Numa altura em que a digitalização está a afetar todas as áreas da empresa, a gestão de pagamentos é um importante motor de produtividade e segurança. No entanto, muitas PME ainda não sabem que podem automatizar as suas transferências de fornecedores utilizando o formato SEPA XML. Mas o que está exatamente em causa e quais são as vantagens práticas para uma pequena ou média empresa?
O que é o formato XML SEPA?
A SEPA (Single Euro Payments Area – Área Única de Pagamentos em Euros) é a área única de pagamentos em euros, que inclui atualmente 36 países europeus. Harmoniza as transferências bancárias dentro desta zona.
O formato SEPA XML é simplesmente a linguagem normalizada imposta pela norma ISO 20022 para a transmissão de instruções de pagamento.
- XML: trata-se de uma linguagem informática estruturada que pode ser lida tanto por software como por bancos.
- Transferência a Crédito SEPA (SCT): para transferências a crédito.
- Débito direto SEPA (SDD): para débitos diretos.
Em termos práticos, o ficheiro XML SEPA contém todas as informações necessárias (dados bancários, montantes, referências, datas, etc.) e pode ser enviado diretamente ao banco para executar os pagamentos.
Porque é que as PME e as PME se devem interessar?
1. Automatize os pagamentos e poupe tempo
Acabaram-se as entradas manuais linha a linha na interface bancária: o ficheiro XML permite enviar dezenas de transferências com um simples clique. As equipas financeiras poupam assim um tempo considerável, nomeadamente em períodos de pagamentos importantes (salários, fornecedores, contribuições para a segurança social).
2. Reduzir os erros humanos
A introdução manual implica sempre o risco de erros (montante, IBAN, data). Com o XML SEPA, o software gera o ficheiro diretamente a partir das suas facturas, garantindo uma maior fiabilidade dos pagamentos.
3. Melhorar o fluxo de caixa e o controlo
O formato normalizado facilita a reconciliação bancária e a integração nas suas ferramentas de gestão. O resultado: uma visão mais clara da sua situação de tesouraria e um melhor controlo dos prazos de pagamento.
4. Segurança e conformidade
A SEPA tem por base uma norma europeia reconhecida. Os intercâmbios são seguros e cumprem os requisitos bancários. Algumas soluções, como a Azopio, incluem também a certificação ISO 27001, garantindo um elevado nível de proteção dos dados sensíveis.
Como implementar o SEPA XML no seu VSE-SME?
- Informe-se junto do seu banco: a maioria das instituições já aceita ficheiros XML SEPA.
- Escolha um software compatível: o seu ERP, software de contabilidade ou solução de gestão, como o Azopio, deve ser capaz de gerar estes ficheiros.
- Testar e formar as suas equipas: um ensaio com um pequeno volume permite-lhe identificar os ajustes necessários.
- Automatizar o mais possível: o objetivo é que as facturas dos seus fornecedores, uma vez validadas, gerem automaticamente pagamentos em formato XML SEPA, sem dupla entrada.
Em poucas palavras
A SEPA XML não é apenas para as grandes empresas. Com uma solução como a Azopio, pode integrar as facturas dos seus fornecedores, gerar os seus ficheiros SEPA XML e enviar os seus pagamentos para o banco com toda a segurança. Mais um passo para digitalizar e simplificar a sua gestão financeira.
