A reforma da faturação eletrónica está a aproximar-se rapidamente, com o primeiro prazo em setembro de 2026. No entanto, a maioria das empresas não tem a certeza se está preparada para passar à faturação eletrónica obrigatória.

Uma auditoria preparatória é, por conseguinte, um passo essencial para evitar surpresas desagradáveis e garantir uma transição suave, conforme e eficiente.

Neste artigo, descubra como avaliar o seu nível de maturidade, as questões prioritárias a analisar e como a Azopio o pode ajudar a atingir a conformidade sem preocupações.

Porquê realizar uma auditoria para preparar a faturação eletrónica?

A reforma não se limita a alterar a forma das facturas. Trata-se de :

• uma transformação profunda dos processos contabilísticos,
• obrigações estruturadas (formatos, relatórios electrónicos, faturação eletrónica),
• trocas seguras através de plataformas aprovadas (AP)
• adaptação de ferramentas internas e externas.

Uma auditoria permite-lhe :

• Identificar lacunas entre as suas operações actuais e os requisitos legais
• Definição de prioridades para as acções a realizar
• Antecipar os volumes de trabalho e evitar atrasos
• Garantir a conformidade sem stress

Trata-se de um diagnóstico estratégico e não apenas de uma auditoria técnica.

I. Qual é a situação atual da sua empresa (avaliação da maturidade)?

Acima de tudo, a auditoria responde a uma pergunta simples:
👉 Está realmente preparado para a faturação eletrónica obrigatória?

Os primeiros pontos a analisar:

• Tipos de facturas geridas :
  Facturas de clientes? facturas de fornecedores? volume anual? especificidades sectoriais?
• Métodos de entrega actuais :
  PDF ? papel ? exportar do software ? correio eletrónico ?
• Receber facturas :
  Já recebe facturas electrónicas? Através de que canais?
• Ferramentas existentes :
  ERP, software de faturação, ferramenta de pré-contabilidade, EDM, etc.
  São compatíveis com os formatos UBL, CII e Factur-X?
• Nível atual de automatização :
  Extração, validação, cobrança, pagamentos, reconciliações bancárias, etc.

→ Esta análise inicial estabelece a base para o diagnóstico.

II. Análise dos processos actuais: os seus fluxos de trabalho são compatíveis?

A faturação eletrónica exige :

• dados estruturados,
• os estados de adiantamento a transmitir (emitido, rejeitado, descontado, etc.),
• um circuito de validação interno claro,
• arquivamento seguro.

A auditoria examina :

• Os seus circuitos internos de validação
  Quem valida? Em quantas fases?
  
• Gerir as anomalias
  Erros de introdução de dados, duplicados, atrasos… como são tratados atualmente?
  
• Gestão de fornecedores
  Todos eles aceitam a faturação eletrónica?
  Dispõe das informações necessárias para a elaboração de relatórios electrónicos?

→ O objetivo: identificar as fricções e oferecer uma experiência do cliente 100% perfeita.

III. As suas trocas com o ecossistema: está em conformidade?

A reforma exige que as facturas sejam transmitidas via :

• uma plataforma autorizada (AP) como a Azopio,

A auditoria verifica :

• Trocar capacidades no formato correto
• Transmissão automática dos estatutos (obrigatória)
• Gestão dos fluxos de entrada e de saída

→ Muitas ferramentas actuais não são compatíveis. Pense em verificar a compatibilidade das suas ferramentas.

IV. Organização e arquivo de documentos: está esclarecido?

A passagem à faturação eletrónica implica :

• arquivamento probatório das facturas electrónicas,
• um período de retenção legal de 10 anos para todas as facturas, quer sejam emitidas ou recebidas,
• arquivo estruturado para que os documentos possam ser encontrados rapidamente, mesmo vários anos depois.

A auditoria examina :

• a sua atual arquitetura documental
• riscos de perda, duplicação ou incoerência
• Requisitos de EDM
• possível automatização da pré-contabilidade

Neste domínio, a Azopio representa um forte valor graças a :

• centralização,
• extração automática,
• gestão total dos documentos da empresa,
• gestão do fluxo de trabalho,
• gerir as reconciliações bancárias e os pagamentos
• controlo do fluxo de caixa

V. Recomendações e plano de ação: o seu roteiro para 2026

No final da auditoria, tem uma visão clara:

• O que já está em conformidade
• O que precisa de ser corrigido
• Ferramentas para adaptar ou ligar
• Planeamento realista para estar pronto a tempo
• Como é que o Azopio o pode ajudar a atingir a conformidade

→ Objetivo: não só estar em conformidade, mas também ser mais eficiente do que antes.

VI. Porquê escolher a Azopio para o apoiar?

O Azopio é mais do que uma Plataforma Autorizada (AP):
é uma solução completa de gestão pré-contabilística e documental, que oferece :

• extração automática de dados,
• circuitos de validação,
• cofre digital para todos os seus documentos, para além das facturas,
• exportação contabilística compatível,
• reconciliação bancária inteligente,
• integração com a futura faturação eletrónica.
  

→ Com o Azopio, pode garantir a sua conformidade e poupar tempo no dia a dia.