Porque é que muitas vezes confundimos tudo (e porque é que isso é caro)

Em muitas EMP/PME, “fazer a contabilidade” significa principalmente encontrar facturas, arquivá-las, enviá-las à empresa, responder a pedidos de documentos comprovativos, etc.
Isto ainda não é contabilidade no sentido jurídico. Trata-se de uma pré-contabilidade.

E é precisamente esta fase, muitas vezes negligenciada, que faz a diferença entre :

• um fecho de contas que não é stressante,
• e uma boa gestão ao longo do ano, com uma colaboração mais simples com o revisor oficial de contas.

Pré-contabilidade: uma definição simples

A pré-contabilidade é o conjunto dos trabalhos preparatórios que precedem a produção contabilística oficial:
recolher documentos, organizá-los, compará-los com as transacções bancárias, preparar a exportação para o programa de contabilidade ou para a empresa.

Pode ser efectuada internamente (gestão, administração) ou altamente automatizada através de ferramentas.

As tarefas mais comuns

• Centralização de documentos (facturas de clientes/fornecedores, orçamentos, vales, documentos comprovativos)
• Arquivo e controlo (exaustividade, duplicados, datas, IVA, etc.)
• Apontamento / reconciliação com transacções bancárias
• Pré-carga (de acordo com as suas regras ou as da empresa)
• Transmitir/exportar de forma limpa para o contabilista

Contabilidade: o quadro jurídico

A contabilidade, por outro lado, corresponde ao âmbito “oficial”: registos validados, normas, encerramento, declarações, demonstrações financeiras.

Os principais resultados são os seguintes:

• no balanço e na demonstração de resultados
• declarações fiscais (IVA de acordo com o sistema, declarações fiscais, etc.)
• controlos e operações de encerramento (amortizações, ajustamentos, etc.)

Este é o domínio do contabilista / revisor oficial de contas, com responsabilidade profissional.

Pré-contabilidade vs. contabilidade: a diferença num ápice

Assunto	Pré-contabilidade	Contabilidade
Objetivo	Preparar, organizar e garantir a fiabilidade	Produzir contas conformes
Quem o pode fazer?	Não especialista (com método/ferramentas)	Contabilista
Quando?	Ao longo do tempo (semanal/mensal)	De acordo com as obrigações + encerramento
Prestações de serviços	Documentos classificados, pontuação, exportações	Balanços financeiros, declarações
Risco principal	Esquecimento, perda de peças, atrasos	Incumprimento, erros fiscais

Porque é que a pré-contabilidade é o “elo perdido

1) Evita o envio de documentos em massa no final do ano

Quanto mais tarde os dados forem recolhidos, mais esquecimentos, pesquisas e idas e vindas com a empresa.

2) Melhora a visibilidade da gestão

A pré-contabilização regular dá uma imagem mais fiável do que se passa (recibos/desembolsos, prazos, documentos em falta).

3) Torna o técnico oficial de contas mais útil

Quando as peças estão limpas e centralizadas, a empresa passa menos tempo a “reparar” e mais tempo a aconselhar.

A organização mais eficiente (simplesmente)

Sem complicar as coisas, um ritmo realista:

• Cada semana (10-20 min): depositar/centralizar as peças recebidas
• Todos os meses (30-60 min): verificar o extrato bancário e os documentos em falta
• Mensal ou trimestralmente: enviar/exportar para o consultório

O resultado: fecho mais rápido, menos emergências e menos viagens de regresso.

Onde é que o Azopio se enquadra (e porque é que é um fator de mudança)

O Azopio foi concebido para estruturar a pré-contabilidade e torná-la mais fiável, proporcionando simultaneamente uma melhor visibilidade da situação financeira da empresa. O objetivo não é substituir o revisor oficial de contas, mas sim criar uma ligação clara e contínua entre a gestão corrente e a contabilidade oficial.

1) Centralização para garantir fluxos seguros

Ao agrupar todos os documentos num único local (facturas, documentos comprovativos, talões de fornecedores e clientes), o Azopio põe fim à dispersão da informação.
Esta centralização permite reduzir os excessos, evitar duplicações e garantir que cada transação tem o seu próprio documento comprovativo.

2) Pré-contabilidade efectuada de forma contínua

Os documentos são arquivados e organizados à chegada e não no final do período.
Esta regularidade significa que a pré-contabilidade é mantida limpa e pode ser utilizada numa base contínua, sem qualquer efeito de “recuperação” à medida que os prazos se aproximam.

3) Maior visibilidade do fluxo de caixa

Ao estruturar os fluxos e os documentos, a Azopio proporciona uma visão mais clara da situação financeira:

• identificou as receitas e despesas,
• um melhor controlo das despesas,
• os elementos em falta são detectados mais rapidamente.

Já não está a conduzir às cegas: tem uma visão mais fiável para antecipar e tomar decisões.

4) Painéis de controlo para uma melhor gestão

O Azopio fornece painéis de controlo que transformam os dados administrativos em informação útil.
Sem entrar numa lógica complexa de contabilidade analítica, estes indicadores permitem :

• acompanhar as tendências comerciais,
• identificar os domínios a que se deve estar atento,
• basear os intercâmbios com o revisor oficial de contas em dados claros e partilhados.

5) Colaboração mais fácil com o seu contabilista ajuramentado

Com documentos centralizados, estruturados e acessíveis, os intercâmbios com a empresa tornam-se mais simples:

• menos tentativas,
• menos informação perdida,
• mais tempo dedicado à análise e ao aconselhamento.

Resumindo: a Azopio ajuda-o a organizar a sua pré-contabilidade de forma mais eficaz, a ter uma maior visibilidade do seu fluxo de caixa e a gerir a sua empresa com maior tranquilidade, facilitando ao mesmo tempo o trabalho do seu contabilista.

Gostaria de ver como isto pode ser implementado na sua organização? Solicite uma demonstração do Azopio e veja em poucos minutos como pode obter ganhos rápidos na sua pré-contabilidade.

Perguntas frequentes sobre a pré-contabilidade

A pré-contabilidade é obrigatória?
A pré-contabilidade não é um requisito distinto, mas é essencial para produzir contas fiáveis e evitar o esquecimento de quaisquer documentos comprovativos.

Quem deve gerir a pré-contabilidade?
Dependendo da organização, pode ser efectuada pelo gestor, por um assistente administrativo ou utilizando ferramentas específicas, em conjunto com o revisor oficial de contas.

A pré-contabilidade substitui a contabilidade oficial?
Não. Prepara o terreno. O revisor oficial de contas continua a ser essencial para validar as contas e cumprir as obrigações legais.