No, un PDF non è una fattura elettronica. Pur essendo un documento digitale, non soddisfa i criteri tecnici e legali che definiscono una vera fattura elettronica. Questa distinzione è fondamentale, soprattutto ora che la riforma della fatturazione elettronica è entrata in vigore in Francia.

PDF: un documento digitale, non una fattura elettronica

Il PDF (Portable Document Format) è un formato di file ampiamente utilizzato per rappresentare documenti in modo fisso e universale. In contabilità, viene spesso utilizzato per scambiare le fatture, scansionandole o esportandole da un software di fatturazione. Tuttavia, un PDF è solo un’immagine digitale di una fattura. Le informazioni contenute non sono strutturate in modo da poter essere utilizzate da una macchina.

Affinché un PDF diventi una fattura elettronica conforme, deve essere accompagnato da un file di dati strutturato (come un file XML o JSON) contenente tutte le informazioni della fattura (importo, IVA, numero di fattura, ecc.) in una forma leggibile da un computer. Si tratta di un formato di fattura elettronica ibrido, come Factur-X.

La vera definizione di fattura elettronica

Una fattura elettronica è molto più di una semplice versione digitale di un documento. È un documento creato, trasmesso e ricevuto in un formato rigorosamente strutturato e standardizzato, che consente un’elaborazione automatica senza intervento umano. Deve garantire la leggibilità, l’integrità e l’autenticità delle informazioni.

La caratteristica principale di una fattura elettronica è la sua capacità di essere elaborata da un software. I dati in essa contenuti (come il nome del fornitore, il numero SIREN, l’importo al lordo dell’imposta, l’IVA, ecc.) sono organizzati in modo tale da poter essere estratti e integrati direttamente in un sistema informativo, come ad esempio il vostro software di precontabilità Azopio.

I formati di fattura elettronica più comuni sono :

• Factur-X: un formato ibrido che combina un PDF per la leggibilità umana e un file XML incorporato per l’elaborazione meccanica.
• UBL (Universal Business Language): Un formato XML puro, ideale per gli scambi tra macchine, ma illeggibile senza uno strumento specifico.
• CII (Cross Industry Invoice): Un altro formato basato su XML, utilizzato anche per gli scambi automatizzati.

Perché la distinzione è fondamentale per la vostra azienda

Con l’entrata in vigore della riforma della fatturazione elettronica in Francia, la distinzione tra un semplice PDF e una fattura elettronica è diventata un obbligo legale per la maggior parte delle aziende. L’obiettivo della riforma è quello di modernizzare la gestione contabile, combattere le frodi IVA e semplificare le dichiarazioni.

Per voi, questo significa che la semplice ricezione e archiviazione di PDF non sarà più sufficiente. Dovrete essere in grado di ricevere ed emettere fatture in formato elettronico, ossia in un formato strutturato che possa essere trasmesso tramite una piattaforma di dematerializzazione approvata.

Soluzioni come Azopio sono qui per aiutarvi a compiere la transizione. Automatizzando la raccolta, l’elaborazione e la gestione delle fatture, non solo vi permetteranno di rispettare i nuovi obblighi, ma vi faranno anche risparmiare tempo prezioso e renderanno i vostri dati contabili più affidabili.

In conclusione, il PDF, pur essendo uno strumento pratico per la visualizzazione delle fatture, non è la soluzione per adeguarsi alla riforma della fatturazione elettronica. Adottare una vera soluzione di dematerializzazione, che sia anche una Piattaforma Approvata, significa prepararsi al futuro e trasformare un vincolo in una vera opportunità di ottimizzazione.