À partir du 1er septembre 2026, la facturation papier et les PDF envoyés par e-mail appartiennent au passé. La réforme de la facturation électronique (RFE) s’applique à tous les organismes de formation assujettis à la TVA — et même partiellement à ceux qui en sont exonérés. Voici un guide complet pour comprendre vos obligations, anticiper les échéances et éviter les sanctions.

Qu’est-ce que la réforme de la facturation électronique ?

Portée par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP), la réforme de la facturation électronique vise à dématérialiser l’ensemble des échanges de factures entre entreprises assujetties à la TVA établies en France. Elle repose sur deux piliers :

• L’e-invoicing : émission et réception des factures B2B dans un format structuré (Factur-X, UBL ou CII) via une plateforme agréée.
• L’e-reporting : transmission automatique des données de transactions à la DGFiP pour les opérations non couvertes par l’e-invoicing (ventes aux particuliers, exportations, etc.).

Contrairement à un PDF envoyé par e-mail, la facture électronique contient des données lisibles et exploitables automatiquement par les logiciels de gestion. Ce changement concerne plus de 10 millions d’acteurs économiques en France.

Bon à savoir — La différence avec Chorus Pro

Si votre organisme travaille déjà avec la sphère publique, vous connaissez Chorus Pro. La RFE étend cette logique à tous vos échanges B2B — plus large, et intégrée directement à vos outils de gestion quotidiens.

Qui est concerné parmi les organismes de formation ?

Tous les organismes de formation (OF), CFA et formateurs indépendants assujettis à la TVA sont soumis à la réforme, quelle que soit leur taille. Mais une distinction importante mérite attention :

• OF assujettis à la TVA : soumis à l’obligation d’émission et de réception des factures électroniques.
• OF exonérés de TVA (article 261 à 261 E du CGI) : exemptés de l’obligation d’émission, mais toujours soumis à l’obligation de réception des factures de leurs fournisseurs.
• Micro-entreprises avec franchise en base : techniquement assujetties à la TVA, donc concernées par la réforme en émission et réception.

Attention aux idées reçues

Ne pas collecter de TVA ne vous exonère pas automatiquement de la réforme. Même exonéré d’émission, vous devrez obligatoirement recevoir les factures de vos prestataires au format électronique dès septembre 2026.

Le calendrier à retenir

2025 – Dès maintenant

Inscription à une plateforme agréée

L’annuaire central de la Facturation électronique (établi par l’AIFE) est disponible depuis février 2025. Chaque entreprise doit désigner sa plateforme de réception avant septembre 2026.

GE/ETI

1er septembre 2026

Réception obligatoire pour toutes les entreprises +  Émission pour les GE et ETI

Dès cette date, aucune structure ne peut refuser une facture électronique structurée. Les grandes entreprises et ETI doivent aussi émettre au format électronique, avec de nouvelles mentions obligatoires.

PME

1er septembre 2027

Émission obligatoire pour les PME, TPE et micro-entreprises

La majorité des organismes de formation indépendants entre dans cette catégorie. Ce délai supplémentaire ne doit pas être interprété comme une absence d’urgence : la préparation prend du temps.

Les formats acceptés

La réforme impose l’utilisation de formats structurés. Trois sont reconnus :

• Factur-X : format hybride PDF + XML, lisible par l’humain et exploitable par machine. C’est le format le plus adapté aux PME et aux formateurs indépendants. Il se décline en cinq profils, du Minimum à l’Extended.
• UBL (Universal Business Language) : XML standardisé, très utilisé à l’international.
• CII (Cross Industry Invoice) : XML très structuré, privilégié par les grands comptes.

Exit les fichiers Word, Excel ou PDF simples : ces formats ne seront plus reconnus comme factures valides dans les échanges B2B à partir de septembre 2026.

Plateformes agréées (PA) et solutions compatibles (SC)

Pour échanger des factures électroniques, votre organisme devra obligatoirement passer par une plateforme agréée (PA) immatriculée par la DGFiP. Deux options s’offrent à vous :

• Une plateforme agréée privée : plus riche en services, intégrée à vos outils métier, avec des exigences strictes de disponibilité et de performance.
• Vous pouvez aussi opter pour une solution compatible (SC) — un logiciel de facturation ou de gestion — qui s’appuiera elle-même sur une PA pour transmettre les données à l’administration. C’est la voie choisie par la plupart des éditeurs de logiciels pour organismes de formation.

