Introdução

Todos os dias, tem de fazer malabarismos com dezenas de documentos: facturas, contratos, orçamentos, recibos de vencimento… E se pudesse eliminar o arquivamento manual, os ficheiros perdidos e as buscas intermináveis?

É exatamente isso quea inteligência artificial (IA) pode fazer atualmente.

Longe de ser apenas uma moda passageira, reinventa a gestão de documentos e simplifica o dia a dia das empresas – grandes e pequenas.

A gestão de documentos, um pilar frequentemente subestimado

Uma boa gestão documental é como a espinha dorsal de uma empresa.
Quando tudo está em ordem, tudo corre melhor: as facturas são processadas mais rapidamente, as aprovações são mais claras e as trocas entre departamentos são mais eficientes.
Mas sejamos honestos: ordenar e arquivar documentos à mão já não é uma opção.

Com um GED (Gestão Eletrónica de Documentos), já está a centralizar os seus ficheiros.
Adicione uma dose de IA e obtém um GED inteligente: um sistema que compreende, aprende e trabalha para si.

O que a inteligência artificial está a mudar na prática

A IA não se limita a ajudar: transforma os seus hábitos.
Torna-se um assistente silencioso, que aprende com as suas práticas e melhora todos os dias.

A – Processamento e pesquisa automáticos

Acabou-se a entediante introdução manual de dados ou a duplicação de registos:

• A IA extrai automaticamente dados-chave (data, montante, fornecedor).
• Detecta duplicados
• E permite-lhe encontrar qualquer ficheiro numa questão de segundos
  

B – Leitura inteligente do conteúdo

Graças à aprendizagem automática e ao processamento de linguagem natural, a IA compreende o significado dos documentos.
Consegue distinguir entre um montante com e sem impostos, entre um cliente e um fornecedor.
E quanto mais documentos processa, mais exacta se torna.
O resultado: menos erros e maior confiança.

C – Automatização de processos

Imagine: as facturas dos seus fornecedores chegam por correio eletrónico, são arquivadas e processadas automaticamente e estão prontas para serem integradas na sua contabilidade.
Não é necessária qualquer intervenção manual.
A IA orquestra tudo, desde o processamento ao arquivo, como um maestro digital.

Antes / Depois da IA: a diferença num relance

Aspeto	Antes da IA	Com a IA
Procurar um documento	Com base no nome do ficheiro	Pesquisa por conteúdo e contexto
Extração de dados	Entrada manual	Reconhecimento automático
Erro humano	Frequente	Raros ou inexistentes
Tempo de processamento	Longo	Dividido por 3 a 5
Segurança e conformidade	Variáveis	Reforçado e traçado

→ Em poucas palavras: com a IA, passa-se da triagem à direção

Sabia que? De acordo com um estudo da IDC, um funcionário gasta até 30% do seu tempo a procurar ou a recriar informações. Um EDM inteligente reduz este valor para menos de 10%, de acordo com vários editores de soluções documentais. Fonte: IDC – “Information Worker Productivity Study”, reimpresso por M-Files, 2023.

IA, um aliado para a conformidade dos documentos

Faturação eletrónica, RGPD, arquivo com valor probatório… as obrigações multiplicam-se.
E o mais pequeno erro pode custar caro.
Boas notícias: a IA está a olhar por si.

• Detecta duplicados
• Garante que os seus documentos são arquivados de acordo com as regras.
• Acompanha todas as acções para garantir a conformidade total.

O resultado: tranquilidade para as suas equipas e maior segurança para os seus dados.

Benefícios concretos para a sua empresa

Os efeitos da IA fazem-se sentir rapidamente, por vezes logo nas primeiras semanas:

• Poupetempo na introdução de dados e nas pesquisas.
• Redução dos custos administrativos.
• Organização mais clara, sem duplicações.
• Dados seguros e conformes.
• Colaboração harmoniosa entre equipas.

E acima de tudo: pode recuperar o controlo dos seus documentos sem esforço.

O que é que se segue? Rumo à gestão preditiva de documentos

A IA aprende com os seus hábitos. Amanhã, saberá :

• gerar relatórios personalizados
• prever tendências a partir dos seus dados

Não se reage, antecipa-se.
A sua gestão de documentos torna-se proactiva – um verdadeiro motor de desempenho.

Azopio: quando a EDM se torna verdadeiramente inteligente

Na Azopio, fizemos da IA a força motriz da nossa solução.
A nossa missão: libertá-lo da carga administrativa para que se possa concentrar no que é importante.

Azopio automatiza :

• recolha de facturas (caixas de correio eletrónico, fotografias, PDFs),
• a sua leitura e classificação,
• sincronização automática com as suas contas bancárias e reconciliação bancária
• geração de exportações contabilísticas ou interoperabilidade com software de contabilidade como o Cegid Loop ou o MyUnisoft

→ Tudo é feito sem problemas, sem esforço.
A sua contabilidade torna-se fluida, as suas equipas respiram mais facilmente, os seus dias tornam-se mais leves.

Em poucas palavras

Benefícios da IA	Impacto na gestão de documentos
Automatização	Menos tarefas repetitivas
Inteligência contextual	Melhor compreensão dos documentos
Fiabilidade	Redução drástica dos erros
Velocidade	Processamento e pesquisa instantâneos
Integração	Feeds ligados ao seu software de contabilidade

Conclusão

A IA não se limita a modernizar a gestão de documentos.
Está a mudar a forma como as empresas trabalham.
Menos restrições, maior clareza, melhor desempenho.

E com ferramentas como o Azopio, esta transformação já não está reservada às grandes organizações.
É acessível, prática e está pronta a melhorar o seu quotidiano administrativo.

A gestão de documentos deixou de ser uma tarefa árdua.
É uma alavanca estratégica – e a IA é a força motriz por detrás disso.

Perguntas frequentes – IA e gestão de documentos

O que é a gestão inteligente de documentos?

A gestão inteligente de documentos combina a gestão eletrónica de documentos (GED) com tecnologias de inteligência artificial.
Não só armazena e classifica ficheiros, como também os analisa, reconhece e processa automaticamente para poupar tempo e evitar erros.

Como é que a IA melhora a gestão de documentos?

A IA automatiza tarefas repetitivas: arquivamento, extração de dados, envio para validação ou arquivo.
Compreende o conteúdo dos documentos graças à aprendizagem automática e aprende com o tempo.
O resultado: processos mais rápidos, dados fiáveis e melhor visibilidade das suas informações.

Quais são as vantagens de um EDM com IA para uma empresa?

Um EDM alimentado por IA oferece :

• Poupe tempo na pesquisa e introdução de dados,
• uma redução dos custos administrativos,
• melhor cumprimento da regulamentação,
• e uma colaboração mais fácil entre equipas.
  É um verdadeiro impulso para a produtividade quotidiana.

A inteligência artificial está a substituir as equipas administrativas?

Não, a IA não substitui os humanos: liberta-os de tarefas que consomem muito tempo.
As equipas poupam tempo para se poderem concentrar em tarefas de maior valor acrescentado (análise, monitorização, apoio).
Trata-se de uma colaboração entre o ser humano e a máquina, não de uma substituição.

Como é que a Azopio utiliza a inteligência artificial para simplificar a gestão de documentos?

A Azopio integra a IA no centro da sua solução para automatizar a recolha, a leitura e o arquivo de documentos.
As facturas são reconhecidas, ordenadas e processadas automaticamente.
O objetivo é reduzir a introdução manual de dados, poupar tempo e tornar a contabilidade diária mais fiável.