Introduzione: la gestione delle spese, un problema di performance
In molte aziende, la gestione dei costi e delle spese è ancora un processo manuale: le fatture dei fornitori vengono ricevute via e-mail, stampate, inserite manualmente nel software di contabilità, archiviate in cartelle cartacee o digitali e così via. Questo metodo, che richiede molto tempo, comporta ritardi, errori di inserimento dati e documenti dimenticati, oltre a complicare il rapporto con la società di contabilità.
Di fronte a queste sfide, l’automazionedell’elaborazione delle spese sta diventando una priorità per le aziende interessate a prestazioni, affidabilità e visibilità finanziaria. È proprio qui che entra in gioco Azopio, una soluzione precontabile progettata per semplificare la raccolta, l’organizzazione e l’elaborazione dei documenti finanziari.
Perché automatizzare la gestione delle spese?
Ecco i principali vantaggi dell’automazione della gestione delle spese aziendali:
- Risparmiare tempo prezioso: eliminare le attività manuali (inserimento dati, archiviazione, promemoria).
- Dati più affidabili: meno errori di inserimento dei dati, coerenza delle informazioni estratte.
- Centralizzare tutti i documenti di supporto: niente più documenti mancanti, tutto è accessibile nello stesso posto.
- Miglioramento del monitoraggio del bilancio: migliore visibilità delle spese impegnate e future.
- Preparazione più semplice della contabilità: tutte le fatture sono pronte per essere esportate nel vostro strumento contabile o inviate al vostro commercialista.
Come funziona Azopio per automatizzare le spese?
Azopio interviene in ogni fase chiave del processo di gestione delle fatture dei fornitori:
- Raccolta intelligente dei documenti
Azopio recupera automaticamente le vostre fatture attraverso diversi canali:
- Email (Gmail, Outlook…)
- Acquisizione di foto tramite l’applicazione mobile Azopio Snap (utile per le fatture cartacee)
- e presto sui PDP dei vostri fornitori con l’arrivo della fatturazione elettronica
- Estrazione automatica dei dati chiave
Grazie alla sua tecnologia di riconoscimento intelligente (OCR + AI), Azopio estrae automaticamente :
- Il fornitore
- Importo IVA inclusa, IVA esclusa
- La data e
- Il numero della fattura
Una volta estratti i dati, potete controllarli rapidamente nel vostro cruscotto. Se qualche informazione sembra errata o incompleta, Azopio vi permette di modificarla con un solo clic. L’interfaccia intuitiva fornisce un’indicazione visiva dei campi essenziali e guida l’utente nella convalida delle informazioni chiave.
Questa fase di verifica garantisce l’affidabilità delle registrazioni pre-contabili e riduce notevolmente gli errori di elaborazione, lasciando all’utente la possibilità di apportare eventuali modifiche.
- Archiviazione automatica e ricerca intelligente
I documenti vengono ordinati automaticamente in cartelle per fornitore, periodo o tipo di spesa. Una funzione di ricerca avanzata consente di trovare qualsiasi documento in pochi secondi.
- Monitoraggio in tempo reale e indicatori finanziari
Grazie ai suoi cruscotti integrati, Azopio vi offre una panoramica delle vostre spese, con :
- Tracciare le spese per fornitore
- Debiti commerciali
- Storia dell’insediamento
- Esportazione dei dati in Excel
- Visualizzare il flusso di cassa e le previsioni
- Un confronto tra le entrate e le uscite
- ecc.
- Preparazione della contabilità ed esportazione semplificata
Azopio consente di generare esportazioni contabili compatibili con i principali software presenti sul mercato: Cegid, ACD, Sage, ecc. Queste esportazioni possono essere inviate al vostro studio contabile in pochi clic o caricate direttamente su una piattaforma condivisa.
Per migliorare ulteriormente le cose, potete anche concedere al vostro commercialista un accesso sicuro. Il vostro commercialista potrà così consultare i documenti in tempo reale, tenere traccia delle spese, recuperare le voci della pre-contabilità e porre domande direttamente dall’interfaccia. Questa collaborazione più fluida riduce il numero di e-mail e di sviste, garantendo al contempo un aggiornamento regolare della contabilità. Voi risparmiate tempo e il vostro commercialista ottiene un quadro chiaro e completo, senza dover inserire nuovamente i dati.
Risparmio di tempo e tranquillità per tutti
Automatizzando la gestione delle spese, si :
- Ridurre la pressione sui team amministrativi
- Velocizzare i processi di convalida delle fatture
- Migliorare il flusso di cassa e le previsioni
- Lavorare in modo più efficiente con il vostro studio commercialista
Conclusione: verso una pre-contabilità moderna ed efficiente
Automatizzare l’elaborazione delle spese non è più un lusso, ma una necessità. Con Azopio, potete strutturare il flusso di lavoro delle spese, rendere i dati più affidabili e risparmiare tempo prezioso, senza interrompere la vostra organizzazione.
