A gestão das facturas dos fornecedores é uma parte importante do trabalho das equipas de contabilidade e finanças. Em muitas empresas, o processo de validação continua a ser, em grande parte, manual: trocas de correio eletrónico, assinaturas em papel, validações informais ou múltiplos lembretes.
Esta operação pode conduzir a :
- atrasos na validação
- erros de processamento
- falta de visibilidade das facturas pendentes
- riscos de pagamentos não autorizados
Para responder a estes desafios, as empresas estão a criar um fluxo de trabalho de validação de facturas, também conhecido como circuito de aprovação de facturas de fornecedores.
Aoautomatizar o fluxo de trabalho das facturas, pode organizar, monitorizar e proteger todo o processo de validação antes de este ser integrado nas contas.
Neste artigo, analisaremos o :
- o que é o fluxo de trabalho de validação de facturas?
- as diferenças entre um circuito simples e um fluxo de trabalho multinível
- como definir regras de validação automática
- como melhorar o acompanhamento das facturas dos fornecedores
- e como ligar o processo à contabilidade através de exportações automatizadas.
O que é o fluxo de trabalho de validação de facturas?
O workflow de validação de facturas é um processo automatizado que define as etapas pelas quais uma fatura deve passar antes de ser lançada e paga.
Este circuito de homologação determina :
- as pessoas responsáveis pela validação
- a ordem de validação
- regras de encaminhamento de facturas
- notificações e lembretes automáticos.
Em termos práticos, quando uma fatura de fornecedor é recebida, é integrada numa plataforma de gestão automatizada de facturas que desencadeia automaticamente o fluxo de trabalho de validação.
Cada validador recebe então uma notificação que lhe permite:
- aprovar a fatura
- para o rejeitar
- solicitar informações adicionais.
Todas as acções são registadas, garantindo uma rastreabilidade completa do processo de validação.
Para compreender o funcionamento deste mecanismo na solução Azopio, consulte a página dedicada :
https://www.azopio.com/pt/fluxo-de-aprovacao/
Porquê criar um fluxo de trabalho de validação de facturas?
A implementação de um fluxo de trabalho de aprovação automatizado traz muitos benefícios para as empresas.
Melhorar o controlo das facturas dos fornecedores
Graças a um painel de controlo centralizado e a filtros de pesquisa, as equipas podem ver rapidamente :
- facturas a aguardar validação
- facturas validadas
- facturas rejeitadas
- facturas prontas para lançamento.
Isto melhora consideravelmente o controlo das facturas dos fornecedores e evita a perda de documentos.
Acelerar o processamento de facturas
A automatização do fluxo de trabalho das facturas significa que as facturas são enviadas automaticamente para as pessoas certas sem intervenção manual.
As validações são mais rápidas e os prazos de pagamento mais fáceis de gerir.
Reduzir os erros e os riscos
Um circuito de aprovação estruturado ajuda a evitar :
- pagamentos em duplicado
- facturas não validadas
- erros de registo contabilístico.
Cada fatura segue um processo claro e controlado.
Reforçar a conformidade e a rastreabilidade
Todas as acções (validação, rejeição, comentário) são registadas no histórico da fatura. Isto proporciona uma pista de auditoria fiável, que é particularmente útil no caso de uma auditoria interna ou fiscal.
Os diferentes tipos de circuitos de validação de facturas
Dependendo da dimensão da empresa e da complexidade dos seus processos internos, podem ser implementados vários tipos de fluxo de trabalho de validação.
As soluções de gestão automatizada de facturas permitem geralmente dois tipos principais de circuitos: simples ou avançados, como os propostos pela Azopio. As nossas duas primeiras ofertas, LITE e PRO, oferecem uma validação simples, enquanto as duas últimas, ADVANCED e ULTIMATE, oferecem uma validação avançada: ver detalhes das nossas ofertas aqui: https://www.azopio.com/pt/precos/
O circuito de validação simples (1 nível)
O workflow de validação simples corresponde ao caso mais básico: a fatura deve ser validada por uma única pessoa antes de ser lançada.
