Na era da transformação digital, adesmaterializaçãoestá se consolidando como uma alavanca essencial para a modernização das organizações. Refere-se ao processo que permite que um documento ou fluxo de informações em papel seja transformado em uma versão eletrônica, a fim de facilitar sua gestão, compartilhamento e preservação.
Desmaterialização: definição simples
A desmaterialização consiste na conversão de documentos físicos (papel) em arquivos digitais. Isso pode ser feito pordigitalizaçãousando scanners ou impressoras multifuncionais, ou porcriação direta de documentos digitais, sem nunca passar pela fase de impressão.
Ela se aplica a muitos documentos: faturas, recibos de pagamento, contratos, cartas, relatórios de despesas, etc. Uma vez digitalizados, esses documentos podem ser armazenados, classificados, consultados e transmitidos com mais facilidade, além de reforçar sua segurança.
Digitalização e desmaterialização: qual a diferença?
O digitalizaçãoé um componente da desmaterialização, mas é apenas um aspecto.
- Digitalização: ação de digitalizar um documento em papel para obter uma versão eletrônica (ex.: PDF).
- Desmaterialização: inclui a digitalização, mas também a integração desses documentos em fluxos de trabalho digitais, sua assinatura eletrônica, seu arquivamento seguro e, muitas vezes, seu processamento automatizado.
Assim, a desmaterialização insere-se numa lógica dedigitalização de processos de negóciose vai muito além da simples digitalização.
Por que eliminar o uso de papel? Os benefícios para as empresas
A adoção da desmaterialização oferece muitos benefícios concretos para as empresas:
- Economize tempo: Menos movimentação manual, acesso rápido aos documentos, redução de tarefas repetitivas.
- Redução de custos: Menos papel, menos impressão, menos espaço de armazenamento físico.
- Segurança aprimorada: Backups automatizados, acesso controlado, proteção contra perdas ou danos (incêndio, roubo, etc.).
- Conformidade regulatória: Conformidade com requisitos legais (GDPR, arquivamento com valor probatório, faturação eletrónica).
- Melhor colaboração: Documentos facilmente compartilhados internamente ou com parceiros, validação mais rápida.
Como implementar a desmaterialização?
Existem dois cenários principais:
- De documentos em papel:O primeiro passo é digitalizá-los (escaneá-los) e depois integrá-los a um sistema de gerenciamento de documentos.
- A partir de documentos nativamente digitais: Neste caso, a produção e a distribuição são feitas diretamente em formato eletrônico, sem geração de papel. Por exemplo, recibos de pagamento ou faturas gerados por software são transmitidos por plataformas seguras.
Em qualquer caso, a implementação deferramentas adequadasé essencial para gerenciar esses documentos de forma eficaz: software GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), soluções de assinatura eletrônica, cofres digitais, etc.
Quais documentos podem ser desmaterializados?
A desmaterialização abrange uma grande variedade de documentos profissionais:
- Faturas de clientes e fornecedores
- Contratos e alterações
- Recibos de pagamento
- Relatórios de despesas
- Documentos RH
- Cartas administrativas
- Vários documentos comprovativos
Pode ser parcial (alguns documentos permanecem em versão papel) ou total, dependendo das necessidades e normas aplicáveis.
EDM: o pilar da desmaterialização
O Gestão Eletrônica de Documentos (EDM)desempenha um papel central em qualquer estratégia de desmaterialização. Permite centralizar, classificar, pesquisar, compartilhar e arquivar documentos eletrônicos de forma estruturada.
Com uma solução de GED, as empresas ganham produtividade, rastreabilidade e conformidade. Ela também facilita o acesso às informações e sua segurança.
Resumindo
A digitalização de documentos é mais do que uma tendência: é um passo estratégico para empresas que buscam aumentar a eficiência, reduzir custos e cumprir com as mudanças regulatórias. Ao utilizar ferramentas adequadas, como GED e soluções de arquivamento seguro, a transição para o digital se torna uma oportunidade real de transformação.
