O coletor de correio eletrónico para facturas é uma ferramenta automatizada que simplifica a sua gestão de correio eletrónico. Funciona navegando numa caixa de correio eletrónico ligada e descarregando automaticamente as facturas dos seus fornecedores.
Como funciona um coletor de correio eletrónico?
Para ter uma ideia clara de como funciona, basta seguir três passos simples:
- Ligar a sua caixa de correio eletrónico: liga o seu coletor de correio eletrónico a um endereço de correio eletrónico específico (por exemplo, factures@votreentreprise.com). Esta caixa de entrada será o ponto de entrega de todas as suas facturas.
- Verificação automática da sua caixa de correio eletrónico: a ferramenta analisa os e-mails que chegam à sua caixa de correio eletrónico. Utilizando a inteligência artificial, é capaz de ordenar de acordo com as palavras-chave configuradas pelo utilizador ou as configuradas por defeito. Em seguida, identifica facturas e/ou documentos que incluam as palavras-chave em formato PDF.
- Descarregamento: uma vez identificadas as facturas, o coletor de correio eletrónico descarrega-as automaticamente e envia-as diretamente para a ferramenta de gestão de facturas para processamento posterior.
Quais são as vantagens de um coletor de facturas por correio eletrónico?
O coletor de correio eletrónico oferece uma série de benefícios tangíveis:
- Poupe tempo: já não precisa de abrir manualmente cada mensagem de correio eletrónico, descarregar a fatura e transferi-la para o seu sistema. O coletor de correio eletrónico faz todo este trabalho por si.
- Fiabilidade: o coletor de correio eletrónico não comete erros. Não salta etapas nem envia a mensagem de correio eletrónico ou a fatura errada. Garante que cada fatura é tida em conta e processada.
- Acessibilidade: tudo o que os seus empregados têm de fazer é enviar as facturas para o endereço eletrónico dedicado. Isto torna o processo de apresentação simples e eficiente.
- Organização: o coletor de correio eletrónico permite-lhe centralizar todas as suas facturas num único local.
Porque é que a Azopio utiliza esta tecnologia de recolha?
Na Azopio, integrámos esta tecnologia nas nossas soluções para permitir que as empresas se concentrem no que é essencial: o seu core business. Ao utilizar um coletor de e-mail, garantimos que todas as suas facturas são processadas de forma automática e fiável. Acabaram-se os esquecimentos de transferência de facturas a posteriori! O trabalho é efectuado de forma automática e progressiva, sem intervenção humana.
Além disso, uma vez recolhidas as facturas, a nossa ferramentade extração de dados com IA assume o controlo. Lê as informações essenciais (montante, data de vencimento, fornecedor) e prepara-as para a sua contabilidade. Isto evita não só que descarregue facturas, mas também que as introduza manualmente.
