Desde 1 de setembro de 2026, a faturação eletrónica tornou-se uma realidade para as empresas francesas. Todas as empresas sujeitas ao IVA devem, a partir de agora, estar aptas a receber as suas faturas em formato eletrónico, enquanto a obrigação de emissão está a ser implementada progressivamente até 2027.

Com esta nova organização, surgem também novos hábitos a adotar. Entre eles: compreender os estados associados ao ciclo de vida de uma fatura eletrónica.

A sua fatura foi «rejeitada»? O seu cliente «recusou-a»? Estes dois termos podem parecer semelhantes, mas correspondem a duas situações diferentes e não implicam as mesmas ações.

Rejeição e recusa: dois conceitos que não se devem confundir

A faturação eletrónica permite acompanhar uma fatura ao longo de todo o seu processo de tratamento. A regulamentação prevê, nomeadamente, quatro estados obrigatórios: Registo, Rejeição, Recusa e Recebida. Podem ser propostos outros estados, consoante as funcionalidades da plataforma certificada utilizada.

A diferença fundamental é bastante simples:

Fatura rejeitada	Fatura recusada
O problema surge ao nível do processamento da fatura por uma plataforma.	O destinatário recusa a fatura.
Trata-se, geralmente, de um problema de conformidade ou de coerência.	Trata-se, geralmente, de um problema relacionado com a fatura ou com a relação comercial.
A fatura não é aceite pela plataforma.	A fatura foi enviada, mas o cliente não a aceita.

A reter: uma rejeição não equivale a uma recusa de pagamento por parte do seu cliente.

O que é uma fatura eletrónica rejeitada?

O estado «Rejeitado» significa que a plataforma do emissor ou do destinatário não aceita a fatura.

A DGFiP cita, nomeadamente, como exemplos um formato não conforme ou uma incoerência entre os montantes sem IVA, com IVA e com IVA incluído.

A recusa ocorre, portanto, no âmbito das verificações efetuadas à fatura e aos dados nela contidos.

Esta é uma das diferenças importantes em relação aos nossos antigos hábitos de faturação: uma fatura eletrónica não é simplesmente um documento enviado para um endereço de e-mail. Contém dados estruturados e passa por uma plataforma certificada, que participa, nomeadamente, na sua transmissão.

O que fazer se uma fatura for rejeitada?

O primeiro passo consiste em identificar o motivo da rejeição, para saber que dado ou que anomalia deve ser corrigido.

Consoante o caso, poderá ser necessário, nomeadamente, verificar as informações da fatura, os montantes e os dados relativos ao IVA, o destinatário ou ainda a conformidade dos dados transmitidos.

Assim que a anomalia for identificada, a fatura deve ser corrigida de acordo com a situação antes de ser novamente enviada.

O objetivo é, acima de tudo, não deixar nenhuma fatura rejeitada sem tratamento: enquanto a fatura não tiver seguido corretamente o seu ciclo de vida, o seu pagamento pode, naturalmente, sofrer atrasos.

O que é uma fatura eletrónica recusada?

A recusa ocorre numa fase posterior do processo: desta vez, é o destinatário que recusa a fatura.

A DGFiP apresenta, por exemplo, duas situações: um erro no destinatário ou um erro na fatura.

Mas, ao contrário da rejeição, não se trata, portanto, de uma verificação automática de conformidade efetuada por uma plataforma.

O cliente pode ter recebido uma fatura que, tecnicamente, lhe era de facto destinada, mas considerar que não deve ser aceite tal como está.

O que fazer em caso de recusa?

É preciso começar por identificar o motivo indicado pelo destinatário.

O procedimento a seguir depende, então, da situação: erro nas informações faturadas, destinatário errado, desacordo relativamente ao serviço prestado ou ainda a necessidade de emitir um documento corretivo.

É por isso que o estado «Recusado» é particularmente útil: o emissor sabe que a sua fatura não desapareceu simplesmente no processo. É necessária uma ação para resolver o problema.

Rejeição ou recusa: como saber qual é a origem do problema?

Rejeição = a fatura apresenta um problema no seu processamento pela plataforma.

Recusa = o destinatário decide não aceitar a fatura.

Em ambos os casos, é importante consultar o estado e as informações associadas antes de agir. Corrigir uma fatura sem ter identificado com precisão a causa pode dar origem a novos erros e atrasar ainda mais o seu processamento.

Por que razão os estatutos se tornam importantes com a faturação eletrónica?

Esta é uma das alterações interessantes introduzidas pela reforma.

No caso de uma fatura em PDF enviada por e-mail, podia ser difícil saber exatamente em que fase se encontrava: terá sido recebida? processada? recusada? paga?

A faturação eletrónica introduz, pelo contrário, um ciclo de vida que permite acompanhar o andamento do processamento das faturas entre as empresas. As plataformas acreditadas devem, no mínimo, suportar os quatro estados obrigatórios previstos pelo sistema.

Esta rastreabilidade permite, nomeadamente, detetar mais rapidamente uma fatura bloqueada e evitar que uma anomalia seja descoberta várias semanas mais tarde, aquando de um aviso de pagamento.

Como é que o Azopio simplifica a gestão das suas faturas eletrónicas?

A Azopio acompanha as empresas na sua transição para a faturação eletrónica, reunindo num único ambiente a faturação eletrónica, a gestão documental e a pré-contabilidade.

Enquanto Plataforma Certificada, a Azopio integra-se diretamente no novo circuito de faturação eletrónica e permite às empresas centralizar a gestão das suas faturas e documentos.

O objetivo: simplificar os trâmites administrativos e permitir que as empresas tenham uma melhor visibilidade dos seus fluxos de faturação, sem aumentar o número de ferramentas.

A reter

Uma fatura rejeitada e uma fatura recusada não se referem, portanto, à mesma situação. O rejeitamento corresponde a uma fatura que não é aceite por uma plataforma, nomeadamente devido a uma anomalia de conformidade ou de coerência. A recusa, por sua vez, corresponde a uma decisão do destinatário de não aceitar a fatura.

Em ambos os casos, o procedimento correto é o mesmo: identificar rapidamente a causa, tomar as medidas necessárias e acompanhar o novo estado da fatura.

Com a generalização progressiva da faturação eletrónica, compreender estes novos estados tornar-se-á tão natural como verificar hoje se uma fatura está paga ou pendente.

Fontes oficiais utilizadas

DGFiP — Ficha informativa sobre o ciclo de vida e os estados da fatura eletrónica: https://www.impots.gouv.fr/sites/default/files/media/1_metier/2_professionnel/EV/2_gestion/290_facturation_electronique/fiches_reforme/fiche-1_f_ps.pdf

DGFiP — Descubro a faturação eletrónica: https://www.impots.gouv.fr/professionnel/je-decouvre-la-facturation-electronique

DGFiP — Uma fatura enviada por e-mail é considerada uma fatura eletrónica? : https://www.impots.gouv.fr/professionnel/questions/est-ce-quune-facture-envoyee-par-mail-est-une-facture-electronique