A reforma da faturação eletrónica irá transformar os hábitos de gestão de todas as empresas francesas, incluindo as explorações agrícolas organizadas em GAEC (Agrupamento Agrícola de Exploração em Comum).

Embora as obrigações regulamentares sejam as mesmas que para as outras explorações agrícolas, as GAEC enfrentam um desafio adicional: coordenar a gestão das faturas entre vários sócios, por vezes distribuídos por diferentes atividades ou unidades de produção.

Como evitar duplicados? Como centralizar os documentos? Como simplificar a colaboração com o contabilista? Eis o que precisa de saber para preparar a sua GAEC para a reforma. E se este for o seu primeiro contacto com o tema, recomendamos que comece pelo nosso guia completo sobre a faturação eletrónica para explorações agrícolas e vitícolas, que apresenta todo o calendário e as obrigações regulamentares. 

As GAEC estão abrangidas pela faturação eletrónica?

Sim. Tal como todas as explorações agrícolas sujeitas ao IVA, as GAEC são abrangidas pela reforma.

O calendário prevê:

A partir de 1 de setembro de 2026

• Obrigação de receber faturas eletrónicas
• Recebimento através de uma plataforma de digitalização

A partir de 1 de setembro de 2027

• Obrigação de emitir faturas eletrónicas para as transações B2B
• Transmissão de dados à administração fiscal de acordo com as regras em vigor

Ao contrário das explorações agrícolas abrangidas pelo regime Micro-BA, as GAEC sujeitas ao IVA estão plenamente sujeitas às obrigações de emissão e receção de faturas eletrónicas. Para compreender as diferenças entre estes regimes, consulte o nosso artigo «Micro-BA e faturação eletrónica: o que é preciso saber». 

Por que razão as GAEC enfrentam desafios específicos

A maioria das explorações individuais tem um único gestor administrativo.

Num GAEC, a situação é frequentemente diferente:

• Vários sócios participam na atividade
• Várias pessoas podem receber faturas
• As diferentes oficinas podem gerar despesas
• por vezes, são utilizadas várias contas de e-mail

Sem uma organização adequada, isso pode levar a:

• faturas perdidas
• duplicados
• atrasos no tratamento
• erros contabilísticos

A reforma da faturação eletrónica torna indispensável uma melhor organização documental.

Centralizar as faturas: a prioridade número um

Um dos primeiros passos consiste em pôr fim à dispersão dos documentos.

Em muitos GAEC, as faturas vão chegando:

• por e-mail
• por correio
• através de portais de fornecedores
• em formato em papel, em compras locais

Quando cada sócio guarda os seus próprios documentos, torna-se difícil garantir a exaustividade contabilística.

Uma plataforma centralizada permite que todos os sócios tenham acesso às mesmas informações e evitem esquecimentos.

Uma solução de gestão documental para explorações agrícolas permite centralizar automaticamente as faturas de fornecedores, comprovativos e documentos contabilísticos num único espaço. 

Como gerir vários sócios sem aumentar o número de erros?

Um dos principais desafios consiste em definir claramente as responsabilidades.

Por exemplo:

• um sócio gere as compras de rações para animais
• outro é responsável pelas compras de material
• um terceiro supervisiona as vendas

Neste contexto, uma ferramenta de gestão documental permite:

• identificar a origem de cada fatura
• acompanhar as validações
• manter um registo das ações realizadas

Esta rastreabilidade torna-se particularmente importante com a generalização das faturas eletrónicas.

Faturação eletrónica e aprovação de despesas

Em estruturas com vários sócios, certas despesas exigem, por vezes, uma aprovação interna.

Alguns exemplos:

• investimento em equipamento
• compra de veículos agrícolas
• obras de grande envergadura
• equipamentos de rega

Um processo de validação digital permite:

• facilitar os intercâmbios
• reduzir os prazos
• manter um registo das validações

Cooperativas agrícolas e GAEC: um caso frequente

Muitas GAEC colaboram com cooperativas agrícolas.

Dependendo da situação:

Faturação tradicional

O GAEC emite uma fatura eletrónica dirigida à cooperativa.

Autofaturação

A cooperativa emite a fatura em nome do GAEC.

Em ambos os casos, os fluxos terão de ser integrados no sistema de faturação eletrónica.

Algumas GAEC também realizam vendas diretas na exploração, em mercados ou através de circuitos curtos. Estas operações podem ser abrangidas pelo e-reporting, mesmo quando não dão origem a uma fatura eletrónica clássica. 

