Introdução: a gestão das despesas, uma questão de desempenho
Em muitas empresas, a gestão de custos e despesas continua a ser um processo manual: as facturas dos fornecedores são recebidas por correio eletrónico, impressas, introduzidas manualmente no software de contabilidade, arquivadas em pastas de papel ou digitais, etc. Este método moroso pode levar a atrasos, erros de introdução de dados e esquecimento de documentos, e complica as relações com o gabinete de contabilidade.
Perante estes desafios, aautomatização do processamento de despesas está a tornar-se uma prioridade para as empresas preocupadas com o desempenho, a fiabilidade e a visibilidade financeira. É precisamente aqui que entra o Azopio, uma solução pré-contabilística concebida para simplificar a recolha, a organização e o tratamento dos documentos financeiros.
Porquê automatizar a gestão de despesas?
Eis as principais vantagens de automatizar a gestão das despesas da empresa:
- Poupetempo valioso: elimine as tarefas manuais (introdução de dados, arquivo, lembretes).
- Dados mais fiáveis: menos erros de introdução de dados, coerência das informações extraídas.
- Centralize todos os seus documentos comprovativos: não há mais documentos em falta, tudo está acessível no mesmo sítio.
- Melhoria do controlo orçamental: melhor visibilidade das despesas autorizadas e futuras.
- Preparação contabilística mais fácil: todas as facturas estão prontas para serem exportadas para o seu sistema de contabilidade ou enviadas para o seu contabilista.
Como funciona o Azopio para automatizar as despesas?
A Azopio actua em todas as fases-chave do processo de gestão de facturas de fornecedores:
- Recolha inteligente de documentos
O Azopio recupera automaticamente as suas facturas através de vários canais:
- Emails (Gmail, Outlook…)
- Captura de fotografias através da aplicação móvel Azopio Snap (útil para facturas em papel)
- e em breve nos PDP dos seus fornecedores com a chegada da faturação eletrónica
- Extração automatizada de dados-chave
Graças à sua tecnologia de reconhecimento inteligente (OCR + IA), o Azopio extrai automaticamente :
- O fornecedor
- O montante incluindo o IVA, excluindo o IVA
- A data e
- O número da fatura
Depois de os dados terem sido extraídos, pode verificá-los rapidamente no seu painel de controlo. Se alguma informação parecer incorrecta ou incompleta, o Azopio permite-lhe alterá-la com um simples clique. A interface intuitiva dá-lhe uma indicação visual dos campos essenciais e guia-o através da validação de informações-chave.
Esta fase de verificação garante a fiabilidade dos lançamentos pré-contabilísticos e reduz consideravelmente os erros de processamento, deixando o utilizador livre para efetuar eventuais ajustamentos.
- Arquivo automático e pesquisa inteligente
Os documentos são automaticamente ordenados em pastas por fornecedor, período ou tipo de despesa. Uma função de pesquisa avançada permite-lhe encontrar qualquer documento numa questão de segundos.
- Acompanhamento em tempo real e indicadores financeiros
Graças aos seus painéis de controlo integrados, o Azopio dá-lhe uma visão global das suas despesas, com :
- Acompanhar as despesas por fornecedor
- Contas a pagar
- História do povoamento
- Exportação de dados do Excel
- Ver o seu fluxo de caixa e previsão
- Uma comparação das suas receitas e despesas
- etc.
- Preparação da contabilidade e exportação simplificada
O Azopio permite-lhe gerar exportações contabilísticas compatíveis com os principais softwares do mercado: Cegid, ACD, Sage, etc. Estas exportações podem ser enviadas para o seu gabinete de contabilidade com apenas alguns cliques ou diretamente carregadas numa plataforma partilhada.
Para ir ainda mais longe, pode também dar ao seu contabilista acesso seguro. O seu contabilista pode então consultar documentos em tempo real, acompanhar despesas, recuperar lançamentos pré-contabilísticos e colocar questões diretamente a partir da interface. Esta colaboração mais fluida reduz o número de e-mails e de descuidos, assegurando ao mesmo tempo que a sua pré-contabilidade é regularmente actualizada. O utilizador poupa tempo e o seu revisor oficial de contas tem uma visão clara e completa, sem necessidade de voltar a introduzir dados.
Poupança de tempo e paz de espírito para todos
Ao automatizar a gestão das suas despesas, :
- Reduzir a pressão sobre as equipas administrativas
- Acelerar os processos de validação de facturas
- Melhorar o fluxo de caixa e as previsões
- Trabalhe de forma mais eficiente com a sua empresa de contabilidade
Conclusão: rumo a uma pré-contabilidade moderna e eficaz
Automatizar o processamento de despesas já não é um luxo, é uma necessidade. Com o Azopio, pode estruturar o seu fluxo de trabalho de despesas, tornar os seus dados mais fiáveis e poupar tempo precioso, sem perturbar a sua organização.
