Per molti dirigenti di aziende e PMI, la gestione amministrativa è spesso considerata un “male necessario”. Tra raccogliere le fatture, tenere traccia delle ricevute e preparare i documenti per il commercialista, queste attività dispendiose consumano tempo prezioso.
Tuttavia, il rigore non deve essere un’opzione. Una contabilità approssimativa può portare a errori nel flusso di cassa, a ritardi nei pagamenti e persino a sanzioni. Come si può quindi alleggerire il carico senza perdere in precisione? La risposta sta nella centralizzazione e nell’elaborazione intelligente dei flussi.
1. Centralizzare la raccolta delle fatture dei fornitori per eliminare le sviste.
La mancanza di rigore raramente deriva da cattiva volontà, ma spesso dalla dispersione dei documenti: una ricevuta in tasca, una fattura ricevuta via e-mail, un file PDF perso nei download.
Azopio risolve questo problema fornendo semplici punti di ingresso per garantire che nessun documento venga dimenticato:
- Sincronizzazione della casella di posta:
Collegate la vostra casella di posta elettronica professionale. Azopio rileva ed estrae automaticamente le fatture ricevute come allegati. - Indirizzo e-mail dedicato:
Trasferite (o chiedete ai vostri fornitori di inviare) le fatture direttamente al vostro indirizzo @mail2.azopio.com. - Applicazione mobile (Azopio Snap):
La ricevuta di un ristorante o un acquisto in un negozio? Scattatelo all’istante. Viene elaborato prima ancora di metterlo nel portafoglio.
2. Estrazione di fatture e ricevute grazie all’AI (Intelligenza Artificiale): la fine dell’inserimento manuale dei dati
L’inserimento manuale dei dati è nemico della precisione: cifre invertite, errori di aliquota IVA, date dimenticate, ecc. Utilizzando le più recenti tecnologie di intelligenza artificiale (AI) (più potenti di quelle basate sul riconoscimento ottico dei caratteri(OCR)), Azopio automatizza la lettura dei dati:
- Nome del fornitore
- Importi al lordo e al netto delle imposte
- IVA
- Valuta e data
Il risultato? Non si digita nulla, ma si convalida. Questo garantisce un database pulito che può essere utilizzato immediatamente dal vostro commercialista.
3. La riconciliazione bancaria: il giudice del vostro rigore
Una contabilità rigorosa si basa su una regola d’oro: ogni transazione bancaria deve avere un documento di supporto. Farlo manualmente una volta al mese è una grande fonte di stress.
Collegando il vostro conto bancario ad Azopio, lo strumento effettua il collegamento per voi:
- Identifica una spesa sull’estratto conto.
- Cerca le fatture corrispondenti nei documenti raccolti.
- Vi dirà se manca qualche documento di supporto.
Questo monitoraggio “in corso d’opera” vi fornisce un quadro reale del vostro flusso di cassa e vi dà tranquillità in caso di controlli fiscali.
4. I vantaggi: oltre al risparmio di tempo
L’adozione di questo tipo di organizzazione presenta tre vantaggi strategici:
- Una visione chiara del flusso di cassa: centralizzando le fatture non appena le ricevete, sapete quali sono i vostri impegni reali in ogni momento, senza aspettare il bilancio.
- Collaborazione agevole: il vostro commercialista può accedere ai documenti in tempo reale. Niente più interminabili scambi di e-mail o “documenti mancanti” a fine anno.
- Conformità alle norme: con l’arrivo della fatturazione elettronica, strutturare ora i flussi di dati è il modo migliore per anticipare gli obblighi legali di domani.
Una nota di cautela: automazione non significa disimpegno. Lo strumento fa il lavoro pesante (raccolta ed estrazione dei dati), ma voi mantenete il controllo della convalida finale.
Conclusione: le persone al centro del valore
La riduzione del carico amministrativo non è fine a se stessa, ma è una leva per la crescita. Delegando le attività ripetitive a processi solidi, non si sacrifica il rigore: lo si rende sistemico. In questo modo vi liberate per ciò che conta davvero: analizzare i vostri margini e sviluppare la vostra attività.
