Perché spesso confondiamo tutto (e perché è costoso)

In molte imprese di formazione professionale e PMI, “fare i conti” significa principalmente trovare le fatture, archiviarle, inviarle allo studio, rispondere alle richieste di documenti giustificativi, ecc.
Non si tratta ancora di contabilità in senso giuridico. Si tratta di pre-contabilità.

Ed è proprio questa fase, spesso trascurata, a fare la differenza tra :

• una chiusura evitabile e stressante,
• e una gestione fluida durante tutto l’anno, con una collaborazione più semplice con il commercialista.

Pre-contabilità: una semplice definizione

La pre-contabilità è tutto il lavoro preparatorio che precede la produzione ufficiale dei conti:
raccogliere i documenti, organizzarli, confrontarli con le transazioni bancarie, preparare l’esportazione verso il software di contabilità o verso l’azienda.

Può essere svolta internamente (gestione, amministrazione) o altamente automatizzata con l’ausilio di strumenti.

I compiti più comuni

• Centralizzazione dei documenti (fatture clienti/fornitori, preventivi, voucher, documenti di supporto)
• Archiviazione e controllo (completezza, duplicati, date, IVA, ecc.)
• Puntualizzazioni / riconciliazioni con le transazioni bancarie
• Precarico (secondo le vostre regole o quelle dello studio)
• Trasmissione/esportazione pulita al commercialista

Contabilità: il quadro giuridico

La contabilità, invece, corrisponde all’ambito “ufficiale”: registrazioni convalidate, norme, chiusure, dichiarazioni, bilanci.

I risultati principali sono i seguenti:

• sullo stato patrimoniale e sul conto economico
• dichiarazioni fiscali (IVA secondo il sistema, dichiarazioni fiscali, ecc.)
• controlli e operazioni di chiusura (ammortamenti, rettifiche, ecc.)

Si tratta di un settore di competenza del commercialista/ragioniere, con responsabilità professionale.

Pre-contabilità e contabilità: la differenza in sintesi

Oggetto	Pre-contabilità	Contabilità
Obiettivo	Preparazione, organizzazione e affidabilità	Produrre conti conformi
Chi può farlo?	Non specialista (con metodo/strumenti)	Contabile
Quando?	Nel tempo (settimanale/mensile)	In base agli obblighi + chiusura
Prodotti da consegnare	Documenti classificati, scoring, esportazioni	Bilanci, dichiarazioni
Rischio principale	Dimenticanze, perdita di pezzi, ritardi	Non conformità, errori fiscali

Perché la pre-contabilità è l'”anello mancante

1) Evita l’invio di documenti in blocco a fine anno.

Più tardi si raccolgono i dati, più si dimenticano, più si fanno ricerche e più si deve andare avanti e indietro con lo studio.

2) Migliora la visibilità della gestione

Una regolare pre-contabilità fornisce un quadro più affidabile di ciò che sta accadendo (ricevute/esborsi, scadenze, documenti mancanti).

3) Rende più utile la figura del commercialista

Quando i pezzi sono puliti e centralizzati, l’azienda passa meno tempo a “riparare” e più a consigliare.

L’organizzazione più efficiente (semplicemente)

Senza complicare le cose, un ritmo realistico:

• Ogni settimana (10-20 min): depositare/centralizzare i pezzi ricevuti
• Ogni mese (30-60 min): controllo dell’estratto conto bancario + documenti mancanti
• Mensile o trimestrale: inviare/esportare allo studio medico

Il risultato: chiusura più rapida, meno emergenze e meno viaggi di ritorno.

Dove si inserisce Azopio (e perché cambia le carte in tavola)

Azopio è stato progettato per strutturare la pre-contabilità e renderla più affidabile, fornendo al contempo una migliore visibilità della situazione finanziaria dell’azienda. L’obiettivo non è quello di sostituire il commercialista, ma di creare un collegamento chiaro e continuo tra la gestione quotidiana e la contabilità ufficiale.

1) Centralizzazione per garantire flussi sicuri

Raggruppando tutti i documenti in un unico luogo (fatture, documenti giustificativi, voucher di fornitori e clienti), Azopio pone fine alla dispersione delle informazioni.
Questa centralizzazione riduce le sviste, evita le duplicazioni e garantisce che ogni transazione abbia il suo documento di supporto.

2) Pre-contabilità effettuata su base continuativa

I documenti vengono archiviati e organizzati quando arrivano, non alla fine del periodo.
Grazie a questa regolarità, la pre-contabilità viene mantenuta pulita e può essere utilizzata in modo continuativo, senza l’effetto “recupero” all’avvicinarsi delle scadenze.

3) Maggiore visibilità sul flusso di cassa

Strutturando flussi e documenti, Azopio fornisce un quadro più chiaro della situazione finanziaria:

• entrate e uscite identificate,
• un migliore monitoraggio della spesa,
• elementi mancanti individuati più rapidamente.

Non si guida più alla cieca: si ha una visione più affidabile con cui anticipare e prendere decisioni.

4) Cruscotti per una migliore gestione

Azopio fornisce cruscotti che trasformano i dati amministrativi in informazioni utili.
Senza entrare in una complessa logica di contabilità analitica, questi indicatori permettono di :

• monitorare le tendenze aziendali,
• identificare le aree da tenere sotto controllo,
• basare gli scambi con il commercialista su dati chiari e condivisi.

5) Collaborazione più agevole con il proprio commercialista

Con documenti centralizzati, strutturati e accessibili, gli scambi con l’azienda diventano più semplici:

• meno tentativi,
• meno informazioni perse,
• più tempo dedicato all’analisi e alla consulenza.

In poche parole: Azopio vi aiuta a organizzare la vostra pre-contabilità in modo più efficace, ad avere una maggiore visibilità del vostro flusso di cassa e a gestire la vostra attività con maggiore tranquillità, facilitando al contempo il lavoro del vostro commercialista.

Volete vedere come questo può essere implementato nella vostra organizzazione? Richiedete una demo di Azopio e scoprite in pochi minuti come potete ottenere rapidi miglioramenti nella vostra pre-contabilità.

Domande frequenti sulla precontabilità

La precontabilità è obbligatoria?
La pre-contabilità non è un requisito a sé stante, ma è essenziale per produrre una contabilità affidabile ed evitare di dimenticare i documenti di supporto.

Chi deve gestire la pre-contabilità?
A seconda dell’organizzazione, può essere svolta dal manager, da un assistente amministrativo o da strumenti dedicati, in collaborazione con il commercialista.

La precontabilità sostituisce la contabilità?
No, prepara il terreno. Il commercialista rimane essenziale per la convalida dei conti e per il rispetto degli obblighi di legge.