Les nouvelles mentions obligatoires sur vos factures

À partir du 1er septembre 2026, quatre nouvelles mentions devront figurer sur vos factures :

• La catégorie de l’opération (vente de bien, prestation de services ou les deux).
• La mention relative à l’option TVA sur les débits, le cas échéant.
• L’adresse complète de livraison du bien, si différente de celle du client.
• Le numéro SIREN de l’acheteur.

Quelles sanctions en cas de non-conformité ?

La loi de finances pour 2026 (article 123) a durci et clarifié les sanctions :

• 50 € par facture non émise au format électronique (plafond 15 000 €/an)
• 250 € par manquement d’e-reporting (plafond 15 000 €/an)
• 500 € si absence de plateforme agréée désignée, puis 1 000 € tous les 3 mois

Une mise en demeure de 3 mois est prévue avant toute amende, mais il vaut mieux ne pas en arriver là : des retards de paiement ou des blocages de flux de facturation peuvent avoir des conséquences bien plus coûteuses que les amendes elles-mêmes.

Les factures électroniques doivent désormais être conservées pendant 10 ans (contre 6 ans auparavant, portés à 10 ans pour les contrôles fiscaux).

Ce que ça change concrètement pour votre organisme

Au-delà de la conformité légale, la réforme va transformer votre gestion administrative :

• Fin des relances manuelles : la traçabilité en temps réel des statuts de factures (émise, reçue, acceptée, rejetée, payée) réduit les litiges et les oublis.
• Automatisation comptable : les données structurées s’intègrent directement dans votre comptabilité, sans ressaisie.
• Moins d’erreurs : le format normé réduit les erreurs de saisie et les factures incomplètes.
• Meilleur pilotage financier : une visibilité accrue sur vos flux entrants et sortants, en temps réel.
• Cohérence avec Qualiopi : la traçabilité documentaire renforcée s’aligne avec les exigences du référentiel qualité.

Comment se préparer dès maintenant ?

1. Auditez votre situation fiscale

Êtes-vous assujetti à la TVA ? Exonéré ? En franchise en base ? La réponse détermine vos obligations exactes. En cas de doute, consultez votre expert-comptable.

2. Choisissez votre plateforme agréée

La liste des PA immatriculées est publiée et mise à jour régulièrement sur : https://www.impots.gouv.fr/je-consulte-la-liste-des-plateformes-agreees

Comparez les fonctionnalités et leur intégration avec vos outils métier actuels (LMS, CRM, logiciel de gestion de formation).

3. Mettez à jour votre logiciel de gestion

Vérifiez que votre logiciel de facturation est capable de générer des factures en Factur-X, UBL ou CII, et qu’il s’interface avec une PA. Si ce n’est pas le cas, il est temps de changer.

4. Formez vos équipes

La réforme ne concerne pas que la comptabilité : le commercial, l’assistante de direction et tout collaborateur qui émet ou reçoit des factures doit comprendre les nouveaux processus.

5. Anticipez vos flux fournisseurs

Dès septembre 2026, vous devrez recevoir les factures de vos prestataires (formateurs sous-traitants, hébergeurs, fournisseurs de bureautique…) au format électronique. 

Comment Azopio vous aide

Azopio automatise la collecte et le traitement de l’ensemble de vos documents comptables, administratifs et financiers. En lien direct avec la réforme de la facturation électronique, notre solution s’adapte pour récupérer automatiquement vos factures électroniques structurées, les classer et les transmettre à votre expert-comptable sans ressaisie. Notre système permet également de centraliser, collecter et traiter également les factures dématérialisées des prestataires pas encore concernés dans l’émission de factures électroniques (puisque l’émission concerne les TPE-PME qu’à partir du 1er septembre 2027) ou des entreprises étrangères non concernées par la réforme. Il permet en plus de suivre les paiements des factures grâce à ses connexions bancaires et à sa fonctionnalité de rapprochement bancaire automatisé. Pour aller encore plus loin, Azopio offre la possibilité de payer ses factures fournisseurs via fichiers SEPA de paiement ou via une connexion à votre banque. Résultat : vous passez moins de temps sur l’administratif et plus de temps à développer votre activité de formation.