Todas as empresas inscritas no Registo Comercial e das Sociedades (RCS) devem manter uma contabilidade. Em função da categoria jurídica e das opções fiscais escolhidas pelo empresário para a sua estrutura, deve ser criada uma contabilidade de caixa ou de compromisso. A contabilidade pode ser efectuada pelas próprias empresas ou confiada a um revisor oficial de contas inscrito na Ordem dos Peritos-Competentes.

Além disso, soluções inovadoras, como a oferecida pela Azopio, colocam as tecnologias digitais ao serviço das empresas e dos seus contabilistas para simplificar e automatizar a contabilidade, permitindo-lhes oferecer um serviço menos dispendioso e uma gestão em tempo real do dia a dia da empresa.

O que é a contabilidade de caixa?

A contabilidade de caixa consiste em manter uma contabilidade baseada nas transacções bancárias. Basta analisar os extractos bancários/transacções que recebe todos os meses, sem se esquecer de anexar os documentos comprovativos (facturas de clientes, facturas de fornecedores, facturas, etc.).

Embora este método seja simples, não permite acompanhar o pagamento das facturas. Além disso, a contabilidade de caixa está limitada às empresas cujo estatuto jurídico é o de comerciante em nome individual e que tenham optado pelo seguinte tratamento fiscal (em função da sua categoria, como se explica mais adiante):

• BNC (lucros não comerciais) no âmbito do regime de declaração controlada,
• nomeadamente para as profissões liberais.
• As sociedades não comerciais sujeitas ao imposto sobre o rendimento (Impôt sur le Revenu), nomeadamente as sociedades imobiliárias não comerciais (SCI).

O que é a contabilidade de exercício?

A contabilidade de compromissos é um método de registo das transacções que afectam os activos e passivos de uma empresa logo que são adquiridos (rendimentos) ou incorridos (passivos), e não com base em transacções bancárias. Por conseguinte, os rendimentos devem ser registados no momento em que são legalmente adquiridos e as despesas no momento em que são incorridas, mesmo que não tenham sido pagas.

Por conseguinte, as receitas devem ser reconhecidas quando tiverem sido legalmente adquiridas e as despesas quando tiverem sido incorridas, mesmo que não tenham sido pagas.

Este método é mais restritivo, porque exige, entre outras coisas, uma reconciliação bancária, mas permite, no entanto, um controlo muito preciso das contas a receber e a pagar de uma empresa. A contabilidade de compromisso é também obrigatória para :

• Sociedades comerciais (EURL, SASU, SARL, SAS, SA, etc.),
• Associações e conselhos de empresa com recursos superiores a 153.000 euros
• Empresas sujeitas ao regime fiscal BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux)

Conclusão

Quer a sua empresa mantenha uma contabilidade de caixa ou de exercício, continua a enfrentar problemas comuns. Graças a ferramentas digitais simples, intuitivas e pouco dispendiosas como a Azopio, pode agora automatizar tarefas que consomem muito tempo:

• Centralização dos documentos contabilísticos: as facturas dos clientes, dos fornecedores e as facturas chegam de diferentes formas (papel, correio eletrónico, sítio Web), mas devem ser conservadas (digitalmente ou em papel). É importante conservar todos os documentos contabilísticos, uma vez que ajudam a justificar a exatidão dos documentos contabilísticos sintéticos (balanço, conta de ganhos e perdas). A não apresentação destes documentos às autoridades fiscais pode invalidar as contas e conduzir a sanções penais que podem ir até 500 000 euros e 5 anos de prisão;
• Recuperação automatizada de fluxos bancários e documentos contabilísticos: é muito mais fácil associar facturas e documentos comprovativos à transação bancária correspondente
• No caso da contabilidade das autorizações, acompanhamento em tempo real das suas contas a receber e a pagar

O Azopio facilita a qualquer pessoa a elaboração das contas de compromisso ou de tesouraria da sua empresa, quer sejam geridas internamente ou em colaboração com uma empresa de contabilidade.