A reforma da faturação eletrónica constitui uma das maiores mudanças administrativas para as empresas francesas desde há várias décadas. Afecta todas as empresas sujeitas a IVA, incluindo as profissões jurídicas, como os escritórios de advogados.

Para além da obrigação regulamentar, esta reforma transformará as práticas de faturação, bem como os processos internos de desmaterialização das facturas dos fornecedores, a gestão documental e a transmissão dos documentos contabilísticos.

Para os escritórios de advogados, o desafio é duplo:

• cumprir as novas obrigações fiscais
• modernizar a gestão administrativa da clínica

Neste artigo, analisamos as obrigações, as principais datas e as oportunidades da reforma para os escritórios de advogados.

Faturação eletrónica: uma grande transformação na faturação das empresas

A reforma da faturação eletrónica foi introduzida pelo governo para modernizar a gestão do IVA e combater a fraude fiscal.

Os seus principais objectivos são :

• automatizar a transmissão de dados de faturação
• simplificar as obrigações de informação das empresas
• melhorar a rastreabilidade das transacções
• modernizar os intercâmbios entre as empresas e a administração fiscal

Ao contrário do que se pensa, uma fatura eletrónica não é simplesmente um PDF enviado por correio eletrónico.

Uma verdadeira fatura eletrónica deve :

• ser gerados num formato estruturado (dados automaticamente utilizáveis)
• trânsito através de uma plataforma compatível com os impostos
• enviar determinadas informações às autoridades fiscais

Por conseguinte, esta alteração afecta todas as empresas, bem como os escritórios de advogados quando facturam clientes profissionais.

As profissões jurídicas afectadas pela reforma

A reforma da faturação eletrónica aplica-se às empresas sujeitas a IVA.

As profissões jurídicas, em particular :

• escritórios de advogados
• empresas de consultoria jurídica
• certas estruturas de prática jurídica

são, por conseguinte, afectados quando facturam clientes profissionais (B2B).

Isto significa que as empresas terão gradualmente de :

• receber facturas electrónicas dos seus fornecedores
• emitir facturas electrónicas para os seus clientes empresariais
• transmitir certos dados de transacções às autoridades fiscais

Para muitos escritórios de advogados, isto significa alterar os seus instrumentos e procedimentos de faturação.

Deve passar por uma plataforma aprovada (AP)

Um elemento central da reforma é a utilização de plataformas autorizadas (AP).

Contrariamente ao plano inicial, as empresas não poderão enviar as suas facturas diretamente através do Portal Público de Faturação (PPF).

As facturas devem passar por uma Plataforma Aprovada registada junto das autoridades fiscais.

Estas plataformas desempenham várias funções essenciais:

• transmissão de facturas electrónicas entre empresas
• controlo da conformidade dos dados
• transmissão de informações fiscais às autoridades fiscais
• gestão de relatórios electrónicos

As plataformas aprovadas são, por conseguinte, um elemento-chave na reforma da faturação sem papel.

Datas importantes para as sociedades de advogados

A reforma está a ser introduzida gradualmente para dar tempo às empresas para se adaptarem.

1 de setembro de 2026: homologação obrigatória

A partir desta data :

• todas as empresas terão de estar aptas a receber facturas electrónicas através de uma plataforma aprovada

Isto inclui escritórios de advogados de todas as dimensões.

1 de setembro de 2027: emissão obrigatória para as PME

As pequenas e médias empresas, que incluem a maioria dos escritórios de advogados, também terão de emitir facturas electrónicas aos seus clientes empresariais.

Em termos concretos :

• As facturas em PDF enviadas por correio eletrónico deixarão de ser suficientes
• as facturas devem ser enviadas através de uma plataforma aprovada

Desafios específicos para as sociedades de advogados

A diversidade dos tipos de faturação

Os escritórios de advogados cobram frequentemente :

• de empresas
• indivíduos
• instituições públicas

Consoante o caso, as operações são :

• faturação eletrónica (B2B)
• Relatórios electrónicos (B2C ou internacionais)

Esta diversidade torna a gestão da faturação mais complexa e exige ferramentas adequadas.

