Por qué a menudo lo confundimos todo (y por qué sale caro)
En muchas microempresas y PYME, «llevar la contabilidad» significa principalmente buscar facturas, archivarlas, enviarlas a la empresa, responder a las solicitudes de justificantes, etc.
Esto todavía no es contabilidad en el sentido legal. Es precontabilidad.
Y es precisamente esta etapa, a menudo pasada por alto, la que marca la diferencia entre :
- un cierre estresante evitable,
- y una gestión fluida durante todo el año, con una colaboración más sencilla con el censor jurado de cuentas.
Precontabilidad: una definición sencilla
La precontabilidad es todo el trabajo preparatorio previo a la elaboración oficial de las cuentas:
recopilar documentos, organizarlos, cotejarlos con las transacciones bancarias, preparar la exportación al programa informático de contabilidad o a la empresa.
Puede realizarse internamente (gestión, administración) o de forma muy automatizada mediante herramientas.
Las tareas más habituales
- Centralización de documentos (facturas de clientes/proveedores, presupuestos, vales, justificantes).
- Archivado y comprobación (integridad, duplicados, fechas, IVA, etc.)
- Señalamiento / conciliación con las transacciones bancarias
- Precarga (según sus normas o las de la empresa)
- Transmitir/exportar limpiamente al contable
Contabilidad: marco jurídico
La contabilidad, en cambio, corresponde al ámbito «oficial»: registros validados, normas, cierre, declaraciones, estados financieros.
Los principales resultados son los siguientes:
- en el balance y la cuenta de resultados
- declaraciones fiscales (IVA según régimen, declaraciones de la renta, etc.)
- controles y operaciones de cierre (amortizaciones, ajustes, etc.)
Este es el ámbito del contable / censor jurado de cuentas, con responsabilidad profesional.
Precontabilidad vs. contabilidad: la diferencia de un vistazo
| Asunto | Precontabilidad | Contabilidad |
| Objetivo | Preparar, organizar y garantizar la fiabilidad | Elaborar cuentas conformes |
| ¿Quién puede hacerlo? | No especializado (con método/herramientas) | Contable |
| ¿Cuándo? | A lo largo del tiempo (semanal/mensual) | Según obligaciones + cierre |
| Entregables | Documentos clasificados, puntuaciones, exportaciones | Estados financieros, declaraciones |
| Riesgo principal | Olvidos, pérdida de piezas, retrasos | Incumplimiento, errores fiscales |
Por qué la contabilidad previa es el «eslabón perdido
1) Evita el envío masivo de documentos a final de año.
Cuanto más tarde en recopilar los datos, más se le olvidará, más investigará y más tendrá que ir y venir de la empresa.
2) Mejora la visibilidad de la gestión
Una precontabilidad periódica ofrece una imagen más fiable de lo que ocurre (recibos/desembolsos, plazos, documentos que faltan).
3) Hace que el censor jurado de cuentas sea más útil
Cuando las piezas están limpias y centralizadas, la empresa dedica menos tiempo a «reparar» y más a asesorar.
La organización más eficaz (simplemente)
Sin complicar las cosas, un ritmo realista:
- Cada semana (10-20 min): depositar/centralizar las piezas recibidas
- Cada mes (30-60 min): comprobar el extracto bancario + los documentos que faltan
- Mensual o trimestral: envío/exportación a la consulta
El resultado: un cierre más rápido, menos urgencias y menos viajes de ida y vuelta.
Dónde encaja Azopio (y por qué cambia las reglas del juego)
Azopio ha sido diseñado para estructurar la contabilidad previa y hacerla más fiable, al tiempo que proporciona una mejor visibilidad de la situación financiera de una empresa. El objetivo no es sustituir al censor jurado de cuentas, sino crear un vínculo claro y continuo entre la gestión diaria y la contabilidad oficial.
1) Centralización para garantizar la seguridad de los flujos
Al agrupar todos los documentos en un mismo lugar (facturas, justificantes, comprobantes de proveedores y clientes), Azopio pone fin a la dispersión de la información.
Esta centralización reduce los descuidos, evita duplicidades y garantiza que cada transacción tenga su propio documento justificativo.
2) Contabilidad previa realizada de forma continua
Los documentos se archivan y organizan cuando llegan, no al final del periodo.
Esta regularidad significa que la contabilidad previa se mantiene limpia y puede utilizarse de forma continuada, sin «ponerse al día» cuando se acercan los plazos.
3) Mayor visibilidad del flujo de caja
Al estructurar los flujos y los documentos, Azopio proporciona una imagen más clara de la situación financiera:
- ingresos y desembolsos identificados,
- mejor control del gasto,
- elementos que faltan detectados más rápidamente.
Ya no diriges a ciegas: tienes una visión más fiable con la que anticiparte y tomar decisiones.
4) Cuadros de mando para una mejor gestión
Azopio proporciona cuadros de mando que transforman los datos administrativos en información útil.
Sin entrar en una compleja lógica de contabilidad analítica, estos indicadores permiten :
- supervisar las tendencias empresariales,
- identificar las áreas que hay que vigilar,
- basar los intercambios con el censor jurado de cuentas en datos claros y compartidos.
5) Colaboración más fluida con su censor jurado de cuentas
Con documentos centralizados, estructurados y accesibles, los intercambios con la empresa resultan más sencillos:
- menos reintentos,
- menos información perdida,
- más tiempo dedicado al análisis y al asesoramiento.
En pocas palabras: Azopio le ayuda a organizar su precontabilidad de forma más eficaz, a obtener una mayor visibilidad de su tesorería y a gestionar su empresa con mayor tranquilidad, al tiempo que facilita el trabajo de su censor jurado de cuentas.
¿Le gustaría ver cómo puede implantarlo en su organización? Solicite una demostración de Azopio y compruebe en unos minutos cómo puede mejorar rápidamente su precontabilidad.
Preguntas frecuentes sobre precontabilidad
¿Es obligatoria la contabilidad previa?
La contabilidad previa no es un requisito independiente, pero es esencial si quiere presentar unas cuentas fiables y no olvidar ningún justificante.
¿Quién debe gestionar la contabilidad previa?
Dependiendo de la organización, puede llevarla a cabo el director, un auxiliar administrativo o mediante herramientas específicas, en colaboración con el censor jurado de cuentas.
¿El precontable sustituye al censor jurado de cuentas?
No. Prepara el terreno. El experto contable sigue siendo esencial para validar las cuentas y cumplir las obligaciones legales.
