La gestione amministrativa e finanziaria rappresenta un onere considerevole per gli operatori sanitari, siano essi medici di base, fisioterapisti o studi dentistici, ad esempio. Ogni minuto trascorso a sbrigare pratiche o a preparare documenti per il commercialista è un minuto in meno dedicato ai pazienti o allo sviluppo del business. Fortunatamente, la dematerializzazione dei processi, combinata con un EDM sicuro e strumenti di pre-contabilità automatizzati, offre una soluzione potente per trasformare questa realtà.

1. La dematerializzazione al centro della produttività: addio alla carta

La sfida principale è rendere la carta un ricordo del passato. Non si tratta solo di un gesto ecologico, ma di un imperativo di efficienza.

Anticipare la fatturazione elettronica

Con l’imminente arrivo della fatturazione elettronica in Francia, i professionisti della sanità devono essere preparati a gestire i flussi di fatture in modo digitale. Una moderna soluzione EDM permette di :

• Centralizzare tutti i documenti in entrata (fatture dei fornitori, estratti conto) e in uscita (fatture dei clienti, preventivi).
• Garantire la decodifica delle fatture elettroniche ricevute, indipendentemente dal formato utilizzato (Factur-X, UBL o CII) nell’ambito della riforma della fatturazione elettronica.
• Rendete le informazioni immediatamenteaccessibili a voi o al vostro commercialista, senza dover frugare negli archivi.

Sicurezza e archiviazione dei documenti contabili

Scegliere un EDM sicuro significa archiviare i documenti amministrativi e contabili su server altamente protetti, garantendone la longevità e la conformità legale. Questa sicurezza è essenziale per i voucher di spesa o di ricavo, in quanto garantisce la tracciabilità e l’archiviazione legale necessaria per i controlli o le verifiche fiscali.

2. Il potere dell’automazione: rivoluzionare la precontabilità

La pre-contabilità comprende tutte le fasi che precedono la contabilità: raccolta dei documenti, inserimento dei dati e preparazione. È qui che l’automazione offerta da piattaforme intelligenti come Azopio offre il risparmio di tempo più significativo.

Dalla fattura ai dati contabili: zero immissione di dati

Grazie all’intelligenza artificiale (AI) e all’avanzato riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), una semplice fattura scansionata o ricevuta via e-mail viene immediatamente analizzata. Lo strumento di pre-contabilità estrae automaticamente :

• Il nome del fornitore/cliente.
• L’importo al lordo e al netto delle imposte.
• L’aliquota IVA e l’importo corrispondente.
• La data di pagamento e la data di scadenza.

Questo “zero entry” elimina l’errore umano e libera ore di lavoro. Per uno studio dentistico, ciò significa che tutte le spese relative ad attrezzature, materiali di consumo o costi di gestione sono pronte per essere esportate con un semplice clic.

Condividere le informazioni con il proprio commercialista

L’automazione non si ferma all’inserimento dei dati. Gli strumenti moderni consentono :

• Associazione automatica delle fatture con le corrispondenti transazioni bancarie, per facilitare la riconciliazione.
• Esportazione delle voci nell’esatto formato previsto dal software del commercialista, garantendo un’integrazione senza attriti.

Questa collaborazione ottimizzata trasforma il rapporto: il commercialista riceve file completi e strutturati, che gli consentono di concentrarsi sulla consulenza e non sul semplice inserimento dei dati.

3. Controllare il flusso di cassa per uno studio sano

L’impatto più diretto di questa modernizzazione è sulla gestione della liquidità. Una buona pre-contabilità è alla base di una gestione finanziaria efficace.

Visione e anticipazione in tempo reale

I flussi di lavoro automatizzati consentono di aggiornare la situazione finanziaria quasi istantaneamente. Non è più necessario attendere la fine del mese o del trimestre per avere un quadro chiaro dei flussi di cassa in entrata e in uscita. Questa visibilità in tempo reale è fondamentale per :

• Gestire gli esborsi: Sapere esattamente quando pagare le fatturedei fornitori ed evitare ritardi.
• Monitorare i pagamenti in entrata: Controllare lo stato dei pagamenti ricevuti e, se necessario, seguirli in modo più efficace.
• Anticipare gli investimenti: Pianificare l’acquisto di nuove attrezzature o assunzioni senza compromettere l’equilibrio finanziario.

Centralizzando la fatturazione elettronica e i dati precontabili, potete trasformare la gestione amministrativa da un obbligo che richiede tempo a un potente strumento di gestione per garantire la redditività e lo sviluppo a lungo termine della vostra attività di professionisti della sanità.

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