Desde el 1 de septiembre de 2026, la facturación electrónica es ya una realidad para las empresas francesas. Todas las empresas sujetas al IVA deben estar ahora en condiciones de recibir sus facturas en formato electrónico, mientras que la obligación de emitirlas se irá implantando progresivamente hasta 2027.
Con esta nueva organización surgen también nuevos hábitos que hay que adoptar. Entre ellos: comprender los estados asociados al ciclo de vida de una factura electrónica.
¿Te han «rechazado» la factura? ¿Tu cliente la ha «denegado»? Estos dos términos pueden parecer similares, pero se refieren a dos situaciones diferentes y no implican las mismas acciones.
Desestimación y denegación: dos conceptos que no deben confundirse
La facturación electrónica permite realizar un seguimiento de una factura a lo largo de todo su proceso de tramitación. La normativa establece, en particular, cuatro estados obligatorios: Presentada, Rechazada, Denegada y Cobrada. Pueden ofrecerse otros estados en función de las funcionalidades de la plataforma homologada que se utilice.
La diferencia fundamental es bastante sencilla:
| Factura rechazada | Factura rechazada |
| El problema surge a la hora de tramitar la factura a través de una plataforma. | El destinatario rechaza la factura. |
| Por lo general, se trata de un problema de conformidad o de coherencia. | Por lo general, se trata de un problema relacionado con la factura o con la relación comercial. |
| La plataforma no acepta la factura. | La factura ha llegado al sistema, pero el cliente no la acepta. |
A tener en cuenta: un rechazo no equivale a que tu cliente se niegue a pagar.
¿Qué es una factura electrónica rechazada?
El estado «Rechazada» significa que la plataforma del emisor o la del destinatario no acepta la factura.
La DGFiP cita, entre otros, como ejemplos un formato no conforme o una incoherencia entre los importes sin IVA, con IVA y con IVA incluido.
Por lo tanto, el rechazo se produce en el marco de los controles realizados sobre la factura y los datos que contiene.
Esta es una de las diferencias importantes con respecto a nuestras antiguas prácticas de facturación: una factura electrónica no es simplemente un documento enviado a una dirección de correo electrónico. Contiene datos estructurados y pasa por una plataforma autorizada, que se encarga, entre otras cosas, de su transmisión.
¿Qué hay que hacer si se rechaza una factura?
El primer paso consiste en identificar el motivo del rechazo para saber qué dato o qué anomalía hay que corregir.
Según el caso, puede ser necesario, entre otras cosas, comprobar los datos de la factura, los importes y los datos del IVA, el destinatario o incluso la conformidad de los datos enviados.
Una vez identificada la anomalía, la factura debe corregirse según el caso antes de volver a enviarla.
El objetivo principal es no dejar ningún rechazo sin resolver: mientras la factura no haya completado correctamente su ciclo de vida, su pago puede, naturalmente, retrasarse.
¿Qué es una factura electrónica rechazada?
El rechazo se produce en una fase posterior del proceso: en esta ocasión, es el destinatario quien rechaza la factura.
La DGFiP ofrece, por ejemplo, dos situaciones: un error en el destinatario o un error en la factura.
Pero, a diferencia del rechazo, no se trata, por tanto, de un control automático de conformidad realizado por una plataforma.
Es posible que el cliente haya recibido una factura que, técnicamente, le correspondía, pero que considere que no debe aceptarse tal y como está.
¿Qué hacer en caso de denegación?
Lo primero es identificar el motivo que ha comunicado el destinatario.
El procedimiento a seguir depende, a continuación, de la situación: error en los datos facturados, destinatario incorrecto, desacuerdo respecto al servicio prestado o la necesidad de emitir un documento rectificativo.
Por eso, el estado «Rechazado» resulta especialmente útil: el emisor sabe que su factura no se ha perdido simplemente en el proceso. Es necesario tomar medidas para resolver el problema.
Rechazo o denegación: ¿cómo saber cuál es el origen del problema?
Rechazo = la plataforma ha detectado un problema al procesar la factura.
Rechazo = el destinatario decide no aceptar la factura.
En ambos casos, es importante consultar el estado y la información relacionada antes de actuar. Corregir una factura sin haber identificado con precisión la causa puede dar lugar a nuevos errores y retrasar aún más su tramitación.
¿Por qué cobran importancia los estatutos con la facturación electrónica?
Es uno de los cambios interesantes que ha introducido la reforma.
Con una factura en formato PDF enviada por correo electrónico, podía resultar difícil saber con exactitud en qué estado se encontraba: ¿se había recibido? ¿Se había tramitado? ¿Se había rechazado? ¿Se había pagado?
Por el contrario, la facturación electrónica introduce un ciclo de vida que permite realizar un seguimiento del estado de tramitación de las facturas entre las empresas. Las plataformas autorizadas deben gestionar, como mínimo, los cuatro estados obligatorios previstos por el sistema.
Esta trazabilidad permite, entre otras cosas, detectar más rápidamente una factura bloqueada y evitar que se detecte una anomalía varias semanas más tarde, en el momento de realizar un recordatorio de pago.
¿Cómo simplifica Azopio la gestión de tus facturas electrónicas?
Azopio ayuda a las empresas en su transición a la facturación electrónica, integrando en un mismo entorno la facturación electrónica, la gestión documental y la contabilidad preliminar.
Como plataforma homologada, Azopio forma parte directamente del nuevo circuito de facturación electrónica y permite a las empresas centralizar la gestión de sus facturas y documentos.
El objetivo: simplificar los trámites administrativos y permitir a las empresas tener una mayor visibilidad de sus flujos de facturación, sin tener que utilizar más herramientas.
A tener en cuenta
Por lo tanto, una factura «rechazada» y una factura «denegada» no se refieren a la misma situación. El rechazo se refiere a una factura que no es aceptada por una plataforma, en particular debido a una anomalía de conformidad o coherencia. La denegación, por su parte, se refiere a la decisión del destinatario de no aceptar la factura.
En ambos casos, la forma correcta de actuar es la misma: identificar rápidamente la causa, tomar las medidas necesarias y hacer un seguimiento del nuevo estado de la factura.
Con la progresiva generalización de la facturación electrónica, entender estos nuevos estados resultará tan natural como comprobar hoy en día si una factura está pagada o pendiente de pago.
Fuentes oficiales utilizadas
DGFiP — Ficha didáctica sobre el ciclo de vida y los estados de la factura electrónica: https://www.impots.gouv.fr/sites/default/files/media/1_metier/2_professionnel/EV/2_gestion/290_facturation_electronique/fiches_reforme/fiche-1_f_ps.pdf
DGFiP — Descubro la facturación electrónica: https://www.impots.gouv.fr/professionnel/je-decouvre-la-facturation-electronique
DGFiP — ¿Una factura enviada por correo electrónico es una factura electrónica? : https://www.impots.gouv.fr/professionnel/questions/est-ce-quune-facture-envoyee-par-mail-est-une-facture-electronique
