Introduzione

Ogni giorno vi destreggiate tra decine di documenti: fatture, contratti, preventivi, buste paga… E se poteste fare a meno dell’archiviazione manuale, dei file persi e delle ricerche infinite?

Questo è esattamente ciò che l‘intelligenza artificiale (AI) può fare oggi.

Lungi dall’essere solo una moda, reinventa la gestione dei documenti e semplifica la vita quotidiana delle aziende, grandi e piccole.

Gestione dei documenti, un pilastro spesso sottovalutato

Una buona gestione dei documenti è come la spina dorsale di un’azienda.
Quando tutto è in ordine, tutto funziona meglio: le fatture vengono elaborate più rapidamente, le approvazioni sono più chiare e gli scambi tra i reparti sono più efficienti.
Ma siamo onesti: smistare e archiviare i documenti a mano non è più un’opzione.

Con un EDM (Electronic Document Management), state già centralizzando i vostri file.
Aggiungete una dose di intelligenza artificiale e otterrete un EDM intelligente: un sistema che capisce, impara e lavora per voi.

Cosa sta cambiando l’intelligenza artificiale nella pratica

L’intelligenza artificiale non si limita ad aiutare: trasforma le vostre abitudini.
Diventa un assistente silenzioso, che impara dalle vostre pratiche e migliora ogni giorno.

A – Elaborazione e ricerca automatica

Basta con il noioso inserimento manuale dei dati o con i doppi inserimenti:

• L‘AI estrae automaticamente i dati chiave (data, importo, fornitore).
• Rileva i duplicati
• E consente di trovare qualsiasi file in pochi secondi.
  

B – Lettura intelligente dei contenuti

Grazie all’apprendimento automatico e all’elaborazione del linguaggio naturale, l’IA comprende il significato dei documenti.
È in grado di distinguere tra un importo al lordo e al netto delle imposte, tra un cliente e un fornitore.
E più documenti elabora, più diventa precisa.
Il risultato: meno errori e più fiducia.

C – Automazione dei processi

Provate a immaginare: le fatture dei vostri fornitori arrivano via e-mail, vengono archiviate e processate automaticamente e sono pronte per essere integrate nella vostra contabilità.
Non è necessario alcun intervento manuale.
L’intelligenza artificiale orchestra tutto, dall’elaborazione all’archiviazione, come un direttore d’orchestra digitale.

Prima / Dopo l’AI: la differenza in sintesi

Aspetto	Prima dell’IA	Con l’intelligenza artificiale
Ricerca di un documento	In base al nome del file	Ricerca per contenuto e contesto
Estrazione dei dati	Ingresso manuale	Riconoscimento automatico
Errore umano	Frequente	Raro o inesistente
Tempo di elaborazione	Lungo	Diviso per 3 a 5
Sicurezza e conformità	Variabili	Rinforzato e tracciato

→ In parole povere: con l’IA si passa dallo smistamento alla guida

💡 Lo sapevate? Secondo uno studio IDC, un dipendente spende fino al 30% del proprio tempo per cercare o ricreare informazioni. Secondo diversi editori di soluzioni documentali, un EDM intelligente riduce questa cifra a meno del 10%. Fonte: IDC – “Information Worker Productivity Study”, ristampato da M-Files, 2023.

L’intelligenza artificiale, un alleato per la conformità dei documenti

Fatturazione elettronica, RGPD, archiviazione con valore probatorio… gli obblighi si moltiplicano.
E il minimo errore può costare caro.
Una buona notizia: l’intelligenza artificiale si prende cura di voi.

• Rileva i duplicati
• Assicura che i documenti vengano archiviati secondo le regole.
• Traccia ogni azione per garantire la totale conformità.

Il risultato: tranquillità per i vostri team e maggiore sicurezza per i vostri dati.

Vantaggi concreti per la vostra azienda

Gli effetti dell’IA si fanno sentire rapidamente, a volte già nelle prime settimane:

• Risparmiate tempo nell’inserimento dei dati e nelle ricerche.
• Riduzione dei costi amministrativi.
• Organizzazione più chiara, senza duplicazioni.
• Dati sicuri e conformi.
• Collaborazione fluida tra i team.

