Toda empresa inscrita en el Registro Mercantil (RCS) debe llevar contabilidad. Dependiendo de la categoría jurídica y las opciones fiscales elegidas por el empresario para su estructura, se debe implementar la contabilidad de caja o de ejercicio. La contabilidad puede ser llevada por las propias empresas o encomendada a un censor jurado de cuentas colegiado.

Además, soluciones innovadoras, como la que ofrece Azopio, ponen las tecnologías digitales al servicio de las empresas y sus contables para simplificar y automatizar la contabilidad y permitirles ofrecer un servicio menos costoso y una gestión en tiempo real de la gestión diaria de la empresa.

¿Qué es la contabilidad de caja?

La contabilidad de caja implica llevar las cuentas según las transacciones bancarias. Por lo tanto, basta con analizar los extractos/transacciones bancarias recibidos mensualmente, sin olvidar adjuntar la documentación justificativa (facturas de clientes, facturas de proveedores, recibos, etc.).

Aunque este método es sencillo, no permite el seguimiento de los pagos de facturas. Además, la contabilidad de caja se limita a las empresas con personalidad jurídica de empresa unipersonal que hayan optado por la siguiente tributación (según su categoría, como se explica a continuación):

• BNC (Beneficios No Comerciales) sujetos al régimen de declaración controlada,
• especialmente para las profesiones liberales.
• Sociedades civiles sujetas al IR (Impuesto sobre la Renta), en particular las ECI.

¿Qué es la contabilidad de acumulación?

La contabilidad de devengo es un método de registro en el que los movimientos que afectan a los activos de la empresa se registran en el momento de su adquisición (ingresos) o su contracción (deuda), y ya no se basan en movimientos bancarios. Por lo tanto, los ingresos deben registrarse cuando se adquieren legalmente y los gastos cuando se incurren, incluso si no se han pagado.

Así, los ingresos deben registrarse cuando se adquieren legalmente y los gastos cuando se incurren, aunque no se hayan pagado.

Este método es más restrictivo, ya que requiere, entre otras cosas, la conciliación bancaria, pero permite un seguimiento muy preciso de las cuentas por cobrar y las deudas de una empresa. Además, la contabilidad de devengo es obligatoria para:

• Sociedades mercantiles (EURL, SASU, SARL, SAS, SA, etc.),
• Asociaciones y comités de empresa cuyos recursos superen los 153.000 euros
• Empresas acogidas al régimen fiscal BIC (Beneficios Industriales y Comerciales)

Conclusión

Independientemente de si su empresa lleva contabilidad de caja o de acumulación, aún enfrenta problemas comunes que, gracias al uso de herramientas digitales simples, intuitivas y económicas, como Azopio, ahora permiten automatizar acciones que consumen mucho tiempo:

• Centralización de la documentación contable: Las facturas de clientes, proveedores y demás facturas llegan de forma inconsistente (papel, correo electrónico, sitio web), pero deben conservarse (digitalmente o en papel). Es importante conservar todos los documentos contables, ya que permiten justificar la exactitud de los documentos contables resumidos (balance general y cuenta de resultados). De hecho, si no se presentan estos documentos a las autoridades fiscales, las cuentas podrían invalidarse y conllevar sanciones penales de hasta 500.000 euros y 5 años de prisión.
• Automatización de la recuperación de flujos bancarios y documentos contables: se facilita enormemente la asociación de facturas y justificantes con su correspondiente transacción bancaria
• En el caso de la contabilidad de devengo, seguimiento del estado de sus cuentas por cobrar y por pagar en tiempo real

Elaborar la contabilidad de devengo o de flujo de caja de tu empresa, ya sea gestionada internamente o en colaboración con un despacho de contabilidad, se vuelve sencillo y accesible para todos gracias a Azopio.