Introdução à importância da cobrança das facturas dos fornecedores

A cobrança de facturas de fornecedores é um passo fundamental para garantir uma gestão financeira eficiente. Ao assegurar que todas as transacções são corretamente registadas, facilita a contabilidade, o controlo do fluxo de caixa e o cumprimento das obrigações contabilísticas.

Uma gestão rigorosa das facturas permite igualmente respeitar os prazos de pagamento, evitar as penalizações por atraso de pagamento e reforçar as relações com os fornecedores.

Dado o aumento do volume de documentos e a iminente introdução da faturação eletrónica obrigatória, a automatização deste processo torna-se uma verdadeira alavanca.

produtividade. Isto reduz os erros humanos, poupa tempo valioso e permite que as equipas financeiras se concentrem em tarefas de maior valor acrescentado, como a análise e o planeamento estratégico. Em suma,a automatização da cobrança de facturas de fornecedores contribui diretamente para o desempenho geral e a conformidade da empresa.

Porquê automatizar a recolha de facturas de fornecedores?

A gestão manual das facturas dos fornecedores é muitas vezes morosa e uma fonte de erros.
As equipas gastam uma quantidade considerável de tempo a recuperar documentos de várias fontes: e-mails, portais de fornecedores, correio em papel, etc. Este processo fragmentado aumenta o risco de duplicações, esquecimentos e atrasos no processamento.

Automatizar a recolha de facturas significa que todo o fluxo de documentos pode ser centralizado e tornado mais fiável . Ao eliminar as tarefas repetitivas e reduzir o risco de erros, as equipas financeiras podem concentrar-se em tarefas de maior valor acrescentado.

Outra grande vantagem é o facto de a automatização facilitar a conformidade regulamentar. Com afaturação eletrónica a ser em breve obrigatória em França, um processo automatizado é essencial para garantir a rastreabilidade, o arquivo legal e a exatidão dos dados.

Em suma, a automatização da cobrança das facturas dos fornecedores permite-lhe :

• poupanças de tempo significativas,
• menos erros e melhor visibilidade das despesas,
• preparação óptima para as alterações regulamentares

Como funciona um sistema de automatização?

Um sistema de automatização baseia-se num software capaz de realizar tarefas repetitivas de forma autónoma. No que diz respeito à cobrança das facturas dos fornecedores , trata-se geralmente de integrar um software de desmaterialização ou de gestão contabilística com os canais de receção das facturas: caixas de correio, portais de fornecedores ou plataformas especializadas.

Uma vez configurado, o sistema extrai automaticamente os principais dados das facturas (fornecedor, data, montante, IVA, número da fatura, etc.) e organiza-os no software de contabilidade ou no sistema de informação da empresa. Isto reduz consideravelmente os erros humanos e poupa tempo.

As tecnologias de reconhecimento ótico de caracteres(OCR), combinadas com motores de inteligência artificial, permitem ler e interpretar informações tanto de facturas em papel como de documentos digitais (PDFs, digitalizações).

Podem ser aplicadas regras de processamento personalizáveis para automatizar a classificação, a atribuição analítica e o acompanhamento de cada fatura, de acordo com as necessidades específicas da empresa. Isto torna todo o processo mais fiável, mais rápido e em conformidade com os requisitos legais.

Como posso configurar a automatização com o Azopio?

A criação de um sistema decobrança automática de facturas com o Azopio é rápida e fácil. A plataforma permite-lhe ligar as principais fontes de faturação e contas bancárias da sua empresa em apenas alguns cliques.

Uma vez configurados os canais, a Azopio recupera automaticamente as facturas recebidas, extrai os dados essenciais através de um potente motor de OCR enriquecido cominteligência artificial e centraliza todos os documentos e informações no seu espaço pessoal seguro na plataforma Azopio. Pode então gerir, verificar e exportar estes dados para o seu software de contabilidade ou para o seu contabilista, conforme necessário.

As regras de processamento podem ser configuradas de forma intuitiva e personalizada: podem ser definidos circuitos de validação e categorias contabilísticas, e o arquivo seguro de documentos pode ser automatizado.

Graças a este sistema automatizado, as equipas poupam tempo precioso e podem ter a certeza de que a sua contabilidade está sempre actualizada e em conformidade com os requisitos legais – incluindo os relacionados com a futura faturação eletrónica obrigatória.

Melhores práticas para uma automatização segura e bem sucedida

Para tirar o máximo partido da cobrança automática de facturas a fornecedores, é essencial seguir algumas boas práticas.

Garantir a segurança e a confidencialidade dos dados

As facturas contêm informações sensíveis (identidade do fornecedor, montantes, números de conta, etc.). Por conseguinte, é essencial escolher uma plataforma que

cumprir as normas de segurança actuais (encriptação de dados, alojamento seguro, conformidade com o RGPD).

Com o Azopio, todos os documentos são armazenados em servidores seguros na Europa, garantindo a confidencialidade e a proteção dos dados.

Manter um controlo regular do processo

Mesmo que a automatização reduza o volume de trabalho diário, continua a ser importante verificar regularmente se o sistema está a funcionar corretamente e se os dados recolhidos são de elevada qualidade. O Azopio fornece dashboards claros para controlar a atividade e monitorizar os fluxos de facturas em tempo real.

Preparar a faturação eletrónica obrigatória

A transição para a faturação eletrónica, obrigatória a partir de 2026, obriga as empresas a estruturar e a tornar mais fiáveis os seus processos de tratamento das facturas. Ao implementar a automatização desde já, pode preparar-se sem problemas para esta transição, optimizando simultaneamente a gestão quotidiana.

FAQ

Que tipos de facturas podem ser automatizadas com o Azopio?

O Azopio permite-lhe centralizar e processar automaticamente a maioria das facturas de fornecedores, quer sejam recebidas por correio eletrónico (como anexos PDF), descarregadas de um sítio Web ou enviadas por correio.

a partir de um portal de fornecedores, ou gerados através de uma área de clientes online. Os documentos em papel (facturas, talões de caixa, recibos de despesas) podem também ser integrados através da tecnologia OCR, quer digitalizando-os com um scanner, quer diretamente com a aplicação móvel Azopio Snap, que permite capturar e enviar rapidamente estes documentos para a plataforma. Desta forma, todos os fluxos documentais (facturas, recibos de despesas, comprovativos contabilísticos) são centralizados e tornados fiáveis no seu espaço pessoal Azopio.

É adequado para PME, escolas e associações?

Sim, a solução foi concebida para responder às necessidades de uma vasta gama de organizações: PMEs, VSEs, associações, escolas e empresas de contabilidade.

A plataforma é fácil de implementar e adapta-se aos processos de cada organização.

Quanto tempo é necessário para implementar a automatização?

O Azopio é rápido de instalar e configurar. Em geral, a configuração inicial dos canais de recolha demora apenas alguns minutos. Os primeiros passos são

para os utilizadores, graças a uma interface simples e intuitiva. Além disso, a equipa Azopio está à sua disposição para o apoiar durante todo o processo de implementação e responder a quaisquer questões que possa ter.

É compatível com a faturação eletrónica obrigatória?

Sim, a Azopio permite-lhe antecipar a transição para a faturação eletrónica obrigatória prevista em França. A plataforma cumpre as exigências legais e adapta-se aos futuros formatos normalizados, para garantir a conformidade do processamento das facturas.

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