IL Gestione elettronica dei documenti, meglio conosciuto con l’acronimo EDM, designa un insieme di processi e tecnologie destinati agestire i documenti digitalmenteall’interno di un’organizzazione. Mira a sostituire o integrare i metodi tradizionali di gestione della carta con unsistema centralizzato, automatizzato e sicuro. L’EDM rende quindi possibilescansionare, classificare, archiviare, condividere, cercare e archiviaretutti i documenti utili all’attività di un’azienda.

Un processo strutturato

Il funzionamento di un sistema EDM si basa su diversi passaggi chiave:

Archiviazione: i documenti sono conservati nel rispetto degli obblighi di legge (durata, formati, integrità).

Digitalizzazione: i documenti fisici vengono scansionati per essere convertiti in file digitali.

Classifica: questi file sono organizzati secondo una struttura ad albero logica, oppure utilizzandometadati(nomi, date, progetti, autori, ecc.).

Magazzinaggio: i documenti vengono salvati in un database o su un server sicuro, internamente o nel cloud.

Accesso e diffusione: gli utenti autorizzati possono visualizzare, modificare o condividere documenti in base ai propri diritti di accesso.

I vantaggi dell’EDM

L’implementazione di una soluzione EDM presenta moltivantaggi strategici:

• Riduzione dei costirelativi alla stampa, all’archiviazione e alla gestione fisica.
• Risparmia tempoconsiderevole nella ricerca e nell’elaborazione dei documenti.
• Sicurezza migliorata, con tracciabilità degli accessi, backup automatici e protezione dei dati sensibili.
• Miglioramento delproduttivitàe delcollaborazione, in particolare in un contesto di telelavoro o di lavoro multi-sede.

Infine, l’EDM fa parte di un approccio atransizione digitale e sviluppo sostenibile, riducendo l’uso della carta e facilitando il rispetto delle normative, come laGDPRe l’Europa.