Introduction : Pourquoi passer à l’archivage numérique ?

Entre les documents papier qui s’accumulent, les fichiers éparpillés dans plusieurs dossiers ou les mails impossibles à retrouver, la gestion documentaire peut vite tourner au casse-tête.

Pourtant, mettre en place un archivage numérique structuré permet de gagner en efficacité, en sécurité et en sérénité. Voici les bonnes pratiques à adopter pour passer sereinement au tout numérique.

Étape 1 – Numériser correctement vos documents

Première étape : transformer vos documents papier en fichiers numériques lisibles et exploitables.

• Choisissez les bons formats. Le PDF reste le format le plus stable pour les documents administratifs, tandis que le JPEG ou le PNG conviennent pour des pièces justificatives simples.
• Assurez une bonne qualité de numérisation. Une résolution de 300 dpi est suffisante pour conserver la lisibilité et permettre la reconnaissance automatique des textes par OCR ou IA Intelligence Artificielle.
• Rangez vos scans dès leur création. Évitez de les laisser s’entasser sur votre bureau numérique.
  

💡 Erreur à éviter : scanner des documents en masse sans les nommer ni les classer immédiatement. Vous risquez de créer un nouveau “tas de papier numérique” difficile à exploiter.

Étape 2 – Classer et nommer intelligemment

Un bon classement, c’est la clé d’un archivage réussi. L’objectif : retrouver n’importe quel document en quelques secondes.

• Adoptez une logique simple et constante.
  Classez vos documents selon une structure claire — par exemple, un dossier par année, puis par type de document (factures, relevés, clients, fournisseurs…).
• Appliquez une convention de nommage homogène.
  Chaque fichier doit comporter la date, le nom de l’émetteur et la nature du document.
  Exemple : 2025-03_EDF_Facture.pdf ou 2025-04_ClientDupont_Facture.pdf.
• Évitez les intitulés trop longs ou les abréviations obscures.
• Structurez vos dossiers par date, type et nature de document.
• Imposez une règle commune si plusieurs personnes gèrent les fichiers

💡 Erreur à éviter : modifier la structure des dossiers en cours de route. Une méthode cohérente dès le départ facilite la recherche et la collaboration.

→ Ce sont les points essentiels d’une bonne GED en entreprise : un classement clair, cohérent et partagé par tous, qui garantit une gestion documentaire efficace et durable.

Étape 3 – Sécuriser et sauvegarder vos archives

Un archivage numérique n’a de sens que s’il est fiable et pérenne.
Vos documents doivent rester accessibles, même en cas de panne ou de changement de matériel.

• Multipliez les sauvegardes. Combinez une sauvegarde locale (disque externe) et une sauvegarde distante (cloud sécurisé).
• Protégez les accès. Mots de passe robustes, authentification double facteur, et gestion des droits par utilisateur.
• Vérifiez la conformité RGPD. Les données contenant des informations personnelles doivent être stockées de manière sécurisée et traçable.

💡 Erreur à éviter : tout conserver sur un seul disque dur ou un simple cloud personnel non chiffré. En cas de piratage ou de panne, la perte peut être définitive.

→  C’est un pilier central de la gestion documentaire : des sauvegardes fiables et un accès sécurisé garantissent la continuité et la confiance dans la durée.

Étape 4 – Automatiser avec une GED (Gestion Électronique des Documents)

La Gestion Électronique des Documents (GED) simplifie et fiabilise l’archivage au quotidien.
Elle permet de centraliser, classer, retrouver et partager les documents automatiquement.

Avec une solution comme Azopio, vos factures, relevés et justificatifs sont :

• importés automatiquement depuis vos boîtes emails, photos,doc pdf
• reconnus grâce à la lecture automatique,
• classés dans les bons dossiers sans intervention manuelle,
• accessibles à tout moment, depuis n’importe quel appareil,
• partageables avec vos collaborateurs internes (envoi en validation aux collègues) ou externes (cabinets comptables)

💡 Avantage clé : vous éliminez le risque d’oubli, d’erreur de classement ou de doublon, tout en gagnant un temps précieux sur la gestion administrative.

 Fini le temps passé à nommer vos pièces manuellement, finie la recherche fastidieuse, et les allers-retours physiques pour les validations de factures ! 

→ C’est l’étape qui fait la différence : l’automatisation transforme la rigueur du classement en un véritable levier de productivité.

Bonus – Durées légales de conservation

L’archivage numérique doit aussi respecter les obligations légales de conservation.

Voici quelques repères :

Type de document	Durée minimale de conservation
Factures clients et fournisseurs	10 ans
Documents bancaires	5 ans
Bulletins de paie (copie employeur)	5 ans
Pièces comptables (journaux, grand livre)	10 ans

Le saviez-vous ?
Un document numérique possède la même valeur légale qu’un document papier, à condition qu’il soit authentique, lisible et conservé dans des conditions garantissant son intégrité.

Conclusion

Passer à l’archivage numérique, c’est bien plus qu’une simple question de place.
C’est une démarche structurante qui :

• fait gagner du temps,
• réduit les risques de perte ou d’erreur,
• assure la conformité légale,
• et améliore la collaboration au sein de l’entreprise.
  

En adoptant les bons réflexes dès aujourd’hui — ou en confiant la gestion à une plateforme comme Azopio — vous faites un pas décisif vers une gestion documentaire moderne, simple et sécurisée.

Pour aller plus loin, découvrez la solution de GED et de dématérialisation des factures proposée par Azopio

FAQ – Tout savoir sur l’archivage numérique

Qu’est-ce qu’un archivage numérique ?

L’archivage numérique consiste à conserver, classer et sécuriser les documents sous format électronique plutôt qu’en version papier.
L’objectif est de garantir leur accessibilité, leur intégrité et leur valeur légale dans le temps, tout en simplifiant la gestion quotidienne.

Quelle est la différence entre numérisation et archivage numérique ?

La numérisation consiste simplement à scanner un document papier pour l’obtenir en format électronique.
L’archivage numérique, lui, va plus loin : il implique une organisation, une classification et une conservation sécurisée des fichiers selon des règles précises (formats, durées légales, sauvegardes, etc.).

Comment choisir une bonne solution de GED pour son entreprise ?

Une bonne solution de GED doit offrir :

• un classement automatique des documents,
• une reconnaissance intelligente (IA/OCR) pour faciliter la recherche,
• un espace de stockage sécurisé conforme au RGPD,
• et une interface simple permettant de collaborer facilement.

→ Des plateformes comme Azopio répondent à ces critères en automatisant l’import, le classement et la conservation des documents comptables et administratifs.