Não, um PDF não é uma fatura eletrónica. Embora seja um documento digital, não satisfaz os critérios técnicos e jurídicos que definem uma verdadeira fatura eletrónica. Esta distinção é fundamental, sobretudo agora que a reforma da faturação eletrónica entrou em vigor em França.

PDF: um documento digital, não uma fatura eletrónica

O PDF (Portable Document Format) é um formato de ficheiro amplamente utilizado para representar documentos de uma forma fixa e universal. Em contabilidade, é frequentemente utilizado para trocar facturas, quer digitalizando-as, quer exportando-as a partir de um software de faturação. No entanto, um PDF é apenas uma imagem digital de uma fatura. A informação que contém não está estruturada de forma a poder ser utilizada por uma máquina.

Para que um PDF se torne uma fatura eletrónica conforme, deve ser acompanhado de um ficheiro de dados estruturados (como um ficheiro XML ou JSON) que contenha todas as informações da fatura (montante, IVA, número da fatura, etc.) num formato que possa ser lido por um computador. Trata-se de um formato híbrido de fatura eletrónica, como o Factur-X.

A verdadeira definição de uma fatura eletrónica

Uma fatura eletrónica é muito mais do que uma simples versão digital de um documento. É um documento que foi criado, transmitido e recebido num formato estritamente estruturado e normalizado, permitindo um tratamento automatizado sem intervenção humana. Deve garantir a legibilidade, a integridade e a autenticidade das informações.

A principal caraterística de uma fatura eletrónica é a sua capacidade de ser processada por software. Os dados que contém (como o nome do fornecedor, o número SIREN, o montante antes de impostos, o IVA, etc.) estão organizados de forma a poderem ser diretamente extraídos e integrados num sistema de informação, como o seu software de pré-contabilidade Azopio.

Os formatos de fatura eletrónica mais comuns são :

• Factur-X: Um formato híbrido que combina um PDF para legibilidade humana e um ficheiro XML incorporado para processamento automático.
• UBL (Universal Business Language): Um formato XML puro, ideal para trocas entre máquinas, mas ilegível sem uma ferramenta específica.
• CII (Cross Industry Invoice): Outro formato baseado em XML, também utilizado para trocas automáticas.

Porque é que a distinção é crucial para a sua empresa

Com a entrada em vigor da reforma da faturação eletrónica em França, a distinção entre um simples PDF e uma fatura eletrónica passou a ser uma obrigação legal para a maioria das empresas. O objetivo da reforma é modernizar a gestão contabilística, lutar contra a fraude ao IVA e simplificar as declarações.

Para si, isto significa que a simples receção e armazenamento de PDFs já não será suficiente. Terá de ser capaz de receber e emitir facturas em formato eletrónico, ou seja, num formato estruturado que possa ser transmitido através de uma plataforma de desmaterialização aprovada.

Soluções como a Azopio estão aqui para o ajudar a fazer a transição. Ao automatizar a recolha, o processamento e a gestão das suas facturas, não só lhe permitirão cumprir as novas obrigações, como também lhe pouparão tempo precioso e tornarão os seus dados contabilísticos mais fiáveis.

Em conclusão, embora o PDF seja um instrumento prático para a visualização das facturas, não é a solução para cumprir a reforma da faturação eletrónica. Adotar uma verdadeira solução de desmaterialização, que seja também uma Plataforma Aprovada, significa preparar-se para o futuro e transformar um constrangimento numa verdadeira oportunidade de otimização.