Introdução: Porquê mudar para o arquivo digital?

Com documentos em papel a acumularem-se, ficheiros espalhados por várias pastas e e-mails impossíveis de encontrar, a gestão de documentos pode rapidamente tornar-se uma dor de cabeça.

No entanto, a criação de um arquivo digital estruturado é uma forma de melhorar a eficiência, a segurança e a paz de espírito. Eis as melhores práticas a adotar se quiser fazer a transição para registos totalmente digitais com tranquilidade.

Passo 1 – Digitalize os seus documentos corretamente

O primeiro passo é transformar os seus documentos em papel em ficheiros digitais legíveis e utilizáveis.

• Escolha os formatos corretos. O PDF continua a ser o formato mais estável para os documentos administrativos, enquanto o JPEG ou o PNG são adequados para documentos de apoio simples.
• Assegurar uma boa qualidade de digitalização. Uma resolução de 300 dpi é suficiente para manter a legibilidade e permitir o reconhecimento automático dos textos por OCR ou Inteligência Artificial AI.
• Guarde as suas digitalizações assim que as criar. Evite deixá-las acumular-se no seu ambiente de trabalho digital.
  

Erro a evitar: digitalizar documentos em massa sem os nomear ou arquivar imediatamente. Corre o risco de criar uma nova “pilha de papel digital” que é difícil de utilizar.

Passo 2 – Classificar e nomear de forma inteligente

Um bom arquivamento é a chave para um arquivo bem sucedido. O objetivo: encontrar qualquer documento numa questão de segundos.

• Adotar uma lógica simples e coerente.
  Classifique os seus documentos de acordo com uma estrutura clara – por exemplo, uma pasta por ano, depois por tipo de documento (facturas, extractos, clientes, fornecedores, etc.).
• Aplicar uma convenção de nomenclatura coerente.
  Cada ficheiro deve incluir a data, o nome do emitente e a natureza do documento.
  Exemplo: 2025-03_EDF_Facture.pdf ou 2025-04_ClientDupont_Facture.pdf.
• Evite títulos demasiado longos ou abreviaturas obscuras.
• Estruture os seus ficheiros por data, tipo e tipo de documento.
• Impor uma regra comum se várias pessoas gerirem os ficheiros

Erro a evitar: alterar a estrutura de pastas ao longo do processo. Um método consistente desde o início facilita a investigação e a colaboração.

→ Estes são os pontos essenciais de uma boa GED empresarial: um arquivo claro, coerente e partilhado por todos, que garante uma gestão documental eficaz e sustentável.

Passo 3 – Proteger e criar cópias de segurança dos seus arquivos

O arquivo digital só faz sentido se for fiável e duradouro.
Os seus documentos devem permanecer acessíveis, mesmo em caso de avaria ou de mudança de hardware.

• Multiplique as suas cópias de segurança. Combine uma cópia de segurança local (disco externo) e uma cópia de segurança remota (nuvem segura).
• Proteger o acesso. Palavras-passe fortes, autenticação de dois factores e gestão dos direitos dos utilizadores.
• Verificar a conformidade com o RGPD. Os dados que contêm informações pessoais devem ser armazenados de forma segura e rastreável.

Erro a evitar: manter tudo num único disco rígido ou numa simples nuvem pessoal não encriptada. Em caso de pirataria informática ou de avaria, a perda pode ser permanente.

→ Este é um pilar central da gestão de documentos: cópias de segurança fiáveis e acesso seguro garantem a continuidade e a confiança ao longo do tempo.

Etapa 4 – Automatizar com um sistema EDM (Gestão Eletrónica de Documentos)

A Gestão Eletrónica de Documentos (GED) torna o arquivo diário mais simples e mais fiável.
Centraliza, classifica, recupera e partilha automaticamente os documentos.

Com uma solução como a Azopio, as suas facturas, extractos e documentos comprovativos são :

• importado automaticamente da sua caixa de correio eletrónico, fotografias, documentos pdf
• reconhecido graças à leitura automática,
• arquivados nas pastas corretas sem intervenção manual,
• acessível em qualquer altura, a partir de qualquer dispositivo,
• pode ser partilhado com os seus colaboradores internos(enviado a colegaspara validação ) ou externos (empresas de contabilidade)

Vantagem principal: elimina o risco de esquecer, arquivar incorretamente ou duplicar documentos, poupando tempo precioso na gestão administrativa.

Acabou-se o tempo gasto a nomear os seus documentos manualmente, acabaram-se as pesquisas fastidiosas e acabaram-se as idas e vindas físicas para validar as facturas!

→ Este é o passo que faz a diferença: a automatização transforma o rigor do arquivo numa verdadeira alavanca de produtividade.

Bónus – Períodos de retenção legal

O arquivo digital deve também cumprir as obrigações legais de retenção.

Eis alguns pontos de referência:

Tipo de documento	Prazo de validade mínimo
Facturas de clientes e fornecedores	10 anos
Documentos bancários	5 anos
Folhas de salário (cópia do empregador)	5 anos
Registos contabilísticos (diários, razão geral)	10 anos

Sabia que?
Um documento digital tem o mesmo valor jurídico que um documento em papel, desde que seja autêntico, legível e armazenado em condições que garantam a sua integridade.

Conclusão

A passagem ao arquivo digital é muito mais do que uma simples questão de espaço.
Trata-se de um processo de estruturação que :

• poupa tempo,
• reduz o risco de perda ou erro,
• garante a conformidade legal,
• e melhorar a colaboração dentro da empresa.
  

Ao adotar hoje os reflexos certos – ou ao confiar a gestão a uma plataforma como a Azopio – está a dar um passo decisivo para uma gestão documental moderna, simples e segura.

Para saber mais, descubra a solução EDM e de faturação eletrónica da Azopio.

FAQ – Tudo o que precisa de saber sobre arquivo digital

O que é o arquivo digital?

O arquivo digital consiste em armazenar, arquivar e proteger documentos em formato eletrónico e não em papel.
O objetivo é garantir a sua acessibilidade, integridade e valor jurídico ao longo do tempo, simplificando simultaneamente a gestão quotidiana.

Qual é a diferença entre digitalização e arquivo digital?

A digitalização consiste simplesmente em digitalizar um documento em papel para o obter em formato eletrónico.
O arquivo digital, por outro lado, vai mais longe: trata-se da organização, classificação e armazenamento seguro de ficheiros de acordo com regras precisas (formatos, prazos legais, cópias de segurança, etc.).

Como escolher a solução EDM correta para a sua empresa?

Uma boa solução EDM deve oferecer :

• arquivamento automático de documentos,
• reconhecimento inteligente (IA/OCR) para facilitar a pesquisa,
• Armazenamento seguro em conformidade com o RGPD,
• e uma interface simples para facilitar a colaboração.

→ Plataformas como o Azopio cumprem estes critérios, automatizando a importação, o arquivo e o armazenamento de documentos contabilísticos e administrativos.