Para muitos gestores de PMEs e PMEs, a gestão administrativa é frequentemente vista como um “mal necessário”. Entre a cobrança de facturas, o registo de recibos e a preparação de documentos para o revisor oficial de contas, estas tarefas morosas consomem um tempo precioso.
No entanto, o rigor não deve ser uma opção. Uma contabilidade pouco rigorosa pode conduzir a erros no fluxo de caixa, a pagamentos em atraso e até a penalizações. Então, como é que se pode aliviar a carga sem perder a precisão? A resposta está na centralização e no processamento inteligente dos fluxos.
1. Centralizar a cobrança das facturas dos fornecedores para eliminar os excessos
A falta de rigor raramente resulta de má vontade, mas muitas vezes da dispersão dos documentos: um recibo no bolso, uma fatura recebida por e-mail, um ficheiro PDF perdido nos downloads.
O Azopio resolve este problema fornecendo pontos de entrada simples para garantir que nenhum documento passa despercebido:
- Sincronização da caixa de correio :
Ligue a sua caixa de correio profissional. O Azopio detecta e extrai automaticamente as facturas recebidas como anexos. - Endereço de correio eletrónico dedicado:
Transfira (ou peça aos seus fornecedores que enviem) as suas facturas diretamente para o seu endereço @mail2.azopio.com. - Aplicação móvel (Azopio Snap):
Um recibo de restaurante ou uma compra numa loja? Tire-o instantaneamente. É processado antes mesmo de o colocar na sua carteira.
2. Extração de facturas e recibos com recurso à IA (Inteligência Artificial): o fim da introdução manual de dados
A introdução manual de dados é inimiga da exatidão: números invertidos, erros de taxa de IVA, datas esquecidas, etc. Utilizando as mais recentes tecnologias de inteligência artificial (IA) (mais potentes do que as baseadas no reconhecimento ótico de caracteres(OCR)), o Azopio automatiza a leitura dos dados:
- Nome do fornecedor
- Montantes antes e depois de impostos
- IVA
- Moeda e data
O resultado? Não se digita nada, valida-se. Isto garante uma base de dados limpa que pode ser utilizada imediatamente pelo seu contabilista.
3. A reconciliação bancária: o juiz do seu rigor
Uma contabilidade rigorosa baseia-se numa regra de ouro: cada transação bancária deve ter um documento comprovativo. Fazer isto manualmente uma vez por mês é uma grande fonte de stress.
Ao ligar a sua conta bancária ao Azopio, a ferramenta faz a ligação por si:
- Identifica uma despesa no seu extrato.
- Procura a(s) fatura(s) correspondente(s) nos documentos recolhidos.
- O sistema dir-lhe-á se faltam documentos comprovativos.
Este controlo “à medida que se vai fazendo” dá-lhe uma imagem real do seu fluxo de caixa e proporciona-lhe tranquilidade em caso de auditoria fiscal.
4. As vantagens: para além da poupança de tempo
Existem três vantagens estratégicas na adoção deste tipo de organização:
- Uma visão clara do seu fluxo de tesouraria: ao centralizar as suas facturas a partir do momento em que as recebe, sabe quais são os seus compromissos reais em cada momento, sem esperar pelo balanço.
- Colaboração sem problemas: o seu contabilista pode aceder aos documentos em tempo real. Acabaram-se as intermináveis trocas de correio eletrónico e os “documentos em falta” no final do ano.
- Conformidade nativa: Com a chegada da faturação eletrónica, estruturar agora os seus fluxos de dados é a melhor forma de antecipar as obrigações legais de amanhã.
Uma nota de cautela: a automatização não significa desinteresse. A ferramenta faz o trabalho pesado (recolha e extração de dados), mas o utilizador mantém o controlo da validação final.
Conclusão: As pessoas no centro do valor
Reduzir a carga administrativa não é um fim em si mesmo, é uma alavanca para o crescimento. Ao delegar tarefas repetitivas em processos robustos, não sacrifica o rigor: torna-o sistémico. Isto liberta-o para o que realmente importa: analisar as suas margens e desenvolver a sua atividade.
