O Gestão Eletrônica de Documentos, mais conhecido pela siglaGED, designa um conjunto de processos e tecnologias destinados agerenciar documentos digitalmentedentro de uma organização. Tem como objetivo substituir ou complementar os métodos tradicionais de gestão de papel com umasistema centralizado, automatizado e seguro. A EDM torna assim possíveldigitalizar, classificar, armazenar, compartilhar, pesquisar e arquivartodos os documentos úteis para a atividade de uma empresa.

Um processo estruturado

A operação de um sistema EDM é baseada em várias etapas principais:

Arquivamento: os documentos são mantidos em conformidade com as obrigações legais (duração, formatos, integridade).

Digitalização: documentos físicos são digitalizados para serem convertidos em arquivos digitais.

Classificação: esses arquivos são organizados de acordo com uma estrutura de árvore lógica ou usandometadados(nomes, datas, projetos, autores, etc.).

Armazenar: os documentos são salvos em um banco de dados ou em um servidor seguro, internamente ou na nuvem.

Acesso e disseminação: usuários autorizados podem visualizar, modificar ou compartilhar documentos de acordo com seus direitos de acesso.

Os benefícios do EDM

A implementação de uma solução EDM apresenta muitasvantagens estratégicas:

• Redução de custosrelacionadas à impressão, armazenamento e gerenciamento físico.
• Economize tempoconsiderável na pesquisa e processamento de documentos.
• Segurança aprimorada, com rastreabilidade de acesso, backups automáticos e proteção de dados sensíveis.
• Melhoria doprodutividadee docolaboração, especialmente em um contexto de teletrabalho ou trabalho em vários locais.

Finalmente, o EDM faz parte de uma abordagem paratransição digital e desenvolvimento sustentável, reduzindo o uso de papel e facilitando o cumprimento de regulamentações, como aRGPDe Europa.