Introduzione: Perché passare all’archiviazione digitale?

Con i documenti cartacei che si accumulano, i file sparsi in diverse cartelle e le e-mail impossibili da trovare, la gestione dei documenti può diventare rapidamente un mal di testa.

Tuttavia, la creazione di un archivio digitale strutturato è un modo per migliorare l’efficienza, la sicurezza e la tranquillità. Ecco le migliori pratiche da adottare se volete passare a un archivio completamente digitale in tutta tranquillità.

Fase 1 – Eseguire correttamente la scansione dei documenti

Il primo passo consiste nel trasformare i documenti cartacei in file digitali leggibili e utilizzabili.

• Scegliere i formati giusti. Il formato PDF rimane il più stabile per i documenti amministrativi, mentre JPEG o PNG sono adatti per semplici documenti di supporto.
• Garantire una buona qualità di scansione. Una risoluzione di 300 dpi è sufficiente per mantenere la leggibilità e consentire il riconoscimento automatico dei testi tramite OCR o intelligenza artificiale.
• Mettete via le scansioni non appena le avete create. Evitate di lasciarle accumulare sulla vostra scrivania digitale.
  

💡 Errore da evitare: scannerizzare in massa i documenti senza dar loro un nome o archiviarli immediatamente. Si rischia di creare una nuova “pila di carta digitale” difficile da usare.

Fase 2 – Classificare e nominare in modo intelligente

Una buona archiviazione è la chiave per un’archiviazione di successo. L’obiettivo: trovare qualsiasi documento in pochi secondi.

• Adottate una logica semplice e coerente.
  Classificate i vostri documenti secondo una struttura chiara, ad esempio una cartella per anno, poi per tipo di documento (fatture, estratti conto, clienti, fornitori, ecc.).
• Applicare una convenzione di denominazione coerente.
  Ogni file deve includere la data, il nome dell’emittente e la natura del documento.
  Esempio: 2025-03_EDF_Facture.pdf o 2025-04_ClientDupont_Facture.pdf.
• Evitate titoli troppo lunghi o abbreviazioni oscure.
• Strutturate i file per data, tipo e tipo di documento.
• Imporre una regola comune se più persone gestiscono i file

💡 Errore da evitare: cambiare la struttura delle cartelle durante il percorso. Un metodo coerente fin dall’inizio facilita la ricerca e la collaborazione.

→ Questi sono i punti essenziali di un buon EDM aziendale: un’ archiviazione chiara e coerente, condivisa da tutti, che garantisce una gestione documentale efficiente e sostenibile.

Fase 3 – Protezione e backup degli archivi

L’archiviazione digitale ha senso solo se è affidabile e duratura.
I vostri documenti devono rimanere accessibili anche in caso di guasto o cambio di hardware.

• Moltiplicate i vostri backup. Combinate un backup locale (disco esterno) e un backup remoto (cloud sicuro).
• Proteggere l’accesso. Password forti, autenticazione a due fattori e gestione dei diritti degli utenti.
• Verificare la conformità al RGPD. I dati contenenti informazioni personali devono essere archiviati in modo sicuro e tracciabile.

💡 Errore da evitare: tenere tutto su un unico disco rigido o su un semplice cloud personale non crittografato. In caso di hacking o di guasto, la perdita potrebbe essere permanente.

→ Si tratta di un pilastro centrale della gestione dei documenti: backup affidabili e accesso sicuro garantiscono continuità e fiducia nel tempo.

Passo 4 – Automatizzare con un sistema EDM (Electronic Document Management)

La gestione elettronica dei documenti (EDM) rende più semplice e affidabile l’archiviazione quotidiana.
Centralizza, classifica, recupera e condivide automaticamente i documenti.

Con una soluzione come Azopio, le fatture, gli estratti conto e i documenti di supporto sono :

• importati automaticamente dalla casella di posta elettronica, foto, documenti pdf
• riconosciuto grazie alla lettura automatica,
• archiviati nelle cartelle corrette senza intervento manuale,
• accessibile in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo,
• possono essere condivisi con i vostri collaboratori interni(inviati ai colleghiper la validazione ) o esterni (studi contabili)

💡 Principale vantaggio: si elimina il rischio di dimenticare, archiviare erroneamente o duplicare i documenti, risparmiando tempo prezioso nella gestione amministrativa.

Niente più tempo speso a nominare manualmente i documenti, niente più ricerche noiose e niente più viaggi fisici avanti e indietro per convalidare le fatture!

→ Questo è il passo che fa la differenza: l ‘automazione trasforma il rigore dell’archiviazione in una vera e propria leva di produttività.

Bonus – Periodi di conservazione legali

L’archiviazione digitale deve inoltre rispettare gli obblighi di conservazione previsti dalla legge.

Ecco alcuni punti di riferimento:

Tipo di documento	Durata minima di conservazione
Fatture di clienti e fornitori	10 anni
Documenti bancari	5 anni
Buste paga (copia del datore di lavoro)	5 anni
Registrazioni contabili (diari, libro mastro)	10 anni

Lo sapevate?
Un documento digitale ha lo stesso valore legale di un documento cartaceo, purché sia autentico, leggibile e conservato in condizioni che ne garantiscano l’integrità.

Conclusione

Il passaggio all’archiviazione digitale è molto più di una semplice questione di spazio.
È un processo di strutturazione che :

• risparmia tempo,
• riduce il rischio di perdite o errori,
• garantisce la conformità legale,
• e migliorare la collaborazione all’interno dell’azienda.
  

Adottando oggi i giusti riflessi – o affidando la gestione a una piattaforma come Azopio – si compie un passo decisivo verso una gestione documentale moderna, semplice e sicura.

Per saperne di più, scoprite la soluzione EDM e di fatturazione elettronica di Azopio.

FAQ – Tutto quello che c’è da sapere sull’archiviazione digitale

Che cos’è l’archiviazione digitale?

L’archiviazione digitale consiste nel conservare, archiviare e proteggere i documenti in formato elettronico anziché cartaceo.
L’obiettivo è quello di garantirne l’accessibilità, l’integrità e il valore legale nel tempo, semplificando al contempo la gestione quotidiana.

Qual è la differenza tra digitalizzazione e archiviazione digitale?

La digitalizzazione consiste semplicemente nella scansione di un documento cartaceo per ottenerlo in formato elettronico.
L’archiviazione digitale, invece, va oltre: prevede l’organizzazione, la classificazione e l’archiviazione sicura dei file secondo regole precise (formati, periodi legali, back-up, ecc.).

Come scegliere la soluzione EDM giusta per la vostra azienda?

Una buona soluzione di elettroerosione deve offrire :

• archiviazione automatica dei documenti,
• riconoscimento intelligente (AI/OCR) per facilitare la ricerca,
• Deposito sicuro a norma RGPD,
• e un’interfaccia semplice per facilitare la collaborazione.

→ Piattaforme come Azopio rispondono a questi criteri automatizzando l’importazione, l’archiviazione e la conservazione dei documenti contabili e amministrativi.