La eficiencia de una empresa descansa sobre muchos pilares, y la gestión de documentos es uno de los más críticos. A menudo nos perdemos entre montañas de facturas en papel, múltiples versiones de un mismo archivo en distintos discos o correos electrónicos de validación que se ahogan en nuestras bandejas de entrada.

Afortunadamente, existe una solución: la gestión electrónica de documentos (GED). Más que un simple espacio de almacenamiento, una GED es un auténtico sistema de gestión que centraliza, organiza y automatiza sus flujos documentales. Pero, ¿cómo implantar con éxito un sistema de este tipo en su empresa? He aquí una guía en varias etapas clave.

Paso 1: Analizar sus necesidades actuales (la evaluación)

Antes de lanzarse de cabeza, tómese su tiempo para hacer balance. El éxito de la implantación empieza por conocer a fondo los procesos internos.

• Identifique los cuellos de botella: ¿Dónde están los puntos conflictivos en su gestión documental? ¿Se tarda demasiado en encontrar las facturas de los proveedores? ¿Lleva demasiado tiempo el proceso de validación de facturas y contratos?
• Hagabalance de sus documentos: ¿Qué tipos de documentos gestionas (facturas, contratos, nóminas, otros documentos)? ¿En qué formato (papel, digital)? ¿Cuál es el volumen por departamento?
• Defina sus objetivos: ¿quiere reducir los costes de impresión, mejorar la productividad, garantizar el cumplimiento (RGPD, facturación electrónica) o simplemente hacer más fluida la colaboración?

Al implicar a los equipos afectados desde el principio, puede asegurarse de que la solución final responde a sus necesidades reales y no sólo a sus suposiciones.

Paso 2: Elegir la solución de electroerosión adecuada (la herramienta adecuada)

El mercado de soluciones de GED es muy amplio. Elegir la plataforma adecuada es crucial y debe basarse en los objetivos que haya definido.

• Funciones esenciales: asegúrese de que la solución ofrece las funciones que necesita:
  
  • Captura y escaneado: La capacidad de escanear documentos en papel y extraer datos de ellos medianteIA supone un considerable ahorro de tiempo. El OCR (reconocimiento óptico de caracteres) o el ADR (lectura automática de documentos) son actualmente tecnologías de reconocimiento menos potentes que las últimas tecnologías que utilizan la Inteligencia Artificial. Así que antes de elegir tu solución, asegúrate de probarla para comprobar por ti mismo la fiabilidad del reconocimiento de datos.
  • Indexación y búsqueda: la potencia del motor de búsqueda es un criterio esencial. La posibilidad de crear metadatos personalizados (por ejemplo, nombre del cliente, número de factura, fecha) hace que la búsqueda sea casi instantánea. Una vez más, una solución que permita hacer pruebas evita sorpresas desagradables más adelante.
  • Flujo de trabajo y automatización: Un buen GED debería permitirle automatizar sus procesos (circuitos de validación, envío para el pago).
  • Archivado seguro: el archivado seguro y conforme de sus documentos (cumplimiento fiscal) no es negociable.
    
• Criterios técnicos: También debe considerar la facilidad de integración de la solución con sus herramientas existentes (una solución con una API (como Azopio) permite la interconexión entre sistemas) y la escalabilidad de la solución. Privilegiar una solución en la nube puede ofrecer mayor flexibilidad y seguridad.

Etapa 3: Planificación de la implantación y el despliegue (la hoja de ruta)

Una vez elegida la solución, es hora de planificar su despliegue.

• Designar un jefe de proyecto: designe a un responsable o a un equipo para supervisar el proyecto. Los «usuarios clave» de cada departamento pueden actuar como enlaces para la formación y los comentarios.
• Forme a sus equipos: La resistencia al cambio es natural. La gestión del cambio es esencial. Explique claramente las ventajas de la GED para todos: menos pérdida de tiempo, acceso simplificado a la información y mejora de la colaboración. La formación periódica y el apoyo continuo son la clave del éxito.

Configurar un GED solía parecer complejo, pero con Azopio, el GED ya no es un proyecto oneroso o que requiere mucho tiempo: la implantación es sencilla, rápida y eficaz. Gracias a su interfaz intuitiva, la recogida y el archivo automatizados de documentos y la perfecta integración con el software de contabilidad, la implantación es pan comido. Sus equipos se familiarizarán fácilmente con la herramienta, sin necesidad de una formación compleja, y se beneficiarán inmediatamente de un ahorro de tiempo y de una mayor eficacia.

Etapa 4: Seguimiento y optimización (mejora continua)

Configurar su GED no es un fin en sí mismo. Es el comienzo de una transformación continua.

• Mida los resultados: realice un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) para evaluar el éxito de su proyecto: el tiempo medio que se tarda en encontrar un documento, el índice de adopción por parte de los usuarios o la reducción de los costes relacionados con el papel.
• Evalúe periódicamente: recabe opiniones de sus equipos. Sus sugerencias le ayudarán a perfeccionar los flujos de trabajo y maximizar la eficiencia de su GED.

Siguiendo estos pasos, no sólo está implantando un software, sino que está transformando radicalmente la forma en que su empresa gestiona la información. ¿Cuál es el resultado? Mayor productividad, procesos simplificados y equipos más eficientes.

Azopio es reconocido como un poderoso aliado en esta transformación. Al automatizar la recogida, el tratamiento y el archivo de sus documentos contables, la solución se integra perfectamente en una estrategia global de GED, ahorrándole un tiempo precioso en el día a día… ¡y todo ello con la mayor sencillez!