Introdução
Até 2026-2027, todas as empresas francesas terão de passar a utilizar a faturação eletrónica. Trata-se de uma grande mudança digital e as escolas privadas não serão poupadas. O que diz a lei? Quem é afetado? E, sobretudo, como se preparar para ela? Analisamos em pormenor uma reforma incontornável.
É oficial: a partir de 1 de setembro de 2026, todos os organismos franceses, incluindo as escolas públicas, terão de poder receber facturas electrónicas. Esta obrigação inscreve-se no âmbito da reforma governamental da desmaterialização, que tem por objetivo modernizar a gestão do IVA, lutar contra a fraude e simplificar as trocas entre profissionais.
Mas isto é apenas o início. A partir de 2027, a obrigação será alargada àemissão de facturas electrónicas, em função da dimensão da empresa. Assim, as empresas mais pequenas terão de cumprir a obrigação em menos de dois anos.
Quem é afetado?
Primeiro ponto de esclarecimento: a reforma diz respeito principalmente aos sujeitos passivos de IVA. As escolas sem fins lucrativos e as escolas geridas por associações podem, portanto, ter a impressão errada de que não são afectadas. No entanto, a partir do momento em que recebem facturas de fornecedores sujeitos a imposto, devem estar em condições de as aceitar em formato eletrónico.
PDP, PPF… de que estamos a falar exatamente?
O Governo tinha planeado dois canais para centralizar estes fluxos digitais: as Plataformas de Desmaterialização de Parceiros(PDP), privadas mas acreditadas, e o Portal Público de Faturação(PPF). No entanto, o Governo acabou por abandonar o PPF em 2024, reorientando a reforma apenas para as PDP.
Quais são os benefícios concretos?
Para além dos aspectos jurídicos, esta transição digital representa uma verdadeira oportunidade para as escolas públicas:
- Poupe tempo: não há mais introdução manual de dados, as facturas são lidas automaticamente.
- Menos erros: acabaram-se os duplicados e os documentos perdidos.
- Visibilidade em tempo real das despesas.
- Arquivo seguro e compatível.
Isto permite às escolas gerir os seus orçamentos de forma mais eficaz, assegurar os seus intercâmbios e reduzir a sua carga de trabalho administrativo. Um estudo recente mostra que as empresas que já adoptaram a faturação sem papel poupam até 50% no custo de processamento de uma fatura.
Quais são as caraterísticas específicas do sector do ensino privado?
A maioria dos estabelecimentos de ensino privados não dispõe de departamentos de contabilidade completos. Por conseguinte, a reforma pode ser vista como um desafio técnico. No entanto, existem soluções que podem ser adaptadas.
Algumas plataformas, como a Azopio, são especializadas no apoio a organizações de média dimensão, nomeadamente escolas. O seu ponto forte? Uma ferramenta tudo-em-um fácil de aprender e um apoio humano dedicado. A automatização (recolha, leitura, tratamento) é acompanhada de uma interface intuitiva, ideal para equipas com pouco tempo.
Como é que se prepara?
A passagem à faturação eletrónica não pode ser improvisada. Eis as principais etapas a considerar:
- Informar e formar as equipas administrativas.
- Fazer o inventário das facturas recebidas e emitidas.
- Escolha um fornecedor de PDP ou um software compatível.
- Testes em condições reais a partir de 2025, para uma transição suave.
O que é que se segue?
Não fazer nada é arriscar-se ao isolamento digital. Alguns fornecedores acabarão por recusar o envio das suas facturas em papel ou em formato PDF. Para evitar atrasos de pagamento, perda de documentos e tensões administrativas, é melhor pensar com antecedência.
A desmaterialização não é apenas uma obrigação fiscal, é uma oportunidade para modernizar a gestão administrativa das escolas públicas, aumentando a sua eficiência.