Como funciona
O processo é o seguinte:
- receção da fatura do fornecedor
- integração na plataforma de gestão de facturas
- transmissão automática a um único agente de validação
- validação ou rejeição da fatura
- exportação para a contabilidade.
Quando deve ser utilizado um fluxo de trabalho simples?
Este tipo de circuito é particularmente adequado para :
- PME e PME
- organizações com pouca hierarquia
- facturas de baixo valor
- quando o diretor de compras ou o executivo valida todas as despesas.
Vantagens do circuito simples
O fluxo de trabalho simples oferece uma série de vantagens:
- instalação rápida
- validação rápida de facturas
- processo gerível.
Mesmo com um único nível de validação, a empresa já beneficia do controlo automático das facturas dos fornecedores.
Circuito de validação avançado (fluxo de trabalho a vários níveis)
As empresas mais estruturadas utilizam geralmente um fluxo de trabalho de validação avançado com vários níveis de aprovação.
Em algumas soluções, como o Azopio, é possível configurar até 5 níveis de validação.
Exemplo de um circuito de homologação multinível
Uma fatura, por exemplo, pode seguir este caminho:
- gestor operacional
- diretor de departamento
- departamento financeiro
- gestão geral
- contabilidade.
Cada validador deve aprovar a fatura antes de esta passar à fase seguinte.
Porquê utilizar um fluxo de trabalho multinível?
Um circuito de aprovação avançado permite :
- controlo orçamental mais rigoroso
- validação adaptada às grandes despesas
- melhor governação financeira.
Este tipo de fluxo de trabalho é particularmente utilizado em :
- PME estruturadas
- ETIs
- organizações multi-serviços.
Configurar regras de validação automática
Uma das grandes vantagens das soluções modernas de fluxo de trabalho de validação de facturas é a capacidade de criar regras de encaminhamento automático.
Estas regras permitem adaptar o circuito de homologação em função de diferentes critérios.
Validação de acordo com o montante da fatura
Por exemplo, uma empresa pode definir a seguinte regra:
- fatura inferior a 500 euros → aprovação pelo chefe de departamento
- fatura entre 500 e 5 000 euros → aprovação pelo gestor + serviço financeiro
- fatura superior a 5 000 euros → aprovação pelos quadros superiores.
Assim, se uma fatura exceder um determinado limiar, é automaticamente enviada para um nível de validação posterior.
Validação por tipo de documento
O fluxo de trabalho simples ou avançado também pode ser configurado de acordo com o tipo de documento:
- Fornecedor
- Cliente
- Documento contabilístico
- Banco
- Outro documento
Por exemplo:
- Facturas do fornecedor de telefonia → validador do serviço informático
- marketing invoices → marketing validator.
- Contrato → finanças + Diretor Executivo
Adicionar anexos e colaborar no fluxo de trabalho
Um fluxo de trabalho de validação avançado faz mais do que apenas aprovar uma fatura.
Também pode ser utilizado para centralizar todos os documentos relacionados.
Por exemplo, os validadores podem adicionar :
- um formulário de encomenda
- um contrato com um fornecedor
- uma nota de entrega
- prova adicional.
Os utilizadores podem também :
- deixar um comentário
- fazer perguntas
- pedir correcções.
Isto facilita a colaboração entre equipas e melhora a transparência do processo.
Fluxo de trabalho simples vs fluxo de trabalho avançado: quais são as diferenças?
Dependendo da dimensão da empresa e da complexidade da sua organização, o fluxo de trabalho de validação das facturas dos fornecedores pode ser simples ou envolver vários níveis de aprovação.
O quadro seguinte compara as duas abordagens, utilizando a solução Azopio como exemplo:
| Critérios | Fluxo de trabalho de validação simples | Fluxo de trabalho de validação avançado |
| Número de níveis | 1 nível único de validação | Vários níveis (até 5) |
| Complexidade | Processo rápido e fácil | Processo estruturado e hierárquico |
| Tipo de empresa | PMEs, pequenas PMEs | PME estruturadas, ETIs, grandes empresas |
| Validação | Uma única pessoa valida a fatura | Vários validadores consoante a organização |
| Regras automáticas | Geralmente limitado | Regras avançadas (montante, serviço, fornecedor) |
| Gestão de recibos | Possíveis anexos | Adicionar notas de encomenda, contratos e documentos comprovativos |
| Rastreabilidade | Controlo pormenorizado das validações | Controlo pormenorizado das validações |
Na prática, muitas empresas começam com um fluxo de trabalho simples e depois passam para um fluxo de trabalho multinível à medida que a sua organização ou volume de facturas aumenta.