E soprattutto: potete riprendere il controllo dei vostri documenti senza sforzo.

Cosa succederà? Verso una gestione documentale predittiva

L’intelligenza artificiale impara dalle vostre abitudini. Domani saprà:

• generare rapporti personalizzati
• Prevedere le tendenze dai dati

Non reagite, ma anticipate.
La gestione dei documenti diventa proattiva, un vero e proprio motore di performance.

Azopio: quando l’EDM diventa veramente intelligente

In Azopio abbiamo fatto dell’intelligenza artificiale la forza trainante della nostra soluzione.
La nostra missione: liberarvi dagli oneri amministrativi in modo che possiate concentrarvi su ciò che è importante.

Azopio automatizza :

• raccolta di fatture (caselle e-mail, foto, PDF),
• la loro lettura e classificazione,
• sincronizzazione automatica con i conti bancari e riconciliazione bancaria
• generazione di esportazioni contabili o interoperabilità con software di contabilità come Cegid Loop o MyUnisoft

→ Tutto avviene in modo fluido, senza sforzo.
La vostra contabilità diventa fluida, i vostri team respirano più facilmente, le vostre giornate diventano più leggere.

In breve

Vantaggi dell’IA	Impatto sulla gestione dei documenti
Automazione	Meno compiti ripetitivi
Intelligenza contestuale	Migliore comprensione dei documenti
Affidabilità	Drastica riduzione degli errori
Velocità	Elaborazione e ricerca immediata
Integrazione	Alimentazioni collegate con il vostro software di contabilità

Conclusione

L’intelligenza artificiale non si limita a modernizzare la gestione dei documenti.
Sta cambiando il modo di lavorare delle aziende.
Meno vincoli, maggiore chiarezza, prestazioni più elevate.

E con strumenti come Azopio, questa trasformazione non è più riservata alle grandi organizzazioni.
È accessibile, pratica e pronta a migliorare la vostra amministrazione quotidiana.

La gestione dei documenti non è più un lavoro di routine.
È una leva strategica e l’intelligenza artificiale ne è la forza trainante.

FAQ – IA e gestione dei documenti

Che cos’è la gestione intelligente dei documenti?

La gestione intelligente dei documenti combina la gestione elettronica dei documenti (EDM) con le tecnologie di intelligenza artificiale.
Non solo archivia e classifica i file, ma li analizza, li riconosce e li elabora automaticamente per risparmiare tempo ed evitare errori.

In che modo l’intelligenza artificiale migliora la gestione dei documenti?

L’intelligenza artificiale automatizza le attività ripetitive: archiviazione, estrazione di dati, invio per la convalida o l’archiviazione.
Capisce il contenuto dei documenti grazie all’apprendimento automatico e impara nel tempo.
Il risultato: processi più rapidi, dati affidabili e migliore visibilità delle informazioni.

Quali sono i vantaggi di un EDM con AI per un’azienda?

Un EDM alimentato dall’intelligenza artificiale offre :

• Risparmiare tempo nella ricerca e nell’inserimento dei dati,
• una riduzione dei costi amministrativi,
• una migliore conformità alle normative,
• e una più facile collaborazione tra i team.
  Si tratta di un vero e proprio impulso alla produttività quotidiana.

L’intelligenza artificiale sta sostituendo i team amministrativi?

No, l’IA non sostituisce gli esseri umani: li libera da compiti che richiedono tempo.
I team guadagnano tempo per concentrarsi su attività a più alto valore aggiunto (analisi, monitoraggio, assistenza).
È una collaborazione tra l’uomo e la macchina, non una sostituzione.

In che modo Azopio utilizza l’intelligenza artificiale per semplificare la gestione dei documenti?

Azopio integra l’intelligenza artificiale nel cuore della sua soluzione per automatizzare la raccolta, la lettura e l’archiviazione dei documenti.
Le fatture vengono riconosciute, ordinate ed elaborate automaticamente.
L’obiettivo è ridurre l’inserimento manuale dei dati, risparmiare tempo e rendere più affidabile la contabilità quotidiana.