L’efficacité d’une entreprise repose sur de nombreux piliers, et la gestion des documents en est l’un des plus critiques. On se perd souvent dans les montagnes de factures papier, les versions multiples d’un même fichier sur des disques différents, ou encore les emails de validation qui se noient dans nos boîtes de réception.

Heureusement, une solution existe : la Gestion Électronique des Documents (GED). Plus qu’un simple espace de stockage, une GED est un véritable système de gestion qui centralise, organise et automatise vos flux documentaires. Mais comment mettre en place un tel système avec succès dans votre entreprise ? Voici un guide en plusieurs étapes clés.

Étape 1 : Analyser vos besoins actuels (le bilan)

Avant de vous lancer tête baissée, prenez le temps de faire le point. Une mise en place réussie commence par une compréhension approfondie de vos processus internes.

• Identifiez les goulots d’étranglement : Où se trouvent les points de friction dans la gestion de vos documents ? La recherche de factures fournisseurs prend-elle trop de temps ? Le processus de validation des factures et contrats est-il trop long ?
• Faites l’inventaire des documents : Quels types de documents gérez-vous (factures, contrats, bulletins de paie, autres documents) ? Sous quel format (papier, numérique) ? Quels sont les volumes par service ?
• Définissez vos objectifs : Souhaitez-vous réduire les coûts d’impression, améliorer la productivité, garantir la conformité (RGPD, facturation électronique) ou simplement fluidifier la collaboration ?

En impliquant les équipes concernées dès le départ, vous vous assurez que la solution finale répondra à leurs besoins réels et non à des suppositions.

Étape 2 : Choisir la solution GED adaptée (le bon outil)

Le marché des solutions de GED est vaste. Le choix de la bonne plateforme est crucial et doit se faire en fonction des objectifs que vous avez définis.

• Fonctionnalités essentielles : Assurez-vous que la solution propose les fonctionnalités dont vous avez besoin :
  
  • Capture et numérisation : La capacité de numériser des documents papier et d’en extraire les données grâce à l’IA est un gain de temps considérable. OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) ou LAD (Lecture Automatique de Documents) sont maintenant des technologies de reconnaissance moins performantes que les dernières technologies utilisant l’Intelligence Artificielle. Donc avant de choisir votre solution, assurez-vous de la tester afin de vérifier par vous-même la fiabilité de la reconnaissance de données ! 
  • Indexation et recherche : La puissance du moteur de recherche est un critère essentiel. La possibilité de créer des métadonnées personnalisées (par exemple, le nom du client, le numéro de facture, la date) rend la recherche quasi instantanée. Encore une fois, une solution qui permet d’être testée vous évite de mauvaises surprises par la suite !
  • Workflow et automatisation : Une bonne GED doit permettre d’automatiser vos processus (circuits de validation, envoi en paiement).
  • Archivage sécurisé : La sécurité et la conformité de l’archivage de vos documents (conformité fiscale) sont non négociables.
    
• Critères techniques : Pensez aussi à la facilité d’intégration de la solution avec vos outils existants (une solution avec une API (comme Azopio) permet l’interconnexion entre les systèmes) et à l’évolutivité de la solution. Privilégier une solution cloud peut offrir plus de souplesse et de sécurité.

Étape 3 : Planifier l’implémentation et le déploiement (la feuille de route)

Une fois la solution choisie, il est temps de planifier son déploiement.

• Nommer un chef de projet : Désignez un responsable ou une équipe pour encadrer le projet. Les « utilisateurs clés » de chaque département peuvent servir de relais pour la formation et le retour d’information. 
• Former vos équipes : La résistance au changement est naturelle. La conduite du changement est primordiale. Expliquez clairement les bénéfices de la GED pour chacun : moins de temps perdu, un accès simplifié à l’information et une meilleure collaboration. Des formations régulières et un support continu sont la clé du succès.

Mettre en place une GED semblait complexe auparavant, mais avec Azopio, la GED n’est plus un projet lourd ni chronophage : son déploiement est simple, rapide et efficace. Grâce à son interface intuitive, son automatisation de la collecte et du classement des documents, et son intégration fluide avec les logiciels comptables, le déploiement se fait sans lourdeur technique. Vos équipes s’approprient l’outil facilement sans formation complexe et bénéficient immédiatement d’un gain de temps et d’efficacité.

Étape 4 : Suivre et optimiser (l’amélioration continue)

La mise en place de votre GED n’est pas une fin en soi. C’est le début d’une transformation continue.

• Mesurer les résultats : Suivez les indicateurs clés de performance (KPI) pour évaluer le succès de votre projet : le temps moyen de recherche d’un document, le taux d’adoption par les utilisateurs ou la réduction des coûts liés au papier.
• Évaluer régulièrement : Collectez les retours de vos équipes. Leurs suggestions vous aideront à affiner les workflows et à maximiser l’efficacité de la GED.

En suivant ces étapes, vous ne vous contentez pas de mettre en place un logiciel, vous transformez en profondeur la manière dont votre entreprise gère ses informations. Le résultat ? Une productivité accrue, des processus simplifiés et des équipes plus efficaces.

Azopio est reconnu comme un allié puissant dans cette transformation. En automatisant la collecte, le traitement et l’archivage de vos documents comptables, la solution s’intègre parfaitement à une stratégie de GED globale et vous permet de gagner un temps précieux au quotidien et tout cela en toute simplicité !