La Gestión electrónica de documentos, más conocido por el acrónimoGED, designa un conjunto de procesos y tecnologías destinados agestionar documentos digitalmentedentro de una organización. Su objetivo es reemplazar o complementar los métodos tradicionales de gestión del papel con unsistema centralizado, automatizado y seguroDe esta manera, la electroerosión permiteescanear, clasificar, almacenar, compartir, buscar y archivarTodos los documentos útiles para la actividad de una empresa.
Un proceso estructurado
El funcionamiento de un sistema EDM se basa en varios pasos clave:
Archivado:los documentos se conservan cumpliendo con las obligaciones legales (duración, formatos, integridad).
Digitalización:Los documentos físicos se escanean para convertirlos en archivos digitales.
Categoría:estos archivos están organizados según una estructura de árbol lógica, o utilizandometadatos(nombres, fechas, proyectos, autores, etc.).
Almacenamiento:Los documentos se guardan en una base de datos o en un servidor seguro, internamente o en la nube.
Acceso y difusión:Los usuarios autorizados pueden ver, modificar o compartir documentos según sus derechos de acceso.
Los beneficios de la electroerosión
Implementar una solución EDM presenta muchosventajas estratégicas:
- Reducción de costesrelacionados con la impresión, almacenamiento y gestión física.
- Ahorra tiempoconsiderable en la investigación y procesamiento de documentos.
- Seguridad mejorada, con trazabilidad de acceso, copias de seguridad automáticas y protección de datos sensibles.
- Mejora de laproductividady de lacolaboración, especialmente en un contexto de teletrabajo o de trabajo en múltiples sedes.
Finalmente, la EDM es parte de un enfoque paratransición digital y desarrollo sostenible, reduciendo el uso de papel y facilitando el cumplimiento de las regulaciones, como laRGPDy Europa.
