiviazione legale e l’accuratezza dei dati.

In sintesi, l’automatizzazione della raccolta delle fatture dei fornitori consente di :

• un significativo risparmio di tempo,
• meno errori e una migliore visibilità delle spese,
• preparazione ottimale alle modifiche normative

Come funziona un sistema di automazione?

Un sistema di automazione si basa su un software in grado di svolgere autonomamente attività ripetitive. Quando si tratta di raccogliere le fatture dei fornitori , di solito si tratta di integrare i software di dematerializzazione o di gestione contabile con i canali di ricezione delle fatture: caselle di posta elettronica, portali dei fornitori o piattaforme specializzate.

Una volta impostato, il sistema estrae automaticamente i dati chiave delle fatture (fornitore, data, importo, IVA, numero di fattura, ecc.) e li organizza nel software di contabilità o nel sistema informativo dell’azienda. Questo riduce notevolmente gli errori umani e fa risparmiare tempo.

Le tecnologie di riconoscimento ottico dei caratteri(OCR), combinate con motori di intelligenza artificiale, consentono di leggere e interpretare le informazioni contenute sia nelle fatture cartacee che nei documenti digitali (PDF, scansioni).

È possibile applicare regole di elaborazione personalizzabili per automatizzare la classificazione, l’assegnazione analitica e la tracciabilità di ogni fattura, in base alle esigenze specifiche dell’azienda. Questo rende l’intero processo più affidabile, più veloce e conforme ai requisiti di legge.

Come si imposta l’automazione con Azopio?

Impostare un sistema diraccolta automatica delle fatture con Azopio è facile e veloce. La piattaforma consente di collegare le principali fonti di fatture e i conti bancari della vostra azienda in pochi clic.

Una volta configurati i canali, Azopio recupera automaticamente le fatture in arrivo, estrae i dati essenziali grazie a un potente motore OCR potenziato dall’intelligenza artificiale e centralizza tutti i documenti e le informazioni nel vostro spazio personale sicuro sulla piattaforma Azopio. Potete quindi gestire, controllare ed esportare questi dati al vostro software di contabilità o al vostro commercialista, a seconda delle necessità.

Le regole di elaborazione possono essere impostate in modo intuitivo e personalizzato: è possibile definire circuiti di convalida e categorie contabili e automatizzare l’archiviazione sicura dei documenti.

Grazie a questo sistema automatizzato, i team risparmiano tempo prezioso e possono essere certi che la loro contabilità sia sempre aggiornata e conforme ai requisiti di legge, compresi quelli relativi alla futura fatturazione elettronica obbligatoria.

Le migliori pratiche per un’automazione sicura e di successo

Per trarre il massimo vantaggio dalla riscossione automatizzata delle fatture dei fornitori, è essenziale seguire alcune best practice.

Garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati

Le fatture contengono informazioni sensibili (identità del fornitore, importi, numeri di conto, ecc.). È quindi essenziale scegliere una piattaforma che

rispettare gli attuali standard di sicurezza (crittografia dei dati, hosting sicuro, conformità al RGPD).

Con Azopio, tutti i documenti sono archiviati su server sicuri in Europa, garantendo la riservatezza e la protezione dei dati.

Mantenere un monitoraggio regolare del processo

Anche se l’automazione riduce il carico di lavoro quotidiano, è comunque importante controllare regolarmente che il sistema funzioni correttamente e che i dati raccolti siano di alta qualità. Azopio fornisce cruscotti chiari per controllare l’attività e monitorare i flussi di fatture in tempo reale.

Preparazione alla fatturazione elettronica obbligatoria

Il passaggio alla fatturazione elettronica, che diventerà obbligatoria a partire dal 2026, impone alle aziende di strutturare i processi di gestione delle fatture e di renderli più affidabili. Implementando ora l’automazione, potrete prepararvi senza problemi a questa transizione, ottimizzando al contempo la gestione quotidiana.

FAQ

Quali tipi di fatture possono essere automatizzate con Azopio?

Azopio vi consente di centralizzare ed elaborare automaticamente la maggior parte delle fatture dei fornitori, sia che vengano ricevute via e-mail (come allegati PDF), sia che vengano scaricate da un sito web o inviate per posta.

da un portale fornitori o generati da un’area clienti online. Anche i documenti cartacei (fatture, scontrini di cassa, ricevute di spesa) possono essere integrati grazie alla tecnologia OCR, sia attraverso la scansione con uno scanner, sia direttamente con l’applicazione mobile Azopio Snap, che consente di acquisire rapidamente questi documenti e inviarli alla piattaforma. In questo modo, tutti i flussi documentali (fatture, ricevute di spesa, buoni contabili) sono centralizzati e resi affidabili nel vostro spazio personale Azopio.

È adatto alle PMI, alle scuole e alle associazioni?

Sì, la soluzione è stata progettata per soddisfare le esigenze di un’ampia gamma di organizzazioni: PMI, VSE, associazioni, scuole e studi di commercialisti.

La piattaforma è facile da implementare e si adatta ai processi di ogni organizzazione.

Quanto tempo occorre per implementare l’automazione?

Azopio è veloce da installare e configurare. In generale, la configurazione iniziale dei canali di raccolta richiede solo pochi minuti. Iniziare è

per gli utenti, grazie a un’interfaccia semplice e intuitiva. Inoltre, il team di Azopio è a disposizione per supportarvi durante l’intero processo di implementazione e rispondere a qualsiasi domanda.

È compatibile con la fatturazione elettronica obbligatoria?

Sì, Azopio vi permette di anticipare la transizione alla fatturazione elettronica obbligatoria prevista in Francia. La piattaforma è conforme ai requisiti di legge e si adatta ai futuri formati standardizzati, per garantire che l’elaborazione delle fatture sia conforme.

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