A desmaterialização das facturas dos fornecedores: um desafio frequentemente subestimado

Quando se fala da reforma da faturação eletrónica, pensa-se muitas vezes apenas nas facturas enviadas aos clientes.

Mas para os escritórios de advogados, outro grande desafio é a desmaterialização das facturas dos fornecedores.

Uma empresa recebe um grande número de facturas:

• Fornecedores de serviços informáticos
• subscrições de software
• serviços administrativos
• prestadores de serviços jurídicos
• despesas gerais

Em muitos consultórios, estas facturas ainda são processadas muito manualmente:

• receção por correio eletrónico
• armazenamento em pastas
• transmissão à empresa de contabilidade
• validação interna

Isto pode levar a :

• um desperdício de tempo administrativo
• falta de visibilidade das despesas
• erros de introdução de dados
• organização ineficaz dos documentos

A reforma constitui, pois, uma oportunidade para melhorar a desmaterialização das facturas dos fornecedores.

Automatizar a gestão de facturas num escritório de advogados

Para se anteciparem à reforma, as empresas podem implementar soluções para automatizar a desmaterialização das facturas.

Uma ferramenta moderna permite :

• Recolha automática de facturas electrónicas e desmaterializadas (e-mail, depósito, conectores)
• extrair automaticamente dados-chave
• organização de documentos contabilísticos
• criar fluxos de trabalho de validação
• enviar os documentos ao revisor oficial de contas

Soluções como o Azopio permitem simplificar a gestão e a desmaterialização das facturas de fornecedores nos escritórios de advogados.

Estas ferramentas facilitam a :

• centralização das facturas
• registo contabilístico automatizado
• rastreabilidade das validações
• preparar a reforma da faturação eletrónica

Configurar fluxos de trabalho de validação de despesas

Nas empresas com vários sócios ou equipas, a validação das despesas pode tornar-se rapidamente complexa.

As soluções de desmaterialização de facturas de fornecedores permitem-lhe implementar regras simples, tais como :

• fatura entre 300 e 1 000 euros → validação por um gestor
• fatura > 1000 euros → aprovação por um parceiro

Estes fluxos de trabalho oferecem uma série de vantagens:

• melhor controlo interno
• rastreabilidade das decisões
• reduzir os erros administrativos
• poupa tempo às equipas

Melhor colaboração com o seu contabilista ajuramentado

A desmaterialização das facturas dos fornecedores melhora também a colaboração com o revisor oficial de contas da empresa.

Os documentos podem ser :

• centralizado numa única plataforma
• ordenado automaticamente
• enviadas diretamente para a empresa de contabilidade

Isto permite :

• evitar o envio de documentos por correio eletrónico
• reduzir os erros de introdução de dados
• melhorar a qualidade dos dados contabilísticos

Antecipar desde já a reforma da faturação eletrónica

Embora certas obrigações entrem em vigor em 2026 e 2027, recomenda-se vivamente que se antecipe à reforma desde já.

A implementação de ferramentas de desmaterialização de facturas permite :

• habituar as equipas a novos processos
• estrutura de gestão de documentos
• simplificar a gestão administrativa da clínica

Isto permitir-lhe-á também preparar a transição para a faturação eletrónica obrigatória com maior tranquilidade.

Conclusão

A reforma da faturação eletrónica transformará radicalmente as práticas de gestão administrativa das empresas, incluindo os escritórios de advogados.

Para as profissões jurídicas, esta evolução implica :

• adotar uma plataforma aprovada
• adaptação dos instrumentos de faturação
• a modernização da faturação eletrónica dos fornecedores

As empresas que se anteciparem a esta transformação poderão não só cumprir a regulamentação, mas também melhorar a sua organização interna.

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