Dal 1° settembre 2026, la fatturazione elettronica è diventata una realtà per le imprese francesi. Tutte le imprese soggette all’IVA devono ora essere in grado di ricevere le fatture in formato elettronico, mentre l’obbligo di emissione verrà introdotto gradualmente fino al 2027.
Con questa nuova organizzazione emergono anche nuovi comportamenti da adottare. Tra questi: comprendere le fasi che caratterizzano il ciclo di vita di una fattura elettronica.
La vostra fattura è stata “respinta”? Il vostro cliente l’ha “rifiutata”? Questi due termini possono sembrare simili, ma corrispondono a due situazioni diverse e non comportano le stesse azioni.
Rifiuto e diniego: due concetti da non confondere
La fatturazione elettronica consente di monitorare una fattura durante l’intero processo di elaborazione. La normativa prevede in particolare quattro stati obbligatori: Registrazione, Rigetto, Rifiuto e Incassata. A seconda delle funzionalità della piattaforma autorizzata utilizzata, possono essere proposti altri stati.
La differenza fondamentale è piuttosto semplice:
| Fattura respinta | Fattura rifiutata |
| Il problema si verifica durante l’elaborazione della fattura da parte di una piattaforma. | Il destinatario rifiuta la fattura. |
| Si tratta in genere di un problema di conformità o di coerenza. | Si tratta in genere di un problema legato alla fattura o al rapporto commerciale. |
| La fattura non viene accettata dalla piattaforma. | La fattura è stata inserita nel sistema, ma il cliente non la accetta. |
Da ricordare: un rifiuto non equivale a un rifiuto di pagamento da parte del cliente.
Che cos’è una fattura elettronica respinta?
Lo stato “Rifiutata” indica che la piattaforma dell’emittente o quella del destinatario non accetta la fattura.
La DGFiP cita in particolare come esempi un formato non conforme o un’incongruenza tra gli importi al netto dell’IVA, l’IVA e gli importi IVA inclusa.
Il rifiuto avviene quindi nell’ambito dei controlli effettuati sulla fattura e sui dati in essa contenuti.
Questa è una delle differenze più significative rispetto alle nostre precedenti modalità di fatturazione: una fattura elettronica non è semplicemente un documento inviato a un indirizzo e-mail. Contiene dati strutturati e transita attraverso una piattaforma autorizzata, che provvede in particolare alla sua trasmissione.
Cosa fare se una fattura viene respinta?
Il primo passo consiste nell’identificare il motivo del rifiuto, al fine di stabilire quale dato o quale anomalia debba essere corretto.
A seconda dei casi, potrebbe essere necessario, in particolare, verificare le informazioni riportate sulla fattura, gli importi e i dati relativi all’IVA, il destinatario o ancora la conformità dei dati trasmessi.
Una volta individuata l’anomalia, la fattura deve essere corretta in base alla situazione prima di essere inviata nuovamente.
L’obiettivo principale è quello di non lasciare in sospeso alcun rifiuto: finché la fattura non ha completato correttamente il proprio ciclo di vita, il suo pagamento può naturalmente subire un ritardo.
Che cos’è una fattura elettronica rifiutata?
Il rifiuto avviene in una fase successiva del processo di elaborazione: questa volta è il destinatario a rifiutare la fattura.
La DGFiP cita, ad esempio, due casi: un errore nel destinatario o un errore presente sulla fattura.
Ma, a differenza del rifiuto, non si tratta quindi di un controllo automatico di conformità effettuato da una piattaforma.
Il cliente potrebbe aver ricevuto una fattura che, dal punto di vista tecnico, era effettivamente a lui destinata, ma ritenere che non debba essere accettata così com’è.
Cosa fare in caso di rifiuto?
Bisogna innanzitutto individuare il motivo indicato dal destinatario.
La procedura da seguire dipende poi dalla situazione: errore nei dati di fatturazione, destinatario errato, disaccordo in merito al servizio o necessità di redigere un documento correttivo.
Ecco perché lo stato “Rifiutato” è particolarmente utile: l’emittente sa che la sua fattura non è semplicemente andata persa nel sistema. È necessario intervenire per risolvere il problema.
Rifiuto o diniego: come capire da dove deriva il problema?
Rifiuto = la fattura presenta un problema durante l’elaborazione da parte della piattaforma.
Rifiuto = il destinatario decide di non accettare la fattura.
In entrambi i casi, è importante consultare lo stato e le informazioni correlate prima di procedere. Correggere una fattura senza averne individuato con precisione la causa può causare nuovi errori e ritardarne ulteriormente l’elaborazione.
Perché lo statuto assume importanza con la fatturazione elettronica?
È una delle modifiche interessanti introdotte dalla riforma.
Con una fattura in formato PDF inviata via e-mail, poteva essere difficile sapere con esattezza a che punto fosse il processo: era stata ricevuta? elaborata? rifiutata? pagata?
La fatturazione elettronica introduce invece un ciclo di vita che consente di monitorare lo stato di avanzamento dell’elaborazione delle fatture tra le imprese. Le piattaforme autorizzate devono supportare almeno i quattro stati obbligatori previsti dal sistema.
Questa tracciabilità consente, in particolare, di individuare più rapidamente una fattura bloccata ed evitare che un’anomalia venga scoperta diverse settimane dopo, al momento di un sollecito di pagamento.
In che modo Azopio semplifica la gestione delle tue fatture elettroniche?
Azopio affianca le aziende nel passaggio alla fatturazione elettronica, riunendo in un unico ambiente la fatturazione elettronica, la gestione documentale e la contabilità preliminare.
In qualità di piattaforma accreditata, Azopio si inserisce direttamente nel nuovo circuito di fatturazione elettronica e consente alle aziende di centralizzare la gestione delle fatture e dei documenti.
L’obiettivo: semplificare le procedure amministrative e consentire alle aziende di avere una maggiore visibilità sui propri flussi di fatturazione, senza dover ricorrere a una moltitudine di strumenti.
Da ricordare
Una fattura “respinta” e una fattura “rifiutata” non indicano quindi la stessa situazione. Il “rifiuto” si riferisce a una fattura che non viene accettata da una piattaforma, in particolare a causa di un’anomalia di conformità o di coerenza. Il “rifiuto”, invece, corrisponde alla decisione del destinatario di non accettare la fattura.
In entrambi i casi, la procedura da seguire è la stessa: individuare rapidamente la causa, intraprendere l’azione necessaria e monitorare lo stato aggiornato della fattura.
Con la progressiva diffusione della fatturazione elettronica, comprendere questi nuovi stati diventerà naturale quanto lo è oggi verificare se una fattura è stata pagata o è in sospeso.
Fonti ufficiali utilizzate
DGFiP — Scheda didattica sul ciclo di vita e gli stati della fattura elettronica: https://www.impots.gouv.fr/sites/default/files/media/1_metier/2_professionnel/EV/2_gestion/290_facturation_electronique/fiches_reforme/fiche-1_f_ps.pdf
DGFiP — Scopro la fatturazione elettronica: https://www.impots.gouv.fr/professionnel/je-decouvre-la-facturation-electronique
DGFiP — Una fattura inviata via e-mail è una fattura elettronica? : https://www.impots.gouv.fr/professionnel/questions/est-ce-quune-facture-envoyee-par-mail-est-une-facture-electronique
