A gestão administrativa e financeira representa um encargo considerável para os profissionais de saúde, sejam eles médicos de clínica geral, fisioterapeutas ou consultórios dentários, por exemplo. Cada minuto gasto no processamento de papelada ou na preparação de documentos para o contabilista é um minuto a menos dedicado aos pacientes ou ao desenvolvimento do negócio. Felizmente, a desmaterialização dos processos, aliada a um GED seguro e a ferramentas de pré-contabilidade automatizadas, oferece uma solução poderosa para transformar esta realidade.

1. A desmaterialização no centro da produtividade: adeus ao papel

O grande desafio é fazer do papel uma coisa do passado. Deixar de usar papel não é apenas um gesto ecológico, é um imperativo de eficiência.

Antecipar a faturação eletrónica

Com a chegada iminente da faturação eletrónica em França, os profissionais de saúde têm de estar preparados para gerir digitalmente os seus fluxos de facturas. Uma solução moderna de GED permite :

• Centralizar todos os documentos de entrada (facturas de fornecedores, extractos) e de saída (facturas de clientes, orçamentos).
• Garantir a descodificação das facturas electrónicas recebidas, independentemente do formato utilizado (Factur-X, UBL ou CII), no âmbito da reforma da faturação eletrónica.
• Torne as informações instantaneamenteacessíveis para si ou para o seu contabilista, sem ter de vasculhar tediosamente os armários de arquivo.

Segurança e arquivo dos documentos contabilísticos

Optar por um GED seguro significa que os seus documentos administrativos e contabilísticos são armazenados em servidores altamente seguros, garantindo a sua longevidade e conformidade legal. Esta segurança é essencial para todos os comprovativos de despesas ou receitas, garantindo a rastreabilidade e o arquivo legal necessário para auditorias ou verificações fiscais.

2. O poder da automatização: revolucionar a pré-contabilidade

A pré-contabilidade engloba todas as fases anteriores à contabilidade: recolha de documentos, introdução de dados e preparação. É aqui que a automatização oferecida por plataformas inteligentes como a Azopio oferece as poupanças de tempo mais significativas.

Da fatura aos dados contabilísticos: entrada de dados zero

Graças à Inteligência Artificial (IA) e ao reconhecimento ótico de caracteres (OCR) avançado, uma simples fatura digitalizada ou recebida por correio eletrónico é imediatamente analisada. A ferramenta de pré-contabilidade extrai automaticamente :

• O nome do fornecedor/cliente.
• O montante antes e depois de impostos.
• A taxa de IVA e o montante correspondente.
• A data de pagamento e a data de vencimento.

Esta “entrada zero” elimina o erro humano e liberta horas de trabalho. Para um consultório dentário, isto significa que todas as despesas relativas a equipamento, consumíveis ou custos de funcionamento estão prontas a ser exportadas com um simples clique.

Partilhar informações com o seu contabilista ajuramentado

A automatização não se limita à introdução de dados. As ferramentas modernas permitem :

• Associação automática das facturas às transacções bancárias correspondentes, facilitando a reconciliação.
• Exportação de entradas no formato exato esperado pelo software do contabilista, garantindo uma integração sem atritos.

Esta colaboração optimizada transforma a relação: o revisor oficial de contas recebe ficheiros completos e estruturados, o que lhe permite concentrar-se no aconselhamento e não apenas na introdução de dados.

3. Controlar o seu fluxo de caixa para uma prática saudável

O impacto mais direto desta modernização é na sua gestão de tesouraria. Uma boa pré-contabilidade é a base de uma gestão financeira eficaz.

Visão e antecipação em tempo real

Os fluxos de trabalho automatizados permitem-lhe atualizar a sua situação financeira quase instantaneamente. Já não precisa de esperar pelo fim do mês ou do trimestre para ter uma visão clara das suas entradas e saídas de dinheiro. Esta visibilidade em tempo real é crucial para :

• Gerir os desembolsos: Saiba exatamente quando pagar as facturasdos fornecedores e evite atrasos.
• Controlar as entradas de pagamentos: Verificar o estado dos pagamentos recebidos e, se necessário, efetuar um acompanhamento mais eficaz.
• Antecipar os investimentos: Planear a compra de novos equipamentos ou o recrutamento sem pôr em causa o equilíbrio financeiro.

Ao centralizar a sua faturação eletrónica e os dados pré-contabilísticos, pode transformar a sua gestão administrativa de uma obrigação morosa numa poderosa ferramenta de gestão para garantir a viabilidade e o desenvolvimento a longo prazo da sua atividade como profissional de saúde.

Profissionais de saúde: descubra como poupar tempo na gestão administrativa e financeira da sua clínica: https://www.azopio.com/fr/sante/