Ver «E-reporting na agricultura»: vendas diretas e circuitos curtos 

Para aprofundar este tema, consulte o nosso artigo dedicado às cooperativas agrícolas e à faturação eletrónica.

O papel da pré-contabilidade num GAEC

A pré-contabilidade automatizada permite preparar e estruturar os dados antes da sua transmissão ao escritório de contabilidade. 

Para uma GAEC, isto representa um ganho considerável.

Graças à automatização:

• as faturas eletrónicas são recolhidas automaticamente através da Plataforma Homologada
• As faturas eletrónicas podem ser enviadas diretamente pelos seus fornecedores para o endereço de e-mail dedicado à receção de faturas de fornecedores no seu espaço Azopio ou através da ligação à sua caixa de e-mail.
• os dados das faturas eletrónicas são extraídos através da IA
• os documentos estão arquivados
• as informações estão prontas para a contabilidade

Os sócios dedicam menos tempo às tarefas administrativas e mais tempo à sua atividade agrícola.

Por que razão a IA é particularmente útil para as GAEC

As explorações agrícolas geram frequentemente um volume significativo de documentos:

• faturas de fornecedores
• guias de entrega
• comprovativos de despesas
• documentos relacionados com as cooperativas

As ferramentas baseadas em IA permitem:

• detetar automaticamente os fornecedores
• identificar os montantes e as datas
• arquivar os documentos
• pesquisar instantaneamente uma fatura

As ferramentas modernasde extração automática de dados de faturas, baseadas na IA, permitem reduzir consideravelmente as tarefas administrativas repetitivas e os riscos de erro.

Como escolher um software adequado para um GAEC?

Uma solução de faturação eletrónica e de gestão de faturas agrícolas deve permitir centralizar os fluxos, gerir vários utilizadores e facilitar o cumprimento da regulamentação. 

Antes de escolher uma solução, certifique-se de que esta permite:

Gestão multiutilizador

Cada sócio deve poder aceder aos documentos que lhe dizem respeito.

Uma centralização documental

Todas as faturas devem ser agrupadas num único local.

Automatização dos processos

O objetivo é reduzir as tarefas manuais.

Uma integração contabilística

A transferência de dados para o contabilista deve ser simples.

Os benefícios concretos para os sócios

A faturação eletrónica pode tornar-se um verdadeiro motor de melhoria para as GAEC.

Poupança de tempo
Menos introdução manual de dados.

Maior visibilidade
Todos os sócios têm acesso às mesmas informações.

Redução de erros
Os documentos são centralizados e automatizados.

Colaboração simplificada
A comunicação com o contabilista torna-se mais fluida.

Perguntas frequentes – Faturação eletrónica GAEC

As GAEC são obrigadas a adotar a faturação eletrónica?

Sim, desde que estejam sujeitos ao IVA.

Cada sócio tem de ter o seu próprio software?

Não. Basta uma plataforma centralizada para a entidade (por SIREN).

Como evitar a duplicação de faturas?

Ao centralizar automaticamente os documentos num espaço partilhado.

As cooperativas agrícolas são afetadas?

Sim. Os fluxos entre cooperativas e GAEC estão abrangidos pelo âmbito da reforma.

É obrigatório utilizar um programa informático?

Sim. Um software (Plataforma Homologada) torna-se indispensável para gerir eficazmente os fluxos de faturação eletrónica.

Prepare o seu GAEC já hoje

A reforma da faturação eletrónica constitui uma oportunidade para modernizar a organização administrativa da sua exploração.

Com o Azopio, uma plataforma de pré-contabilidade e faturação eletrónica para explorações agrícolas, os GAEC podem: 

• centralizar as suas faturas
• automatizar a recolha de documentos
• extrair os dados através da IA
• simplificar a sua pré-contabilidade
• colaborar eficazmente com o seu contabilista

Planear hoje permite encarar com serenidade os prazos de 2026 e 2027.

Conclusão

Para as GAEC, a faturação eletrónica não representa apenas uma nova obrigação regulamentar.

Constitui também uma oportunidade para organizar melhor a gestão documental, facilitar a colaboração entre sócios e automatizar inúmeras tarefas administrativas.

As explorações que se anteciparem a esta transição beneficiarão de uma gestão mais eficiente, de uma melhor visibilidade financeira e de uma poupança de tempo significativa.