As empresas industriais enfrentam duas pressões: por um lado, a obrigatoriedade da faturação eletrónica e, por outro, a necessidade de digitalizar os seus processos contabilísticos e documentais para melhorar a eficiência.

Hoje em dia, a multiplicação de ferramentas (faturação, GED, OCR, validação, contabilidade) já não é viável. A tendência é clara: centralizar os fluxos de trabalho de faturação eletrónica, GED, IA (antigo OCR) e validação numa única ferramenta.

Faturação eletrónica para os fabricantes: um requisito regulamentar fundamental

A faturação eletrónica já não é um assunto reservado aos serviços financeiros. Para os fabricantes, tem um impacto direto na :

• Fluxos de fornecedores e subcontratantes
• Elevado volume de facturas
• Ciclos de validação complexos (compras, produção, finanças)

De acordo com a reforma, os fabricantes devem :

• Emissão e receção de facturas electrónicas
• Transmitir os dados regulamentares às autoridades
• Utilizar uma plataforma aprovada pelo governo

Isto exige uma revisão dos processos e não apenas uma mudança de formato.

EDM industrial: centralização e segurança dos documentos contabilísticos

A GED (Gestão Eletrónica de Documentos) é um pilar da contabilidade digital na indústria.

Permite-lhe :

• Centralização de facturas, ordens de compra, contratos e documentos comprovativos
• Garantir a rastreabilidade e o arquivo legal
• Encontrar um documento em poucos segundos

Para os fabricantes, a GED está a tornar-se inseparável da faturação eletrónica: uma fatura sem GED continua a ser um documento isolado e difícil de utilizar.

Do OCR à IA: uma revolução na leitura de facturas para os fabricantes

Porque é que o OCR já não é suficiente para os fabricantes

Durante anos,o OCR (reconhecimento ótico de caracteres) foi utilizado para ler facturas e documentos. Mas num contexto industrial, rapidamente mostra os seus limites:

• Formatos diferentes para fornecedores diferentes
• Facturas complexas, com várias páginas e várias taxas
• Erros frequentes que exigem controlos manuais

O resultado é a perda de tempo e o risco de erros contabilísticos.

A IA substitui agora o OCR

Atualmente,a IA aplicada a facturas e documentos vai muito além do simples reconhecimento de caracteres.

Graças à inteligência artificial :

• Os campos são incluídos no seu contexto (IVA, linhas, montantes, fornecedores)
• Os modelos adaptam-se automaticamente a novos formatos
• A taxa de fiabilidade é muito mais elevada do que com o OCR convencional

O OCR foi agora substituído pela IA, que é mais exacta, mais rápida e de auto-aprendizagem.

Para os fabricantes, esta é uma alavanca fundamental para absorver grandes volumes sem sobrecarregar as suas equipas.

Fluxo de trabalho de validação de facturas industriais: automatizar sem perder o controlo

Na indústria, a validação de facturas raramente é linear:

• Serviço de compras
• Diretor de produção
• Serviço de Finanças

Um fluxo de trabalho integrado de validação de facturas permite :

• Definir circuitos de aprovação personalizados
• Automatizar as validações de acordo com regras (montantes, fornecedores, centros de custo)
• Monitorizar os progressos em tempo real

Resultado:

• Menos mensagens de correio eletrónico
• Menos bloqueios
• Prazos de pagamento controlados

Uma ferramenta única para faturação eletrónica, EDM, IA e fluxos de trabalho: um desafio fundamental para os fabricantes

Multiplicar as ferramentas criadas :

• Silos de informação
• Re-arquivamento desnecessário
• Riscos de incumprimento

Por outro lado, uma única ferramenta pode :

• Uma visão centralizada dos fluxos de fornecedores
• Automatização de ponta a ponta
• Conformidade regulamentar sustentável

Para os fabricantes, esta abordagem é atualmente a norma e não um luxo.

Azopio: uma plataforma tudo-em-um para os fabricantes e a faturação eletrónica

A Azopio, uma plataforma aprovada pelo governo, ajuda os fabricantes a digitalizar a sua pré-contabilidade, reunindo :

• Facturas electrónicas em conformidade com a regulamentação
• EDM integrado para todos os documentos
• IA avançada (substituindo o OCR) para leitura e dactilografia
• Fluxo de trabalho de validação adaptado às organizações industriais

Tudo isto numa solução simples e escalável, concebida para empresas muito pequenas.

Conclusão: digitalizar a contabilidade industrial significa unificar as ferramentas

Para os fabricantes, a faturação eletrónica é uma oportunidade para :

• Modernização dos processos
• Reduzir as tarefas manuais
• Garantir a conformidade regulamentar
• Ganhar visibilidade financeira

Faturação eletrónica, EDM, IA e fluxo de trabalho de validação numa única ferramenta: esta é a chave para uma gestão contabilística de alto desempenho e de longo prazo.