En la era de la transformación digital, ladesmaterializaciónSe está consolidando como una herramienta esencial para la modernización de las organizaciones. Se refiere al proceso que permite transformar un documento o un flujo de información en papel a una versión electrónica, para facilitar su gestión, intercambio y conservación.
Desmaterialización: definición simple
La desmaterialización consiste en convertir documentos físicos (papel) en archivos digitales. Esto se puede lograr mediantedigitalizaciónutilizando escáneres o impresoras multifunción, o porcreación directa de documentos digitales, sin pasar nunca por la fase de impresión.
Se aplica a numerosos documentos: facturas, nóminas, contratos, cartas, informes de gastos, etc. Una vez digitalizados, estos documentos se pueden almacenar, clasificar, consultar y transmitir más fácilmente, reforzando al mismo tiempo su seguridad.
Digitalización y desmaterialización: ¿cuál es la diferencia?
La digitalizaciónes un componente de la desmaterialización, pero es sólo un aspecto.
- Digitalización: acción de escanear un documento en papel para obtener una versión electrónica (por ejemplo: PDF).
- Desmaterialización: incluye la digitalización, pero también la integración de estos documentos en flujos de trabajo digitales, su firma electrónica, su archivo seguro y, a menudo, su procesamiento automatizado.
Así pues, la desmaterialización forma parte de una lógica dedigitalización de procesos de negocioy va mucho más allá del simple escaneo.
¿Por qué prescindir del papel? Beneficios para las empresas
Adoptar la desmaterialización ofrece muchos beneficios concretos para las empresas:
- Ahorra tiempo:Menor manipulación manual, acceso rápido a los documentos, reducción de tareas repetitivas.
- Reducción de costes:Menos papel, menos impresión, menos espacio de almacenamiento físico.
- Seguridad mejorada:Copias de seguridad automatizadas, acceso controlado, protección contra pérdidas o daños (incendio, robo, etc.).
- Cumplimiento normativo:Cumplimiento de requisitos legales (RGPD, archivo con valor probatorio, facturación electrónica).
- Mejor colaboración:Documentos fácilmente compartidos internamente o con socios, validación más rápida.
¿Cómo implementar la desmaterialización?
Hay dos escenarios principales:
- De documentos en papel:El primer paso es digitalizarlos (escanearlos) para luego integrarlos en un sistema de gestión documental.
- A partir de documentos nativos digitalesEn este caso, la producción y la distribución se realizan directamente en formato electrónico, sin necesidad de papel. Por ejemplo, las nóminas o facturas generadas por software se transmiten mediante plataformas seguras.
En cualquier caso, la implementación deherramientas adecuadases fundamental gestionar eficazmente estos documentos: software EDM (Electronic Document Management), soluciones de firma electrónica, cajas fuertes digitales, etc.
¿Qué documentos se pueden desmaterializar?
La desmaterialización afecta a una amplia variedad de documentos profesionales:
- Facturas de clientes y proveedores
- Contratos y modificaciones
- Recibos de pago
- Informes de gastos
- Documentos RH
- Cartas administrativas
- Varios documentos de apoyo
Puede ser parcial (algunos documentos permanecen en versión papel) o total, según las necesidades y la normativa aplicable.
EDM: el pilar de la desmaterialización
La Gestión electrónica de documentos (GED)Desempeña un papel fundamental en cualquier estrategia de desmaterialización. Permite centralizar, clasificar, buscar, compartir y archivar documentos electrónicos de forma estructurada.
Con una solución EDM, las empresas ganan productividad, trazabilidad y cumplimiento normativo. Además, facilita el acceso a la información y su seguridad.
En resumen
La digitalización de documentos es más que una simple tendencia: es un paso estratégico para las empresas que buscan mejorar la eficiencia, reducir costos y cumplir con los cambios regulatorios. Al aprovechar herramientas adecuadas como la gestión electrónica de documentos (EDM) y las soluciones de archivo seguro, la transición a la tecnología digital se convierte en una verdadera oportunidad de transformación.
