L’efficienza di un’azienda si basa su molti pilastri e la gestione dei documenti è uno dei più critici. Spesso ci perdiamo tra montagne di fatture cartacee, versioni multiple dello stesso file su dischi diversi o e-mail di convalida che affollano le nostre caselle di posta.

Fortunatamente esiste una soluzione: la gestione elettronica dei documenti (EDM). Più che un semplice spazio di archiviazione, l’EDM è un vero e proprio sistema di gestione che centralizza, organizza e automatizza i flussi documentali. Ma come si può implementare con successo un sistema di questo tipo nella vostra azienda? Ecco una guida in diverse fasi chiave.

Fase 1: analizzare le esigenze attuali (la valutazione)

Prima di tuffarsi a capofitto, prendetevi il tempo per fare il punto della situazione. Un’implementazione di successo inizia con una conoscenza approfondita dei vostri processi interni.

• Identificare i colli di bottiglia: quali sono i punti critici nella gestione dei documenti? Ci vuole troppo tempo per trovare le fatture dei fornitori? Il processo di convalida di fatture e contratti richiede troppo tempo?
• Fate un bilancio dei vostri documenti: Quali tipi di documenti gestite (fatture, contratti, buste paga, altri documenti)? In quale formato (cartaceo, digitale)? Quali sono i volumi per reparto?
• Definite i vostri obiettivi: volete ridurre i costi di stampa, migliorare la produttività, garantire la conformità (RGPD, fatturazione elettronica) o semplicemente rendere più fluida la collaborazione?

Coinvolgendo i team interessati fin dall’inizio, potete assicurarvi che la soluzione finale risponda alle loro reali esigenze e non solo alle loro supposizioni.

Fase 2: scegliere la soluzione EDM giusta (l’utensile giusto)

Il mercato delle soluzioni EDM è vasto. La scelta della piattaforma giusta è fondamentale e deve basarsi sugli obiettivi definiti.

• Caratteristiche essenziali: assicuratevi che la soluzione offra le caratteristiche di cui avete bisogno:
  
  • Acquisizione e scansione: la possibilità di scansionare documenti cartacei e di estrarre dati da essi utilizzando l‘intelligenza artificiale rappresenta un notevole risparmio di tempo. L’OCR (Optical Character Recognition) o l’ADR (Automatic Document Reading) sono oggi tecnologie di riconoscimento meno potenti delle più recenti tecnologie che utilizzano l’intelligenza artificiale. Quindi, prima di scegliere la vostra soluzione, assicuratevi di testarla per verificare di persona l’affidabilità del riconoscimento dei dati!
  • Indicizzazione e ricerca: la potenza del motore di ricerca è un criterio essenziale. La possibilità di creare metadati personalizzati (ad esempio, nome del cliente, numero di fattura, data) rende la ricerca quasi istantanea. Ancora una volta, una soluzione che permetta di essere testata evita spiacevoli sorprese in seguito!
  • Flusso di lavoro e automazione: un buon EDM dovrebbe consentire di automatizzare i processi (circuiti di convalida, invio per il pagamento).
  • Archiviazione sicura: l’archiviazione sicura e conforme dei vostri documenti (conformità fiscale) non è negoziabile.
    
• Criteri tecnici: è necessario considerare anche la facilità di integrazione della soluzione con gli strumenti esistenti (una soluzione con API (come Azopio) consente l’interconnessione tra i sistemi) e la scalabilità della soluzione. La preferenza per una soluzione cloud può offrire maggiore flessibilità e sicurezza.

Fase 3: Pianificazione dell’implementazione e della distribuzione (la roadmap)

Una volta scelta la soluzione, è il momento di pianificarne l’implementazione.

• Nominare un project manager: designare un manager o un team per la supervisione del progetto. Gli “utenti chiave” di ogni reparto possono fungere da relè per la formazione e il feedback.
• Formate i vostri team: La resistenza al cambiamento è naturale. La gestione del cambiamento è essenziale. Spiegate chiaramente i vantaggi dell’EDM per tutti: meno tempo perso, accesso semplificato alle informazioni e migliore collaborazione. La formazione regolare e il supporto continuo sono la chiave del successo.

Un tempo la creazione di un EDM sembrava complessa, ma con Azopio l’EDM non è più un progetto oneroso o che richiede tempo: l’implementazione è semplice, veloce ed efficace. Grazie alla sua interfaccia intuitiva, alla raccolta e all’archiviazione automatica dei documenti e alla perfetta integrazione con il software di contabilità, l’implementazione è un gioco da ragazzi. I vostri team possono facilmente familiarizzare con lo strumento senza bisogno di una formazione complessa, beneficiando immediatamente di un risparmio di tempo e di una maggiore efficienza.

Fase 4: monitoraggio e ottimizzazione (miglioramento continuo)

L’impostazione dell’EDM non è fine a se stessa. È l’inizio di una trasformazione continua.

• Misurare i risultati: tracciare gli indicatori chiave di prestazione (KPI) per valutare il successo del progetto: il tempo medio necessario per trovare un documento, il tasso di adozione da parte degli utenti o la riduzione dei costi legati alla carta.
• Valutate regolarmente: raccogliete il feedback dei vostri team. I loro suggerimenti vi aiuteranno a perfezionare i flussi di lavoro e a massimizzare l’efficienza del vostro EDM.

Seguendo questi passaggi, non si tratta solo di implementare un software, ma di trasformare radicalmente il modo in cui l’azienda gestisce le informazioni. Il risultato? Aumento della produttività, semplificazione dei processi e maggiore efficienza dei team.

Azopio è riconosciuto come un potente alleato in questa trasformazione. Automatizzando la raccolta, l’elaborazione e l’archiviazione dei vostri documenti contabili, la soluzione si integra perfettamente in una strategia EDM globale, facendovi risparmiare tempo prezioso su base giornaliera – e tutto con la massima semplicità!