As compras são, desde há muito, um pilar da indústria. No entanto, num ambiente em constante mudança (volatilidade dos preços, cadeias de abastecimento complexas, questões de conformidade), já não pode contentar-se em ser um simples centro de custos. Atualmente, a gestão das compras industriais está a tornar-se uma verdadeira alavanca estratégica para o desempenho e a competitividade.

Saiba como as empresas industriais estão a transformar os seus processos de compra e qual o papel da digitalização na superação dos desafios deste sector exigente.

Os principais desafios que a função de compras enfrenta na indústria

O sector industrial, com as suas necessidades específicas em termos de matérias-primas, equipamento e subcontratação, enfrenta desafios únicos:

• ⚠️ Segurança do aprovisionamento: A mais pequena rutura de stock ou falha de qualidade de um fornecedor pode paralisar uma linha de produção. O desafio consiste em garantir a disponibilidade dos materiais essenciais(just-in-time), gerindo ao mesmo tempo a complexidade logística, nomeadamente nas compras internacionais.
• Controlo dos custos: As compras representam frequentemente uma parte muito importante do volume de negócios na indústria. A otimização das despesas e a negociação dos contratos são vitais para a rentabilidade, tanto mais que os preços das matérias-primas são flutuantes.
• ⚖️ Conformidade e rastreabilidade: O sector está sujeito a normas rigorosas. A gestão dos documentos (facturas, ordens de compra, contratos) deve assegurar uma rastreabilidade perfeita, essencial em caso de auditoria ou de problema de qualidade.
• Gestão das relações com os fornecedores: É fundamental procurar e estabelecer parcerias duradouras com fornecedores críticos. Já não se trata apenas de encontrar o preço mais baixo, mas de colaborar na inovação e na fiabilidade.

Digitalização: o turbo para o desempenho das compras

Perante estes desafios, a simples gestão manual de documentos e processos está a tornar-se um obstáculo. A integração de uma solução de desmaterialização e automatização como o Azopio pode transformar radicalmente o departamento de compras.

1. Centralização e visibilidade: Acabaram-se os dados dispersos

As facturas, encomendas e documentos dos fornecedores são frequentemente recebidos através de diferentes canais (correio eletrónico, papel, EDI).

• Solução Azopio: centralização de todos os documentos de compra numa plataforma única e segura. Isto permite ter uma visão geral das despesas em tempo real, facilitando a análise e a rápida identificação de potenciais poupanças.

2. Automatização: acelerar o ciclo “Procure-to-Pay” (P2P)

O processo de compra (desde a encomenda até ao pagamento, ou Procure-to-Pay) é longo e demorado.

• Solução Azopio:A extração automática de dados (montantes, fornecedor, datas) das facturas elimina a necessidade de introdução manual de dados. Esta automatização estende-se à implementação de circuitos personalizados de validação das facturas de compra. Isto agiliza o processo, liberta as equipas de tarefas administrativas e garante um melhor controlo interno.

3. Controlo das despesas e gestão orçamental

Na indústria, o controlo dos custos é vital. Um bom processo ajuda a evitar duplicações e aquisições não contratuais(TI sombra ).

• Solução Azopio: Um fluxo de trabalho de validação configurável garante que cada fatura é validada pelas pessoas certas antes do pagamento. Combinado com ferramentas precisas de elaboração de relatórios sobre os fluxos financeiros, pode melhorar o controlo das despesas e evitar derrapagens orçamentais.

4. Pagamento a fornecedores e otimização do fluxo de caixa

Gerir os prazos de pagamento e assegurar que as transacções decorrem sem problemas é essencial para manter boas relações com os fornecedores e garantir um fluxo de caixa saudável.

• Solução de Azopio :
  • A plataforma permite queas facturas sejam iniciadas e pagas diretamente a partir da interface, ou através da geração de ficheiros SEPA XML. O acompanhamento do estado dos pagamentos em tempo real permite-lhe otimizar a sua tesouraria e evitar atrasos.
  • Além disso, o Azopio permite a consolidação de vários bancos e simplifica a reconciliação bancária. Ao sincronizar-se com as suas contas, o Azopio recupera os seus movimentos bancários e reconcilia-os automaticamente. Isto não só detecta quaisquer facturas em falta ou discrepâncias, como também actualiza automaticamente o estado de pagamento das facturas dos fornecedores na plataforma, fornecendo à sua equipa financeira uma visão precisa e actualizada em todos os momentos.

Conclusão: O comprador industrial 4.0

O comprador industrial moderno precisa de se concentrar no aprovisionamento estratégico, na negociação e na gestão do risco. Ao delegar tarefas administrativas repetitivas numa solução de automatização como o Azopio, passa do papel de operador para o de parceiro comercial estratégico.

A digitalização não é uma opção, mas uma necessidade para os fabricantes que pretendem manter-se competitivos. Garante eficiência, conformidade e a visibilidade necessária para tomar decisões informadas.

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