A gestão de facturas é um pilar central de qualquer empresa, mas pode rapidamente tornar-se uma dor de cabeça se não for optimizada.
rapidamente se tornar uma dor de cabeça se não for optimizada. Atrasos nos pagamentos, erros na introdução de dados, falta de visibilidade..,
falta de visibilidade… Estes problemas são comuns sem um circuito bem definido.
circuito bem definido. Então, como transformar este processo, muitas vezes trabalhoso, num fluxo de trabalho fluido
e eficiente ? É isso que vamos explorar.

Porque é que um circuito de validação de facturas é essencial

Um circuito de validação de facturas não é apenas um luxo, é uma necessidade por várias razões:

Otimização das relações com os fornecedores: Pagamentos mais rápidos e mais precisos criam confiança e melhoram as relações com os seus fornecedores.

Redução de erros: Ao envolver vários níveis de verificação, pode reduzir drasticamente o risco de erros de faturação, pagamentos duplicados ou aprovações inadequadas.

Melhoria do controlo orçamental: cada fatura é examinada e aprovada pelas pessoas adequadas, garantindo que as despesas estão em conformidade com o orçamento atribuído.

Poupanças de tempo significativas: Acabaram-se as intermináveis idas e vindas de documentos físicos ou e-mails dispersos. Um fluxo de trabalho estruturado acelera o processo de aprovação.

Transparência e rastreabilidade: Todas as etapas do processo de validação são registadas, permitindo uma visibilidade total do estado de cada fatura e uma rastreabilidade impecável em caso de auditoria.

As principais etapas de um fluxo de trabalho de validação eficaz

A criação de um circuito de validação robusto envolve uma série de etapas cruciais:

1. Definição de funções e responsabilidades

Quem valida o quê? Esta é a primeira questão a colocar. Identificar claramente as pessoas envolvidas no processo:

• Receção da fatura: quem a recebe e efectua o controlo inicial?
• Verificação e reconciliação: Quem garante que a fatura corresponde à ordem de compra ou à nota de entrega?
• Aprovação da gestão de linha: Que gestores ou chefes de departamento têm de aprovar os montantes ou categorias de despesas?
• Aprovação final e pagamento: Quem é responsável pela aprovação final e pelo acionamento do pagamento?

2. Estabelecer as regras de validação

O fluxo de trabalho deve ser regido por regras claras. Por exemplo:

• Limites de montante: Uma fatura de 100 euros não requer a mesma cadeia de aprovação que uma fatura de 10 000 euros.
• Tipos de despesas: as despesas de marketing podem ser aprovadas pelo chefe do departamento de marketing, enquanto as despesas informáticas são da responsabilidade do diretor de informática.
• Projectos específicos: algumas facturas podem exigir a aprovação do gestor de projeto relevante.

3. Escolher a solução tecnológica correta

É aqui que a tecnologia entra em ação para racionalizar o seu fluxo de trabalho. Existem várias opções disponíveis, desde ferramentas de gestão eletrónica de documentos (EDM) a software de contabilidade integrado com módulos de aprovação. Procure soluções que ofereçam :

• Automatização: A capacidade de desencadear automaticamente etapas do fluxo de trabalho na sequência de uma ação (por exemplo, receção de uma fatura).
• Personalização: A capacidade de adaptar o circuito de validação às suas regras específicas.
• Alertas e lembretes: Notificações para os aprovadores e lembretes quando os prazos são ultrapassados.
• Painéis de controlo e relatórios: uma visão geral do estado das facturas e análise dos estrangulamentos.
• Integração: Compatibilidade com os seus sistemas actuais (CRM, ERP, etc.).

4. Testar e ajustar

Depois de ter criado o seu circuito de validação, não salte a fase de teste. Envolva os principais utilizadores para identificar os pontos problemáticos e as melhorias possíveis. Um fluxo de trabalho tem de ser dinâmico e adaptável às mudanças na sua atividade.

Como a Azopio facilita a implementação do seu circuito de validação de facturas

Entre as soluções tecnológicas disponíveis, a Azopio é o aliado ideal para desmaterializar e otimizar o seu circuito de validação de facturas. Veja como a Azopio o pode ajudar:

• Captura e reconhecimento inteligente: O Azopio permite-lhe centralizar todas as suas facturas (e-mail, digitalização, importação) e utiliza inteligência artificial para extrair automaticamente dados-chave (fornecedor, montante, data, etc.). Isto elimina a introdução manual de dados e os erros associados, lançando as bases para um fluxo de trabalho sem atritos.
  
• Workflows de aprovação personalizáveis: No coração do Azopio, pode definir e automatizar circuitos de aprovação personalizados. Quer se trate de uma aprovação simples ou de um fluxo de trabalho complexo com várias fases condicionais (por exemplo, “se o montante for superior a X euros, a aprovação será feita pelo N+1 e pelo diretor financeiro”), o Azopio adapta-se às suas regras de negócio.
  
• Regras de atribuição inteligentes: Pode definir regras para encaminhar automaticamente as facturas para os aprovadores certos com base em critérios predefinidos: fornecedor, montante, centro de custos, projeto ou qualquer outra dimensão relevante para a sua empresa. Isto garante que a fatura vai diretamente para a pessoa certa.
  
• Alertas e notificações em tempo real: os aprovadores recebem notificações instantâneas quando uma fatura necessita de aprovação, por correio eletrónico ou através da aplicação. Podem ser enviados lembretes para evitar atrasos e manter o fluxo de trabalho a funcionar corretamente.
  
• Acesso e validação simplificados: Os aprovadores podem ver as facturas e validá-las (ou rejeitá-las com um motivo) a partir de qualquer lugar, através de uma interface Web intuitiva. Esta flexibilidade acelera consideravelmente o processo de aprovação.
  
• Rastreabilidade total e pista de auditoria fiável: todas as acções (receção, extração, validação, rejeição, pagamento) são registadas e datadas. O Azopio fornece um histórico detalhado de cada fatura, oferecendo uma rastreabilidade total e facilitando as auditorias internas ou externas.
  
• Integração com o seu Ecossistema: O Azopio integra-se facilmente com muitos softwares de contabilidade e ERP existentes no mercado (Sage, Cegid, QuickBooks, ACD, Wavesoft, etc.), permitindo exportar os dados validados para a contabilidade. Esta integração garante a continuidade da informação e evita as duplas entradas.

Ao tirar partido de soluções como a Azopio, as empresas podem não só desmaterializar as suas facturas, mas sobretudo estabelecer um circuito de validação que reduz os tempos de processamento, minimiza os erros e liberta tempo para tarefas de maior valor acrescentado.

Em conclusão, a criação de um circuito de validação de facturas eficiente é um investimento que rapidamente compensa. Ao transformar um processo frequentemente caótico num fluxo de trabalho estruturado e automatizado, pode aumentar a produtividade, reduzir os erros, reforçar o seu controlo financeiro e melhorar as relações com os seus parceiros. Não espere mais para otimizar a sua gestão de facturas e dar um novo impulso à sua empresa!