A eficiência de uma empresa assenta em muitos pilares, e a gestão de documentos é um dos mais críticos. Muitas vezes perdemo-nos em montanhas de facturas em papel, em várias versões do mesmo ficheiro em diferentes discos ou em e-mails de validação que se afogam nas nossas caixas de entrada.

Felizmente, existe uma solução: a gestão eletrónica de documentos (GED). Mais do que um simples espaço de armazenamento, um GED é um verdadeiro sistema de gestão que centraliza, organiza e automatiza os seus fluxos documentais. Mas como é que pode implementar com sucesso um sistema deste tipo na sua empresa? Eis um guia em várias etapas fundamentais.

Etapa 1: Analisar as suas necessidades actuais (a avaliação)

Antes de mergulhar de cabeça, é preciso ter tempo para fazer um balanço. Uma implementação bem sucedida começa com um conhecimento profundo dos seus processos internos.

• Identificar estrangulamentos: Onde estão os pontos de bloqueio na sua gestão de documentos? Demora demasiado tempo a encontrar facturas de fornecedores? O processo de validação de facturas e contratos demora demasiado tempo?
• Faça um balanço dos seus documentos: Que tipos de documentos gere (facturas, contratos, recibos de vencimento, outros documentos)? Em que formato (papel, digital)? Quais são os volumes por serviço?
• Defina os seus objectivos: pretende reduzir os custos de impressão, melhorar a produtividade, garantir a conformidade (RGPD, faturação eletrónica) ou simplesmente tornar a colaboração mais fluida?

Ao envolver as equipas envolvidas desde o início, pode garantir que a solução final responde às suas necessidades reais e não apenas às suas suposições.

Etapa 2: Escolher a solução EDM correta (a ferramenta correta)

O mercado das soluções EDM é vasto. A escolha da plataforma certa é crucial e deve basear-se nos objectivos que definiu.

• Funcionalidades essenciais: Certifique-se de que a solução oferece as funcionalidades de que necessita:
  
  • Captura e digitalização: A capacidade de digitalizar documentos em papel e de extrair dados a partir deles utilizandoa IA permite poupar muito tempo. OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres) ou ADR (Leitura Automática de Documentos) são atualmente tecnologias de reconhecimento menos potentes do que as mais recentes tecnologias que utilizam Inteligência Artificial. Por isso, antes de escolher a sua solução, certifique-se de que a testa para ver com os seus próprios olhos até que ponto o reconhecimento de dados é fiável!
  • Indexação e pesquisa: A potência do motor de pesquisa é um critério essencial. A possibilidade de criar metadados personalizados (por exemplo, nome do cliente, número da fatura, data) torna a pesquisa quase instantânea. Mais uma vez, uma solução que permita ser testada evita surpresas desagradáveis mais tarde!
  • Fluxo de trabalho e automatização: Um bom GED deve permitir-lhe automatizar os seus processos (circuitos de validação, envio para pagamento).
  • Arquivo seguro: O arquivo seguro e conforme dos seus documentos (conformidade fiscal) não é negociável.
    
• Critérios técnicos: Deve também ter em conta a facilidade de integração da solução com as suas ferramentas existentes (uma solução com uma API (como o Azopio) permite a interligação entre sistemas) e a escalabilidade da solução. A preferência por uma solução na nuvem pode oferecer maior flexibilidade e segurança.

Fase 3: Planeamento da implementação e da implantação (o roteiro)

Uma vez escolhida a solução, é altura de planear a sua implementação.

• Nomearum gestor de projeto: Designar um gestor ou uma equipa para supervisionar o projeto. Os “utilizadores-chave” de cada departamento podem servir de intermediários para a formação e o feedback.
• Forme as suas equipas: A resistência à mudança é natural. A gestão da mudança é essencial. Explique claramente as vantagens da GED para todos: menos tempo perdido, acesso simplificado à informação e melhor colaboração. A formação regular e o apoio contínuo são a chave para o sucesso.

A criação de um GED costumava parecer complexa, mas com o Azopio, o GED já não é um projeto oneroso ou demorado: a implementação é simples, rápida e eficaz. Graças à sua interface intuitiva, à recolha e arquivo automatizados de documentos e à integração perfeita com o software de contabilidade, a implementação é muito fácil. As suas equipas podem facilmente dominar a ferramenta sem necessidade de formação complexa e beneficiar imediatamente de economias de tempo e de uma maior eficácia.

Fase 4: Acompanhamento e otimização (melhoria contínua)

A criação do seu EDM não é um fim em si mesmo. É o início de uma transformação contínua.

• Medir os resultados: Acompanhe os indicadores-chave de desempenho (KPI) para avaliar o sucesso do seu projeto: o tempo médio que demora a encontrar um documento, a taxa de adoção pelos utilizadores ou a redução dos custos relacionados com o papel.
• Avalie regularmente: Recolha feedback das suas equipas. As suas sugestões ajudá-lo-ão a aperfeiçoar os fluxos de trabalho e a maximizar a eficiência do seu GED.

Ao seguir estes passos, não está apenas a implementar software, está a transformar fundamentalmente a forma como a sua empresa gere a informação. O resultado? Maior produtividade, processos simplificados e equipas mais eficientes.

O Azopio é reconhecido como um poderoso aliado nesta transformação. Ao automatizar a recolha, o tratamento e o arquivo dos seus documentos contabilísticos, a solução integra-se perfeitamente numa estratégia global de GED, poupando-lhe um tempo precioso no dia a dia – e tudo isto com a maior simplicidade!