Automatização do fluxo de trabalho das facturas: ganhos de produtividade para o departamento de contabilidade
A automatização do fluxo de trabalho das facturas transforma um processo manual moroso num fluxo de trabalho digital fluido.
Em particular, uma solução de desmaterialização permite-lhe :
- recolha automática de facturas (correio eletrónico, digitalização, importação)
- extrair dados utilizando OCR e inteligência artificial (IA)
- acionar automaticamente o fluxo de trabalho de validação
- notificar os validadores
- reiniciar as validações pendentes.
Como resultado, as equipas de contabilidade gastam menos tempo na gestão administrativa e podem concentrar-se em tarefas de maior valor acrescentado.
Exportações de contabilidade: ligar o fluxo de trabalho ao seu software de contabilidade
Uma vez validada no fluxo de trabalho, a fatura deve ser introduzida nas contas.
As soluções de gestão automatizada de facturas permitem-lhe gerar exportações contabilísticas automáticas para evitar a dupla entrada.
Tipos de exportações contabilísticas
As informações podem ser exportadas para :
- software de contabilidade (Sage, ACD, Cegid, EBP, Cogilog, etc.)
- ERP
- ferramentas financeiras
- empresas de contabilidade.
Dados exportados
As exportações podem incluir :
- o fornecedor
- o número da fatura
- montantes sem impostos, IVA e imposto sobre vendas
- as contas
- centros de custos
- referências analíticas.
Isto assegura uma integração perfeita entre o fluxo de trabalho de validação e o sistema contabilístico.
Conclusão: o fluxo de trabalho de validação, um pilar da gestão automatizada das facturas
A implementação de um fluxo de trabalho de validação de facturas de fornecedores é agora um elemento-chave na modernização da gestão financeira das empresas.
Quer se trate de um circuito simples de um nível ou de um fluxo de trabalho avançado de vários níveis, a automatização permite :
- melhorar o controlo das facturas dos fornecedores
- validações seguras
- acelerar o processamento de facturas
- reduzir os erros
- simplificar a integração contabilística.
Com a generalização da faturação eletrónica, estas ferramentas tornam-se essenciais para a estruturação e automatização dos processos financeiros.
Para saber mais sobre o fluxo de trabalho de validação de facturas Azopio:
https://www.azopio.com/pt/fluxo-de-aprovacao/
FAQ : Fluxo de trabalho de validação de facturas
O que é um fluxo de trabalho de validação de facturas?
Um workflow de validação de facturas é um processo automatizado que organiza as etapas envolvidas na aprovação de uma fatura de fornecedor antes de esta ser contabilizada. Envia automaticamente a fatura para os aprovadores em causa e assegura a rastreabilidade das aprovações.
Porquê automatizar o circuito de aprovação de facturas?
A automatização do fluxo de trabalho das facturas reduz os erros, acelera as aprovações, melhora o controlo das facturas dos fornecedores e protege o processo contabilístico.
Quantos níveis pode ter um fluxo de trabalho de validação?
Dependendo da solução de gestão automatizada de facturas, um fluxo de trabalho pode envolver vários níveis de aprovação. Algumas plataformas, como a AZOPIO, permitem-lhe configurar até cinco níveis de aprovação, de acordo com a organização da sua empresa.
Podem ser definidas regras de validação automática?
Sim, é possível configurar regras automáticas no fluxo de trabalho de validação de facturas. Por exemplo, uma fatura acima de um determinado montante pode ser automaticamente enviada para um nível de validação adicional, como o departamento financeiro.
O fluxo de trabalho de validação pode ser ligado ao departamento de contabilidade?
Sim, as soluções de gestão automatizada de facturas permitem geralmente gerar exportações contabilísticas automáticas para software de contabilidade ou ERP para evitar entradas duplas.
