In un momento in cui la digitalizzazione interessa tutte le aree aziendali, la gestione dei pagamenti è un importante fattore di produttività e sicurezza. Eppure molte PMI non sanno ancora che possono automatizzare i trasferimenti ai fornitori utilizzando il formato XML SEPA. Ma di cosa si tratta esattamente e quali sono i vantaggi pratici per una piccola o media impresa?
Che cos’è il formato XML SEPA?
La SEPA (Single Euro Payments Area) è l’area unica dei pagamenti in euro, che attualmente comprende 36 Paesi europei. Essa armonizza i trasferimenti bancari all’interno di quest’area.
Il formato XML SEPA è semplicemente il linguaggio standardizzato imposto dallo standard ISO 20022 per la trasmissione delle istruzioni di pagamento.
- XML: è un linguaggio informatico strutturato che può essere letto sia da software che da banche.
- SEPA Credit Transfer (SCT): per i trasferimenti di crediti.
- SEPA Direct Debit (SDD): per gli addebiti diretti.
In pratica, il file XML SEPA contiene tutte le informazioni necessarie (coordinate bancarie, importi, riferimenti, date, ecc.) e può essere inviato direttamente alla banca per eseguire i pagamenti.
Perché le VSE e le PMI dovrebbero interessarsi?
1. Automatizzare i pagamenti e risparmiare tempo
Niente più inserimenti manuali riga per riga nell’interfaccia bancaria: il file XML può essere utilizzato per inviare decine di bonifici con un solo clic. Ciò consente ai team finanziari di risparmiare una notevole quantità di tempo, soprattutto nei periodi di grandi pagamenti (stipendi, fornitori, contributi previdenziali).
2. Ridurre l’errore umano
L’inserimento manuale comporta sempre il rischio di errori (importo, IBAN, data). Con SEPA XML, il software genera il file direttamente dalle fatture, garantendo una maggiore affidabilità dei pagamenti.
3. Migliorare il flusso di cassa e il monitoraggio
Il formato standardizzato facilita la riconciliazione bancaria e l’integrazione negli strumenti di gestione. Il risultato: una visione più chiara della posizione di cassa e un migliore controllo dei tempi di pagamento.
4. Sicurezza e conformità
La SEPA si basa su uno standard europeo riconosciuto. Gli scambi sono sicuri e conformi ai requisiti bancari. Alcune soluzioni, come Azopio, includono anche la certificazione ISO 27001, che garantisce un elevato livello di protezione dei dati sensibili.
Come si implementa SEPA XML nella propria VSE-SME?
- Verificate con la vostra banca: la maggior parte degli istituti accetta già i file XML SEPA.
- Scegliete un software compatibile: il vostro ERP, il software di contabilità o una soluzione gestionale come Azopio devono essere in grado di generare questi file.
- Testate e formate i vostri team: una prova su un piccolo volume vi permette di individuare le eventuali modifiche da apportare.
- Automatizzare il più possibile: l’obiettivo è che le fatture dei vostri fornitori, una volta convalidate, generino automaticamente i pagamenti in formato XML SEPA, senza doppie registrazioni.
In breve
SEPA XML non è solo per le grandi aziende. Con una soluzione come Azopio, potete integrare le fatture dei vostri fornitori, generare i file XML SEPA e inviare i pagamenti alla banca in totale sicurezza. Un ulteriore passo verso la digitalizzazione e la semplificazione della gestione finanziaria.
