La gestione delle fatture è un pilastro centrale di qualsiasi azienda, ma può diventare rapidamente un grattacapo se non viene ottimizzata.
Se non è ottimizzata, può diventare rapidamente un grattacapo. Pagamenti in ritardo, errori di inserimento dati, mancanza di visibilità..,
Questi problemi sono comuni senza un circuito ben definito.
circuito ben definito. Come trasformare questo processo, spesso laborioso, in un flusso di lavoro
fluido ed efficiente ? Questo è ciò che andremo ad esplorare.

Perché un circuito di convalida delle fatture è essenziale

Un circuito di convalida delle fatture non è solo un lusso, ma una necessità per diversi motivi:

Ottimizzazione dei rapporti con i fornitori: pagamenti più rapidi e accurati creano fiducia e migliorano i rapporti con i fornitori.

Riduzione degli errori: coinvolgendo diversi livelli di verifica, è possibile ridurre drasticamente il rischio di errori di fatturazione, pagamenti doppi o approvazioni inappropriate.

Maggiore controllo del bilancio: ogni fattura viene esaminata e approvata dalle persone competenti, garantendo che la spesa sia in linea con il budget assegnato.

Significativo risparmio di tempo: niente più interminabili avanti e indietro di documenti fisici o e-mail sparse. Un flusso di lavoro strutturato accelera il processo di approvazione.

Trasparenza e tracciabilità: ogni fase del processo di convalida viene registrata, fornendo una visibilità completa dello stato di ogni fattura e una tracciabilità impeccabile in caso di audit.

Le fasi chiave di un flusso di lavoro di convalida efficace

La creazione di un circuito di validazione robusto comporta una serie di fasi cruciali:

1. Definizione di ruoli e responsabilità

Chi convalida cosa? Questa è la prima domanda da porsi. Identificate chiaramente le persone coinvolte nel processo:

• Ricevere la fattura: chi la riceve ed effettua il controllo iniziale?
• Verifica e riconciliazione: chi si assicura che la fattura corrisponda all’ordine di acquisto o alla bolla di consegna?
• Approvazione del management di linea: quali manager o capi dipartimento devono approvare gli importi o le categorie di spesa?
• Approvazione finale e pagamento: chi è responsabile dell’approvazione finale e dell’attivazione del pagamento?

2. Stabilire le regole di convalida

Il flusso di lavoro deve essere governato da regole chiare. Ad esempio:

• Soglie di importo: Una fattura di 100 euro non richiede la stessa catena di approvazione di una fattura di 10.000 euro.
• Tipi di spesa: le spese di marketing possono essere approvate dal responsabile dell’ufficio marketing, mentre le spese IT sono di competenza del CIO.
• Progetti specifici: alcune fatture possono richiedere l’approvazione del project manager di riferimento.

3. Scegliere la giusta soluzione tecnologica

È qui che entra in gioco la tecnologia per snellire il flusso di lavoro. Sono disponibili diverse opzioni, dagli strumenti di gestione elettronica dei documenti (EDM) ai software di contabilità integrati con moduli di approvazione. Cercate soluzioni che offrano :

• Automazione: la possibilità di attivare automaticamente le fasi del flusso di lavoro in seguito a un’azione (ad esempio, la ricezione di una fattura).
• Personalizzazione: la possibilità di adattare il circuito di convalida alle vostre regole specifiche.
• Avvisi e promemoria: notifiche per gli approvatori e promemoria in caso di superamento delle scadenze.
• Dashboard e reportistica: una panoramica sullo stato delle fatture e un’analisi dei colli di bottiglia.
• Integrazione: compatibilità con i sistemi esistenti (CRM, ERP, ecc.).

4. Test e regolazione

Una volta creato il circuito di convalida, non saltate la fase di test. Coinvolgete gli utenti chiave per identificare i punti critici e i possibili miglioramenti. Un flusso di lavoro deve essere dinamico e adattabile ai cambiamenti della vostra azienda.

Come Azopio facilita l’implementazione del vostro circuito di validazione delle fatture

Tra le soluzioni tecnologiche disponibili, Azopio è l’alleato ideale per dematerializzare e ottimizzare il circuito di validazione delle fatture. Ecco come Azopio può aiutarvi:

• Acquisizione e riconoscimento intelligenti: Azopio consente di centralizzare tutte le fatture (e-mail, scansione, importazione) e utilizza l’intelligenza artificiale per estrarre automaticamente i dati chiave (fornitore, importo, data, ecc.). Questo elimina l’inserimento manuale dei dati e gli errori che ne derivano, gettando le basi per un flusso di lavoro senza attriti.
  
• Flussi di lavoro di approvazione personalizzabili: nel cuore di Azopio, potete definire e automatizzare circuiti di approvazione personalizzati. Che si tratti di una semplice approvazione o di un flusso di lavoro complesso con diverse fasi condizionali (ad esempio, “se l’importo > X€, poi approvazione da parte di N+1 e del direttore finanziario”), Azopio si adatta alle vostre regole aziendali.
  
• Regole di assegnazione intelligenti: È possibile impostare regole per indirizzare automaticamente le fatture ai giusti approvatori in base a criteri predefiniti: fornitore, importo, centro di costo, progetto o qualsiasi altra dimensione rilevante per la vostra azienda. In questo modo si garantisce che la fattura arrivi direttamente alla persona giusta.
  
• Avvisi e notifiche in tempo reale: gli approvatori ricevono notifiche istantanee quando una fattura richiede l’approvazione, via e-mail o tramite l’applicazione. È possibile inviare promemoria per evitare ritardi e mantenere il flusso di lavoro senza intoppi.
  
• Accesso e convalida semplificati: Gli approvatori possono visualizzare le fatture e convalidarle (o rifiutarle con una motivazione) da qualsiasi luogo, tramite un’interfaccia web intuitiva. Questa flessibilità accelera notevolmente il processo di approvazione.
  
• Tracciabilità completa e audit trail affidabile: ogni azione (ricezione, estrazione, convalida, rifiuto, pagamento) è marcata temporalmente e registrata. Azopio fornisce uno storico dettagliato per ogni fattura, offrendo una tracciabilità completa e facilitando gli audit interni o esterni.
  
• Integrazione con il vostro ecosistema: Azopio si integra facilmente con molti pacchetti software di contabilità ed ERP presenti sul mercato (Sage, Cegid, QuickBooks, ACD, Wavesoft, ecc.), consentendo di esportare i dati convalidati pronti per la contabilità. Questa integrazione garantisce la continuità delle informazioni ed evita le doppie registrazioni.

Sfruttando soluzioni come Azopio, le aziende possono non solo dematerializzare le fatture, ma soprattutto stabilire un circuito di validazione che riduce i tempi di elaborazione, minimizza gli errori e libera tempo per attività a maggior valore aggiunto.

In conclusione, la creazione di un circuito efficiente di convalida delle fatture è un investimento che si ripaga rapidamente. Trasformando un processo spesso caotico in un flusso di lavoro strutturato e automatizzato, è possibile aumentare la produttività, ridurre gli errori, rafforzare il controllo finanziario e migliorare le relazioni con i partner. Non aspettate oltre per ottimizzare la gestione delle fatture e dare nuova vita alla vostra azienda!