Introducción: la gestión del gasto, una cuestión de rendimiento
En muchas empresas, la gestión de costes y gastos sigue siendo un proceso manual: las facturas de los proveedores se reciben por correo electrónico, se imprimen, se introducen manualmente en el programa de contabilidad, se archivan en carpetas de papel o digitales, etcétera. Este método, que lleva mucho tiempo, provoca retrasos, errores de introducción de datos y olvido de documentos, y complica la relación con la empresa de contabilidad.
Ante estos retos, laautomatización del tratamiento de los gastos se está convirtiendo en una prioridad para las empresas preocupadas por el rendimiento, la fiabilidad y la visibilidad financiera. Aquí es precisamente donde entra Azopio, una solución de precontabilidad diseñada para simplificar la recopilación, la organización y el tratamiento de los documentos financieros.
¿Por qué automatizar la gestión de gastos?
Estas son las principales ventajas de automatizar la gestión de los gastos empresariales:
- Ahorre un tiempo valioso: elimine las tareas manuales (introducción de datos, archivo, recordatorios).
- Datos más fiables: menos errores de introducción de datos, coherencia de la información extraída.
- Centralice todos sus justificantes: ya no le faltarán documentos, todo está accesible en el mismo lugar.
- Mejor seguimiento del presupuesto: mayor visibilidad de los gastos comprometidos y futuros.
- Preparación de la contabilidad más sencilla: todas las facturas están listas para exportarlas a su herramienta de contabilidad o enviarlas a su censor jurado de cuentas.
¿Cómo funciona Azopio para automatizar los gastos?
Azopio actúa en cada etapa clave del proceso de gestión de facturas de proveedores:
- Recopilación inteligente de documentos
Azopio recupera automáticamente sus facturas a través de varios canales:
- Correos electrónicos (Gmail, Outlook…)
- Captura de fotos a través de la aplicación móvil Azopio Snap (útil para facturas en papel)
- y pronto en los PDP de sus proveedores con la llegada de la facturación electrónica
- Extracción automatizada de datos clave
Gracias a su tecnología de reconocimiento inteligente (OCR + AI), Azopio extrae automáticamente :
- El proveedor
- El importe IVA incluido, IVA excluido
- La fecha y
- El número de factura
Una vez extraídos los datos, puedes comprobarlos rápidamente en tu panel de control. Si algún dato le parece incorrecto o incompleto, Azopio le permite modificarlo con un solo clic. La interfaz intuitiva te ofrece una indicación visual de los campos esenciales y te guía a través de la validación de la información clave.
Esta etapa de verificación garantiza la fiabilidad de los asientos precontables y reduce considerablemente los errores de tratamiento, al tiempo que deja al usuario libertad para realizar cualquier ajuste.
- Archivo automático y búsqueda inteligente
Los documentos se clasifican automáticamente en carpetas por proveedor, periodo o tipo de gasto. Una función de búsqueda avanzada permite encontrar cualquier documento en cuestión de segundos.
- Seguimiento en tiempo real e indicadores financieros
Gracias a sus cuadros de mando integrados, Azopio le ofrece una visión general de sus gastos, con :
- Seguimiento de gastos por proveedor
- Acreedores comerciales
- Historia de los asentamientos
- Exportación de datos a Excel
- Visualice su tesorería y sus previsiones
- Comparación de ingresos y gastos
- etc.
- Preparación de la contabilidad y exportación simplificada
Azopio le permite generar exportaciones contables compatibles con los principales paquetes de software del mercado: Cegid, ACD, Sage, etc. Estas exportaciones pueden enviarse a su empresa de contabilidad en unos pocos clics o cargarse directamente en una plataforma compartida.
Para ir aún más lejos, también puede dar acceso seguro a su contable. De este modo, su contable podrá consultar los documentos en tiempo real, hacer un seguimiento de los gastos, recuperar los asientos de la contabilidad previa y formular preguntas directamente desde la interfaz. Esta colaboración más fluida reduce el número de correos electrónicos y descuidos, al tiempo que garantiza que su contabilidad previa se actualiza periódicamente. Usted ahorra tiempo y su experto contable obtiene una imagen clara y completa, sin tener que volver a introducir los datos.
Ahorro de tiempo y tranquilidad para todos
Al automatizar la gestión de sus gastos, usted :
- Reducir la presión sobre los equipos administrativos
- Acelerar los procesos de validación de facturas
- Mejore su tesorería y sus previsiones
- Trabaje más eficazmente con su empresa de contabilidad
Conclusión: hacia una precontabilidad moderna y eficaz
Automatizar el procesamiento de gastos ya no es un lujo, es una necesidad. Con Azopio, puede estructurar su flujo de trabajo de gastos, hacer que sus datos sean más fiables y ahorrar un tiempo precioso, sin perturbar su organización.
